Übersicht zu DMS-Mittelstandspaketen

Lösungen für Enterprise Content Management (ECM) beziehungsweise den im Mittelstand noch stärker verbreiteten Begriff Dokumentenmanagementsysteme (DMS) bilden die wichtigste Grundlage für die Digitalisierung von Büro- und Verwaltungsprozessen. Durch sie erhalten Unternehmen etwa Unterstützung beim effizienten Erfassen, Ablegen und Wiederauffinden von Dokumenten, bei der Abwicklung dokumentenbasierter Prozesse sowie bei der Einhaltung rechtlicher Vorgaben.

Um einen schnellen Überblick für mittelständische Unternehmen zu bieten, hat ECMGUIDE Systeme zusammengefasst, die im deutschsprachigen Raum den Mittelstandsmarkt adressieren. Je nach Prozesstiefe und -Komplexität sowie dem zu verarbeitenden Dokumenten- und Informationsvolumen umfasst dabei der Mittelstand bereits Unternehmen ab zehn Mitarbeitenden und solche bis 500.

Die meisten der Lösungen decken die DMS-Grundfunktionalitäten ab wie das Ein- und Auschecken (Check-In/-Out) der Dokumente in das elektronische Archiv sowie Freigabe- und Ablage-Funktionen. Inzwischen bieten viele Mittelstandsprodukte elektronische Aktenverwaltung, Unterstützung von digitalen Geschäftsprozessen und erweiterte Recherche- beziehungsweise Such-Möglichkeiten. Einige Lösungen stellen spezielle Funktionen zur Verfügung, um die Team-Zusammenarbeit (Collaboration) auch über Unternehmensgrenzen hinweg zu ermöglichen.

Zusätzlich werden häufig spezielle Fachmodule wie für die Rechnungsbearbeitung, das Vertrags- oder das Personalmanagement angeboten. Ohne in eine neue (Insel-)Lösung investieren zu müssen, lassen sich diese mit relativ geringem Aufwand in die Grundpakete integrieren und bieten den Nutzern eine bereits bekannte Oberfläche. Auch wenn beim aktuellen Auswahlprozess jene Themen noch gar nicht anstehen, lohnt es sich für Kaufinteressenten solche Module in die Auswahlkriterien einzubeziehen. Eventuell lassen sie sich später dann einfach hinzufügen.

Weitere Unterschiede der dargestellten Lösungen bestehen vor allem in den Möglichkeiten der Hersteller, eine über den DACH-Bereich reichende geographische Abdeckung zu gewähren und den möglichen Bereitstellungsvarianten: Cloud-, Hybrid-, Appliance- und Vor-Ort- (On Premises-) Betrieb.

In diesem Update finden sich Aktualisierungen zu verschiedenen Anbietern. Neu in die Übersicht hinzugekommen sind die Lösungen von Ceyoniq Technology und Portal Systems.

Amagno: Sichere Clients mit Verschlüsselung

Das niedersächsische Unternehmen amagno bietet Lösungen für Dokumentenmanagement und digitale Geschäftsprozesse als Cloud- und On-Premises-Varianten. Zu den Referenzkunden zählen beispielsweise das norddeutsche Mineralölunternehmen Köhn & Plambeck, der Hersteller für Fenster, Türen, Tore und Sonnenschutzsysteme LÖWE Fenster Löffler und Kinobetreiber Thomas Filmtheater. Amagno konzentriert sich laut eigenen Angaben speziell auf die Bedürfnisse des Mittelstands und bietet hierfür ein modulloses Lösungspaket, das verschiedene Funktionsbereiche umfasst. Sie enthalten beispielsweise klassische DMS/ECM-Funktionen wie Checkin/Out, Versionierung, Versionsvergleich und Aufbewahrungsfristen.

Bei Amagno geschieht der Dateiimport per Drag and Drop, die Anbindung an Scanningsysteme per TWAIN oder per FTPS, der manuelle oder automatische E-Mail-Import inklusive Anhänge per IMAP- Protokoll und die Ablage als PDF während eines Druckvorgangs durch den mitgelieferten Druckertreiber. Amagno organisiert die Inhalte in Gruppen mit einem Rollenrechtekonzept.

Um die Bedienung zu erleichtern, entwickelte Amagno einen eigenen, vollintegrierten Mechanismus, um verschiedenste Dokumente aus allen Quellen (Dateien, Emails, gescannte Belege) für eine automatisierte Erkennung zu trainieren. Gleichzeitig erkennt die Lösung wiederkehrende Daten aus Dokumenten und kann diese an Drittanwendungen (Warenwirtschaft, Finanzbuchhaltung, etc) übergeben.

Amagno bietet Standard-Workflows, die für Rechnungs- und Personalwesen sowie für Ein- und Verkauf kostenlos im Solution Store zur Verfügung stehen. Mit der Workflow-Lösung für das Rechnungswesen lassen sich Eingangsrechnungen digital verarbeiten und verwalten. Über das Personalwesen-Tool können beispielsweise digitale Personalakten geführt und Urlaubsanträge elektronisch gestellt werden. Um Dokumente in einem vorgefertigten Beschaffungsprozess zu steuern, lässt sich die Einkaufslösung verwenden. Die Verkaufslösung sorgt dafür, dass Verkaufsunterlagen personenunabhängig zur Verfügung stehen. Alle Anwendenden der Amagno Business Cloud können entsprechend vorgegebenen Richtlinien auch eigene Lösungen im Solution Store für die Allgemeinheit veröffentlichen. Sobald eine Lösung installiert ist, kann sie an individuelle Bedürfnisse angepasst werden.

Neben den vorgefertigten Workflow-Lösungen legte Amagno bei der Entwicklung der aktuellen Version ein besonderes Augenmerk auf eine verbesserte Skalierung und stärkere Performance der Amagno Business Cloud. Neu sind auch Mehrfachoperationen, die das gleichzeitige Stempeln von Inhalten ermöglichen, ein ausgebauter Funktionsumfang der Rest API sowie die Integration eines neuen Druckertreibers für den Druckimport in Amagno. Als besonderes Highlight bezeichnet der Hersteller das neue Amagno-Design, das mit dem Softwareupdate der Version 6 nun auch die Clients der Amagno Business Cloud erreicht.

Cloud Content Management mit Box

Box versteht sich als Enabler, der Unternehmen gemäß dem Ansatz »Anywhere-Anytime-Any Device« dabei unterstützt, ihren kompletten Content in die Cloud zu bringen. Dabei deckt das US-Unternehmen von Archivierungsregeln, Governance, Compliance, Security und Verschlüsselung bis hin zu Search-Funktionalitäten unterschiedliche Disziplinen ab. Die Workflow-Komponente »Box Relay« erlaubt, jedes Dokument in Workflows zu integrieren. So können beispielsweise einfache Workflows erstellt werden, wie die Freigabe von Dokumenten, die das Unternehmen verlassen sollen, bis hin zu komplexen Workflows wie Bewerbungsprozesse, die hohe Compliance-Anforderungen abdecken müssen.

Als wichtigstes Merkmal betrachtet Box die Fähigkeit, Cloud-Applikationen von Drittanbietern integrieren zu können. Insgesamt gibt es über 1.500 Integrationsmöglichkeiten zu Cloud-Partnerlösungen – darunter  »Office365«, »Salesforce«, »Workday« und »Slack«. Eigenentwickelte Lösungen können ebenfalls angebunden werden. Der jeweilige Zugriff auf diese wird gezählt und ist paketweise in den Preiskategorien in unterschiedlichen Höhen enthalten.

Box fungiert über alle Anwendungen hinweg für die gesamte Firma als zentraler Content-Layer, in dem die Dokumente abgespeichert sind. Anwender haben so aus sämtlichen Anwendungen wie »SAP«, Slack oder »Adobe« heraus Zugriff auf die gleichen Inhalte. Das verhindert zum einen Datensilos und zum anderen mehrere Kopien des gleichen Dokuments.

Mittelständler greifen in der Regel zu den Produkten »Business Plus« oder »Enterprise«, die bei jährlicher Zahlungsweise monatlich 22,50 Euro und 31,50 Euro pro Benutzer kosten und die cloudbasierte Verwaltung der Dokumente abdecken. Zusätzliche Funktionen für mehr Sicherheit oder Workflows können als Einzellösungen – beispielsweise »Box Shield« oder »Box Relay« sowie in Paketen mit den »Enterprise Suites« hinzugebucht werden. Die Preise hierfür richten sich nach den Projektanforderungen und werden auf den monatlichen Benutzerpreis umgerechnet. In welcher Cloud – ob »AWS«, »Microsoft Azure« oder sonstige – die Daten letztlich physikalisch im Hintergrund gespeichert werden, kann der Kunde selbst entscheiden. Entsprechende Kosten sind in den Business- und Enterprise-Tarifen bei unbegrenztem Speicherplatz bereits inbegriffen.

Zu den mehr als 3.000 Enterprise-Kunden im deutschsprachigen Raum zählen unter anderem Deka-Immobilien, Apleona, Zürich Versicherung und verschiedene Architektur- und Ingenieurbüros.

Postdigitalisierer Caya bietet eigenständiges SaaS-DMS

Das Berliner Unternehmen Caya hat 2017 als Scan-Dienstleister zur Digitalisierung von Briefpost begonnen und in der Folge Funktionen für das Dokumentenmanagement hinzugenommen. Seit Sommer 2022 gibt es nun mit »Caya Document Cockpit« ein eigenständiges Dokumentenmanagement-System. Es adressiert kleine und mittlere Unternehmen, die ihre Geschäftsprozesse digitalisieren und automatisieren wollen.

Eingehende Dokumente werden mithilfe intelligenter OCR-Technologien ausgelesen und im digitalen Posteingang zusammengestellt. Aus diesem heraus können die Dokumente verwaltet und bearbeitet werden. Über ein benutzerdefiniertes Rollenmanagement legen Verantwortliche fest, wer auf welche Dokumente zugreifen darf.

Bei der Workflow-Automatisierung lässt sich Caya Document Cockpit mit mehr als 130 Anwendungen, darunter Buchhaltungs-, Personal- oder Projektmanagementsoftware, verknüpfen. So können Anwender beispielsweise Regeln definieren, mit denen eingehende Rechnungen automatisch erkannt und direkt in ihre DATEV-Anwendung weitergeleitet werden. Zudem stellt die Lösung unter anderem Funktionen zum Unterschreiben von Verträgen oder zum Auslösen von SEPA-Zahlungen zur Verfügung. Auch eine Zusammenarbeit mit internen und externen Mitarbeitenden kann über das Cockpit organisiert werden: Dokumente lassen sich abteilungsübergreifend austauschen, sodass Teams in Echtzeit zusammenarbeiten können.

Bei der reinen SaaS-Lösung benötigen Kunden keine eigenen IT-Ressourcen und sie müssen nichts bei sich vor Ort installieren. Preislich startet der Dienst bei 9,99 Euro pro Nutzenden und Monat für das Basispaket, das die Ablage von bis zu 10.000 Dokumenten umfasst. Für 24,99 Euro monatlich sind die Workflow-Funktionen und maximal 100.000 Dokumente mit dabei. Bei 79,99 Euro im Monat sind 1.000.000 Dokumente, Workflow und individuelle Anpassungen möglich. In allen drei Preisklassen können Kunden den Scanservice von Caya je nach Briefvolumen kostenpflichtig hinzubuchen.

nscale von Ceyoniq mit Low-Code-/No-Code-Ansatz

Die Digitalisierungsplattform nscale von Ceyoniq Technology baut auf einem Low-Code/No-Code-Ansatz auf. Dieser erlaubt es Entwicklern (Low-Code) und Mitarbeitenden ohne Programmierkenntnisse (No-Code), Digitalisierungsprojekte durchzuführen. Gerade für mittelständische Unternehmen ist dies von Vorteil, die häufig über keine oder nur wenige interne IT-Fachkräfte verfügen. Aufgrund des Low-Code/No-Code-Ansatzes können Unternehmen beispielsweise die Integration einer E-Signatur-Software schnell und auf ihre Anforderungen abgestimmt umsetzen.

nscale hat seit der Version 9.2 eine eIDAS-konforme E-Signatur-Lösung integriert. Sie ermöglicht es, in On-Premises-Installationen qualifizierte elektronische Signaturen anzubringen und zu validieren. Die Lösung ist in die Clients »nscale Cockpit« und »nscale Web« integriert und erlaubt zudem die Backend-seitige, automatisierte Hintergrundüberprüfung von Signaturen nach vordefinierten Kriterien.

Generell bietet nscale ein zentrales Informationsmanagement inklusive Eingangs- und Ausgangsmanagement, eine rechtskonforme und revisionssichere Archivierung sowie die Möglichkeit, orts- und endgeräteunabhängig zusammenzuarbeiten. Darüber hinaus enthält es mit der nscale Process Automation Platform (PAP) ein Werkzeug zur Automatisierung von Prozessen und deren Verwaltung.

Der offene Schnittstellenstandard CMIS ermöglicht einen plattformübergreifenden Informationsfluss zwischen nscale und Systemen wie von IBM, Microsoft, Oracle und SAP. Die CMIS-Zertifizierung des SAP Integration Certification Centers bestätigt die vollständige Integration in SAP S/4HANA. Um die Verknüpfung von Dateien und Daten in »SAP S/4HANA Cloud Public Edition-Umgebungen« zu gewährleisten, stellt Ceyoniq mit dem »nscale ERP Replication Service ODATA« eine zusätzliche Schnittstelle zur Verfügung.

Ein Beispiel für eine individuelle Schnittstelle ist der nscale Connector for DATEV, der den bidirektionalen Datenaustausch zwischen der Eingangsrechnungsverarbeitung nscale IM und Finanzbuchhaltungssystemen sicherstellt.

Neben dem rechtssicheren Archivieren können Unternehmen mit nscale unter anderem die Eingangsrechnungsverarbeitung, Vertragsmanagement und die Posteingangsverarbeitung lösen. Außerdem stehen elektronische Akten für das Personalwesen und Geschäftspartner zur Verfügung.

Als Referenzkunden von nscale zählen unter anderem der Textilhersteller Delius, das Immobilienunternehmen Goldbeck und Arminia Bielefeld.

Compuköln mit kostenfreier Version für zwei Lizenzen

Das Dokumentenmanagement-System von CompuKöln ist unter der Bezeichnung »CompuDMS Cloud« sowohl als Cloudlösung als auch für den Betrieb auf eigener Hardware »CompuDMS Professional« verfügbar. Bei beiden Varianten ist es erforderlich, eine windows-basierte lokale Client-Software zu installieren. Bis zu zwei Nutzende können die Lösung kostenfrei verwenden. Ein Lösungspaket mit fünf Lizenzen kostet 1980 Euro.

»CompuDMS« bietet in einer Windows-Oberfläche die einheitliche Verwaltung von Dateien.  Eine direkte Integration in Microsoft Office ist ab Version 2007 möglich. Insbesondere gestattet das System die Verwaltung von unterschiedlichen Versionen einer Datei durch optische Hervorhebungen und eigens für diesen Zweck entwickelte Funktionen. Es besteht zudem die Möglichkeit, nicht nur automatisch aus Office-Dateien PDF-Dateien zu generieren, sondern diese auch gemeinsam zu verwalten.

Nutzende können Dateien mit zusätzlichen Informationen, sogenannte Metadaten, versehen. Hierunter fallen beispielsweise Bearbeitungsvermerke, Freigaben oder auch Informationen zum Dokumententyp. Welche Informationen zu einer Datei obligatorisch angegeben werden müssen oder optional sind, entscheiden Anwendende selbst. Metadaten lassen sich ebenso wie Dateinamen für die Suche nutzen. Für die Suche in Dateiinhalten – auch von beispielsweise PDF-Dateien – stehen Volltextsuche und Texterkennung (OCR) zur Verfügung.

In Compudms legen Verantwortliche fest, wer in welchem Umfang Zugriff auf Daten hat. Durch die Archivierungsfunktion lässt sich verhindern, dass wichtige Informationen versehentlich gelöscht oder verändert werden. Es ist nachvollziehbar, wer wann welche Änderung vorgenommen hat. Unternehmensdaten werden so geschützt und die Einhaltung von rechtlichen Vorschriften wie GoBD gewahrt.

Den mobilen Zugriff per Smartphone oder Tablet ermöglicht die App »CompuDMS Mobile«. Als optionale Ergänzung bietet der Hersteller eine automatische E-Mail-Archivierung und verschiedene Unternehmensanwendungen wie Rechnungswesen, Personalverwaltung und Vertragsmanagement. Im Einsatz ist Compudms beispielsweise bei REC Partners – einem mittelständischen Dienstleistungsunternehmen im Immobilienbereich. Ebenso zählt der mittelständische und inhabergeführte Hersteller von Gleissmesssystemen Vogel & Plötscher zu den Kunden.

Smartdocs von Dmsfactory erfasst, bearbeitet und archiviert

Das Dokumentenmanagement- und Archivsystem »DMSFACTORY SmartDocs« von DMSFACTORY ist für die Verwaltung elektronischer Dokumente an die Bedürfnisse kleiner und mittelständischer Unternehmen angepasst. Die Anwendungsschwerpunkte liegen auf effizienter Übernahme, revisionssicherer Archivierung, intuitiver Nutzung archivierter Dokumente und flexibler Weiterleitung von Dokumenten an Benutzer und Gruppen. In Verbindung mit weiteren Produkten von Dmsfactory wie dem »DMSFACTORY EmailStore« oder dem »DMSFACTORY DokStore«, gewinnt Smartdocs an Funktionalität und unterstützt Geschäftsprozesse umfangreicher.

Smartdocs kann beliebig viele elektronische Akten-Lösungen in einer Instanz verwalten, zwischen denen Anwender mit einem Klick wechseln können. Mit Hilfe des Archiv-Assistenten lassen sich Archivbereiche erstellen und Zugriffsberechtigungen für Anwender verteilen. Sobald etwas in den überwachten Archivbereichen geschieht, zum Beispiel ein Dokument hinzugefügt oder geändert wurde, informiert darüber der »SmartDocs TrayTool«. Auch nach der Archivierung stehen alle Dokumente zur Verfügung und lassen sich über die Volltextsuche auffinden.

Das Scannen von Dokumenten und Importieren von Dateien in Smartdocs kann sowohl als ad-hoc-Verarbeitung als auch als Stapelverarbeitung- auf Wunsch mit Barcode-Trennung – durchgeführt werden. Mit Hilfe von Scan- und Importprofilen können Nutzende Voreinstellungen vornehmen und den Prozess der Datenerfassung vereinfachen und automatisieren. Bei dem Scannen und dem Import von Dokumenten lässt sich bei Bedarf automatisch eine Texterkennung (Optical Character Recognition, OCR) durchführen.

Sobald ein Dokument einmal in Smartdocs aufgenommen ist, werden sämtliche Änderungen im Dokumentenprotokoll erfasst. So ist zu jedem Zeitpunkt nachvollziehbar, wann ein Dokument hinzugefügt, entfernt oder editiert wurde. Über Annotationen lassen sich Markierungen und Kennzeichnungen (z. B. Stempel oder Symbole) einzelnen Dokumenten hinzufügen. Dabei wird das originale Dokument nie verändert, sondern bleibt im Original vorhanden. Mit der Nachverfolgungs-Funktion weiß man jederzeit, wo sich ein Dokument beziehungsweise eine Akte befindet und über die Wiedervorlage-Option geraten keine Dokumente, keine elektronischen Akten und keine Fristen in Vergessenheit.

Smartdocs kann als Standalone-Installation auf einem PC genutzt oder als Netzwerk-Installation mit einem zentralen Server und mehreren Arbeitsplätzen betrieben werden. Um sensible Daten besser schützen zu können, bietet die Lösung neben dem Zugriffsschutz des DMS auch die Möglichkeit der Private Encryption an. Verschlüsseln Unternehmen hiermit einzelne Archivbereiche zusätzlich, haben nur Personen mit Kenntnis des Passworts Zugriff.

Eine Beschränkung auf eine bestimmte Nutzeranzahl gibt es nicht. Smartdocs kostet 299 Euro (netto) pro Arbeitsplatz und ist direkt über Dmsfactory erhältlich.

Docuware: DMS am Desktop und mobil

»DocuWare« vom gleichnamigen Unternehmen DocuWare ist eine Komplettlösung, um Geschäftsunterlagen jeder Art – ob in Papierform oder digital vorliegend – zu archivieren, bereitzustellen und effizient zu nutzen. Unabhängig von Format und Quelle automatisiert das Dokumentenmanagement-System Geschäftsprozesse und Arbeitsabläufe, indem es Dokumente elektronisch verwaltet und verlinkt. Basis hierfür ist die strukturierte Ablage der Unterlagen in einem zentralen Dokumenten-Pool. Jeder Mitarbeiter, der dazu berechtigt ist, hat Zugriff auf alle Informationen, die er für seine Arbeit benötigt. Alle Unterlagen zu einem Kunden, einem Projekt oder einem Geschäftsvorgang liegen zusammenhängend vor. Ein flexibles Lizenzmodell und verschiedene Module ermöglichen es, die Software an die Arbeitsweise und Anforderungen eines Unternehmens anzupassen.

Für die Nutzung von unterwegs aus bietet Docuware die »DocuWare-App« für iOS und Android, um verschiedene digitale Prozesse wie Rechnungs-, Vertrags- und Spesenbearbeitung abzuwickeln. Eine separate kostenlose Scan-App ermöglicht Papierdokumente mit dem Apple- oder Android-Smartphone einzuscannen und in Dropbox, Google Drive oder Docuware hochzuladen.

Docuware ist als Cloud- oder On-Premise-Lösung verfügbar. Die Cloud-Lösung mit Multitenant-Architektur basiert auf der Infrastruktur von Microsoft Azure. Docuware hat mehr als 15.000 Kunden in 100 Ländern, zu denen alfred rexroth aus der Metallindustrie, der Spielehersteller LUDO FACT und das Bauunternehmen HARFID zählen. Neben den Hauptstandorten in Germering und New Windsor/New York unterhält Docuware Tochtergesellschaften in Großbritannien, Spanien und Frankreich. Seit 2019 ist Docuware ein hundertprozentiges Tochterunternehmen von Ricoh.

Dvelop: Reine SaaS-Lösung und hybride Variante

Der ECM-Hersteller d.velop aus Gescher bietet viele seiner Produkte als SaaS-Lösung an. So gibt es mit »d.velop documents« eine direkt buchbare DMS-Lösung aus dem »d.velop store«, die sich gut für den Mittelstand und kleine Betriebe eignet. Je nach Funktionsumfang und Cloud-Speicher kostet sie monatlich zwischen 23 und 51 Euro pro Benutzer. Das DMS kann als zentrale Drehscheibe für Dokumente im Unternehmen dienen und Dokumente strukturiert im jeweiligen Kontext ablegen.

Zum Funktionsumfang gehören unter anderem die Nutzung vorgefertigter Aktenpläne, Task-Manager für Aufgaben zu Dokumenten und Akten sowie die Versionierung von Dokumenten und die Dokumentensuche über Metadaten und Volltext. Einfache Prozesse lassen sich durch das Auswählen von Aufgaben-Aktivitäten digitalisieren und mithilfe von Formularen und verschiedenen Bedienelementen individuell gestalten. Konkret können damit zum Beispiel Freigabeprozesse eingerichtet werden. Weitere SaaS-Lösungen wie digitale Signatur, Enterprise Search und zusätzliche Erfassungsmöglichkeiten können Nutzer per Knopfdruck hinzubuchen.

Anwendern, die beispielsweise Wert auf eine höhere Integrationstiefe mit weiteren Applikationen wie ERP-Systemen legen, steht das Flaggschiff-Produkt »d3.ecm« zur Verfügung. Für die Implementierung stehen zahlreiche d.velop-Partner zur Verfügung. Es ist nicht direkt über die Cloud buchbar, lässt sich aber auch in der Cloud und stationär On Premises betreiben. Die bereits erwähnten SaaS-Lösungen können unabhängig von der Betriebsart auch hier hinzugebucht werden.

d.3ecm dient zur Klassifizierung, Strukturierung und Versionierung von Informationen über digitale Akten. Daneben gestaltet die Lösung auch digitale Workflows. Mittels HTML5-Technologie und mobiler Apps für diverse Betriebssysteme haben Anwender durchgängige Zugriffsmöglichkeiten auf diese Informationen und Prozesse. Es bestehen Standard-Schnittstellen zu verschiedenen Drittsystemen wie SAP, Microsoft CRM, Navision und Sage. d.3ecm ist beispielsweise beim österreichischen Bauunternehmen Wimberger Haus im Einsatz. Neben verschiedenen Standorten in Deutschland ist d.velop auch in Österreich und der Schweiz vertreten.

easy mit Business-Paketen für Archiv, Verträge, Rechnungen und HR

Softwarehersteller easy will Mittelstandskunden mit vier Kernprodukten ein Grundgerüst für die digitale Beschleunigung liefern. Rechnungs-, Vertrags- und Personalmanagement sowie das digitale Archiv als Ankerpunkt der Dokumentenvorgänge im Unternehmen sind on-premises und cloud-basiert verfügbar. Die Produkte lassen sich in bestehende IT-Systeme integrieren und wachsen mit dem Unternehmen.

»easy archive« ist die Archivierungs-Software für das digitale Ablegen von Daten und Dokumenten. Alle darin abgelegten Dokumente im Unternehmen sind standortunabhängig und ohne langes Suchen für alle jeweils berechtigten Personen erreichbar.

»easy invoice« erfasst eingehende Rechnungen und führt sie durch einen automatisierten Prüfungs- und Freigabeworkflow. Verantwortliche Beschäftigte sind jederzeit aussagefähig über ihre Prozesse, Rechnungsvorgänge gehen nicht verloren und Skontofristen lassen sich einhalten. Mit »easy invoice smart« gibt es zudem ein standardisiertes Cloud-Paket, das laut easy ohne lange Konfiguration binnen weniger Stunden einsatzbereit ist.

»easy contract« unterstützt den Lebenszyklus eines Vertrags. Es bietet eine Übersicht aller geschlossenen Verträge sowie Unterstützung bei der Erstellung neuer Verträge inklusive rechtsbindender digitaler Unterschriften. Aufgrund von Reminder für Fristen und Wiedervorlagen lassen sich laufende Verträge rechtzeitig kündigen oder neue Konditionen aushandeln.

»easy hr« beinhaltet eine digitale Personalakte, Recruiting- und Ausbildungsmanagement mit Self-Services für die Beschäftigten.

Zu den mittelständischen Kunden im deutschsprachigen Raum zählen beispielsweise SSI Schäfer Shop,  Personaldienstleister Piening und Autohaus Haidacher. Erhältlich sind die Lösungen direkt über Easy oder einen der rund 100 Partner.

Dokumentenmanagement für jedermann von ecoDMS

Trotz des günstigen Verkaufspreises von 100 Euro pro User und Lizenz steckt hinter »ecoDMS« keineswegs eine Billiglösung, sondern eine Software, in die die Erfahrung aus vielen Großprojekten wie aus dem Versicherungsbereich eingeflossen ist. Für solche Unternehmen entwickelt das gleichnamige Unternehmen ecoDMS bis heute Individualsoftware für dokumentenbasierte Prozesse und andere Zwecke und leistet entsprechenden Support. Im Laufe der Zeit hat die Firmenleitung die Idee aufgegriffen, eine Art »Archivsystem für jedermann« zu entwickeln. 2011 kam dies erstmals für 29 Euro im reinen Online-Vertrieb auf den Markt. Als zwei Jahre später rund 2.000 Kunden erreicht waren, entschloss sich das Unternehmen, die Schnittstellen freizugeben, damit Anwender eigenständig die Lösung weiterentwickeln können. 2015 begann Ecodms, die ohne eigenen Vertrieb arbeitet, Reseller einzuführen.

Anfang 2021 hat Ecodms das Lizenzmodell überarbeitet: Kunden können mit einer Lizenz alle in einem Zeitraum von 48 Monaten folgenden Updates für 159 Euro gleich mitbeziehen. Eine Erstlizenz mit einem Update-Zeitraum von 24 Monaten kostet wie bisher pro gleichzeitiger Verbindung einmalig  89 Euro. Der Update-Zeitraum ist beim Lizenzkauf frei wählbar. Das neue Lizenzmodell soll Kunden langfristige Planungssicherheit bieten. Zudem profitieren sie durch die nun kontinuierlich ausgelieferten Aktualisierungen regelmäßig von Funktionserweiterungen und Verbesserungen. Wie bisher kann die einmal erworbene Softwarelizenz auch weiterhin unabhängig vom gewählten Update-Zeitraum zeitlich unbegrenzt genutzt werden. Die Lizenz läuft zwar nie ab, allerdings ist das Einspielen von Updates nach Ablauf des bezahlten Update-Zeitraums eingeschränkt.

Die Anfang 2021 vorgestellte Version besitzt eine erweiterte Funktionalität und eine neue Oberfläche, die die Anwendung maßgeblich simplifizieren sollen. Dazu trägt unter anderem eine einfachere Suchfunktion und Ergebnisdarstellung bei. Zudem können Suchanfragen nun als Favoriten gespeichert werden und lassen sich so schnell wieder aufrufen. Standardmäßig speichert die Software Favoriten für die persönliche Nutzung, Administratoren können aber auch globale Suchanfragen erstellen und speichern und diese mit bestimmten Benutzern oder Gruppen teilen.

Auch die Volltextsuche, die Dokumenteninhalte, Metadaten, Klassifizierungen und Notizen erfasst, hat der Hersteller verbessert. Über die »Erweiterte Suchfunktion« greifen Benutzer nun auf alle verfügbaren Klassifizierungsattribute und die Volltextsuche zurück.

In der neuen Kachelansicht enthält jede Dokumentenkarte eine direkt sichtbare Dokumentenvorschau (PDF), die wesentlichen Klassifizierungsinformationen, eine historische Übersicht der durchgeführten Aktivitäten, sowie eine Auswahl von ausführbaren Funktionen, darunter Ansehen, Bearbeiten und Erstellen von Notizen sowie die Versionsverwaltung.

Ein Clipboard-Tab als virtuelle Sammelmappe erlaubt es, Dokumente zu einem Vorgang oder Projekt zusammenfassen und so gesammelt Kollegen zur Verfügung stellen oder zu versenden. Außerdem werden alle Aktivitäten zu Dokumenten übersichtlich mit Datum, Uhrzeit und Benutzernamen dargestellt.

Änderungen innerhalb der Klassifizierung und Zuordnung von Dokumenten dokumentiert die Software ebenso wie Benutzeraktionen – etwa Öffnen, Versenden oder Exportieren von Dokumenten. So sind alle Verarbeitungs- und Archivierungsschritte anhand von Datum, Uhrzeit und Benutzernamen jederzeit nachvollziehbar. Die neue Aktivitätenübersicht fasst die wesentlichen Informationen dazu zusammen.

ELO: DMS und elektronische Workflows

Mit »ELO ECM« von ELO Digital Office lassen sich Geschäftsprozesse digitalisieren und Informationen zeit- und ortsunabhängig zur Verfügung stellen. Trotzdem werden unternehmensrelevante Informationen an einer Stelle zentral abgelegt. Zu den Grundfunktionalitäten der ELO ECM Suite zählen die digitale Archivierung von Dokumenten und die Versionierung, die Änderungen transparent macht.

Zudem bietet die Lösung Werkzeuge zur Einhaltung gesetzlicher Anforderungen an Datenschutz und –sicherheit wie eine AES-256-Bit-Verschlüsselungstechnologie. Wenn ein Dokument besonders geschützt werden muss, sorgen Zugriffskontrollen, Protokollierung und ein mehrstufiges Berechtigungssystem für zusätzlichen Schutz.

»ELO ECM 21« war 2021 das erste Feature-Release, dem immer wieder Funktionserweiterungen folgten. Alle zwei Jahre ist ein Long-Term-Support-(LTS) Release vorgesehen, das alle Funktionserweiterungen aus dieser Zeit enthält. Im Mai 2023 gab es dieses mit »ELO ECM Suite 23« zum ersten Mal.

Zu den darin veröffentlichten technologischen Neuerungen zählen ein neues einheitliches Metadatenmodell sowie die Automatisierungskomponente »ELO Flows«. Das Modul ELO Flows unterstützt die Umsetzung von Automatisierungs- und Integrationsaufgaben, um beispielsweise Eingabeformulare zu erstellen und eigenentwickelte Software oder Drittapplikationen in der Cloud oder On-Premises einzubinden. Daneben gibt es auch Erweiterungen rund um die Verknüpfung mit Systemen für Enterprise-Resource-Planning (ERP) oder Customer-Relationship-Management (CRM) wie SAP, DATEV oder Salesforce.

Darüber hinaus hat ELO die Funktionen zur effizienten Zusammenarbeit im Team ausgebaut. Mit »ELO Meeting« und »ELO Meeting Premium« deckt der ECM-Hersteller aus Stuttgart jeweils unterschiedliche Anwendungsfälle ab: Während sich ELO Meeting eignet, um die Planung und Durchführung von klassischen Meetings digital zu optimieren, wendet sich ELO Meeting Premium an Großunternehmen und Konzerne sowie an die öffentliche Verwaltung. Dort werden Gremien-, Vorstands- und Aufsichtsratssitzungen nach gesetzlichen Vorgaben von der Software unterstützt, indem aufwändige und umständliche Arbeitsschritte rund um Sitzungen durch digitale Prozesse vereinfacht werden sollen.

Das neue Metadatenmodell, ELO Flows zur Prozessautomatisierung sowie die ebenfalls neuen »ELO Workspaces« zur optimierten Darstellung von Unternehmensinformationen bilden zusammen laut ELO das technologische Herzstück der neuen Version. Auf dieser Grundlage wurde sie für den Betrieb on-premises und in der Cloud optimiert. Der Low-Code-Ansatz sorgt zudem für mehr Konfigurationsmöglichkeiten bei der Modellierung von Geschäftsprozessen – sowohl für Administratoren als auch für Fachanwender.

Letztere profitieren in ihrem Arbeitsalltag insbesondere von den neuen Möglichkeiten der teamübergreifenden Zusammenarbeit: von der Integration in die Collaboration-Software »Microsoft Teams« über das gemeinsame Bearbeiten von Dokumenten in »Microsoft 365« bis hin zu eigenen Teamspaces für interdisziplinäres Teamwork.

Mit den »ELO Business Solutions« stellt ELO gerade für Mittelständler aufgabenspezifische Out-of-the-Box-Geschäftslösungen zur Verfügung, die sich mit ELO ECM schnell implementieren und nutzen lassen, da Standardprozesse hinterlegt sind. Individuelle Anpassungen können ohne zusätzliche Programmierarbeit über Einstellungsfunktionen vorgenommen werden. Die prozessbezogenen Dokumentenmanagementlösungen gibt es für das Management von Rechnungen, Besuchern, Verträgen und die öffentliche Verwaltung.

Zu den mittelständischen ELO-Kunden zählen beispielsweise Achat Hotels, BeCo Matratzen und Confiseriespezialist Johannes Lühders.

GSD Software: Dokumente und Kontakte managen

Die Lösung »DOCUframe« unterstützt laut GSD Software betriebswirtschaftliche Prozesse im Mittelstand über Abteilungen hinweg. Sie trägt dazu bei, dass eingehende Dokumente revisionssicher erfasst und archiviert werden können. Dokumente wie Fax oder E-Mail lassen sich automatisch entsprechenden Kunden zuordnen. Das Dokumentenmanagement dient somit auch als Grundlage eines Kundenbeziehungsmanagements. Über die Kundenbeziehung hinaus lassen sich auch die Beziehungen zu Interessenten, Lieferanten, Herstellern sowie Mitarbeitern managen. Ferner deckt Docuframe unter anderem Warenwirtschaft, Projektverwaltung, Kampagnenmanagement, Workflow-Steuerung, Vorgangsverwaltung und Zeiterfassung ab.

Für bestimmte Themen wie Dokumentenlenkung und –versionierung, Projekt- und Kampagnenmanagement sowie grafisches Workflowmanagement bietet die Lösung dedizierte Module. Außerdem verspricht der Hersteller, dass aufgrund der integrierten, um betriebswirtschaftliche Funktionen erweiterten Programmiersprache »DOCUcontrol« nichts bleiben muss wie es ist. Nach entsprechender Schulung sei es bei Bedarf für den Anwender selbst möglich, innerbetriebliche Prozesse abzubilden und flexibel an unterschiedliche Anforderungen anzupassen.

Zum Kundenkreis von GSD Software zählt Kunststoffhersteller Scholz, der die Mögilchkeiten schätzt, verschiedene Dokumente zu Projekten, Artikeln und Adressen zuzuordnen und zu verknüpfen. Dazu ist Docuframe bei Scholz mit Microsoft Navision verknüpft. Presscontrol Elektrotechnik nutzt DOCUframe als CRM-Lösung mit integriertem Archiv.

Kendox: Skalierbare DMS-Lösung versteht sich gut mit Drittsystemen

Die »Kendox InfoShare« Produktfamilie vom Schweizer Anbieter Kendox ist sowohl für die Installation beim Kunden als auch für den Einsatz als Cloud Service ausgelegt, um elektronische Dokumenten, Informationen, Akten und Prozesse zu managen. Dabei kann die skalierbare Lösung kleinere Teams und Arbeitsgruppen sowie unternehmensweite Anwendungen unterstützen. Für die Bedienung stehen verschiedene Optionen zur Verfügung. Nutzer können per Windows Client, einem Web Client im Browser oder über eine führende Anwendung wie ein ERP-System zugreifen. Außerdem existiert ein auf »HTML5« und »JavaScript« basierender »Mobile Web Client«, der für mobile Geräte und Cloud-Anwendungen entwickelt wurde.

Das Dokumentenmanagementsystem (DMS) verfügt über verschiedene Unterfunktionen. Dokumente werden erfasst, im DMS unter Compliance-Gesichtspunkten archiviert und mit bestehenden Geschäftsprozessen verbunden. Zusätzlich werden Dokumente mit vorhandenen Standard- und Fachanwendungen integriert.

Mit dem »InfoShare Process Manager« können Abläufe vordefiniert werden, so dass wiederkehrende Prozesse immer identisch ablaufen. Es entsteht Transparenz, an welcher Stelle sich der Gesamtprozess aktuell befindet und wer gerade verantwortlich ist. Zusätzlich können individuelle Abläufe auch ad-hoc definiert werden – der Benutzer kann bei Bedarf also festlegen, welchen Weg beispielsweise ein Dokument durchlaufen muss, um letztendlich freigegeben zu werden.

Alle Dokumente werden im »Kendox InfoShare Server« abgelegt und verwaltet, um eine gesetzeskonforme Aufbewahrung zu ermöglichen. Dabei ist es unerheblich, wie die Dokumente ins System kommen. Das Einscannen von Dokumenten wird ebenso unterstützt wie die manuelle Archivierung von Dokumenten und E-Mails aus den Standard-Anwendungen wie »Microsoft Office«, »Outlook« und das automatische Ablegen von Inhalten aus Fachanwendungen.

Zu den Anwenderunternehmen von Kendox Infoshare zählt beispielsweise Vöhringer, ein international aufgestelltes Familienunternehmen mit über 300 Mitarbeitern, das sich vor allem auf Leichtbauprodukte für die Caravan- und Wohnmobilindustrie spezialisiert hat. Zusätzlich zur Archivierung von Ausgangsbelegen wie Rechnungen und Lieferscheinen werden eingehende Rechnungen in Kendox Infoshare einem Freigabeprozess zugeführt, der sowohl mit der hauseigenen Branchenlösung »VOS« als auch mit der Finanzbuchhaltung integriert ist. Neben verschiedenen Workflows nutzt das Unternehmen eine digitale Personalakte, die mit der Lohnbuchhaltung kombiniert ist und Mitarbeitern per Self-Service zur Verfügung steht.

Dokumentenmanagement mit Kyocera Workflow Manager

Mit dem »KYOCERA Workflow Manager« bietet KYOCERA eine Lösung, mit der sich geschäftskritische Dokumentenprozesse aus Bereichen wie Personal, Einkauf, Vertrieb und allgemeiner Verwaltung verbessern lassen. Laut Kyocera kommt die Lösung ohne aufwändiges Customizing aus, das bei DMS-Projekten viel Zeit in Anspruch nehmen kann, von kleineren und mittleren Unternehmen aber oftmals gar nicht benötigt wird. So geht es den meisten Unternehmen zunächst darum, die täglichen Prozesse wie den Rechnungslauf oder die Personalverwaltung zu optimieren. Hierzu bietet der Kyocera Workflow Manager vorkonfigurierte Prozesse und fertige elektronische Akten für die Bereiche Einkauf, Verkauf, Personal sowie Vertrags- und Rechnungswesen, die sowohl einzeln als auch kombiniert genutzt werden können. Überdies lassen sich Prozesse definieren, um etwa eine Umlaufmappe zu starten. Erweiterungen für zusätzlich benötigte Funktionen sind ebenfalls möglich.

Nutzer erhalten auch aus dem Home Office Zugriff auf gerade benötigte Dokumente. Durch eine selbsterklärende Bedienung ist laut Kyocera kein besonderer Schulungsaufwand erforderlich. Das Einbinden von Dokumenten und E-Mails geschieht per Drag and Drop. Der Informationszugriff erfolgt über eine übersichtliche Ablagestruktur und mittels Suchmaske oder Volltextsuche.

Zur Einhaltung der DSGVO bietet der Kyocera Workflow Manager Werkzeuge, die es ermöglichen Korrekturen personenbezogener Daten durchzuführen. Personendaten können zum Beispiel als Visitenkarte, als Klartext in Datensätzen oder auch in Dokumenten vorkommen. Im Administrationsbereich lassen sich diese Daten zentral systemweit anonymisieren oder löschen. Die Vorgänge werden protokolliert und alle Änderungen sind jederzeit einsehbar. Zudem können die im Kyocera Workflow Manager erfassten personenbezogenen Daten in eine Exportdatei ausgegeben und zur Verfügung gestellt werden.

Übliche Projektvolumen mit dem Kyocera Workflow Manager liegen zwischen 15.000 und 30.000 Euro und beinhalten Dienstleistungen sowie ein Jahr Wartung und Support. Zu den Referenzkunden zählen unter anderem das Dienstleistungsunternehmen Gluth und Westfalia Wärmetechnik. Die Vermarktung geschieht über die Kyocera eigene DMS Business Unit und über zertifizierte DMS Platin Partner.

M-Files: Effektive Metadaten getriebene Architektur

Die Lösungen des finnischen Softwareherstellers M-Files sind sowohl in Europa als auch den USA verbreitet. Sie adressieren reines Dokumentenmanagement mit Funktionen zur Versionierung und Suche sowie Workflow-Funktionen. Außerdem agieren sie als zentrale Plattform für die Verwaltung von Front-Office- und Back-Office-Geschäftstätigkeiten. Das Marktforschungsunternehmen Gartner hebt in Bezug auf M-Files die skalierbare und effektive Metadaten-getriebene Architektur hervor. Der M-Files-Ansatz beinhaltet, Informationen danach zu verwalten, um »was« es sich handelt, und nicht danach, »wo« sie gespeichert sind.

Mittelständischen Unternehmen dürfte eine dem Microsoft Windows Explorer ähnliche Benutzeroberfläche entgegenkommen. Serverseitig arbeitet M-Files mit verschiedenen Microsoft-Windows-Betriebssystemen. Clientseitig lassen sich neben Microsoft-Windows-Systemen unter anderem auch Mac-User einbinden. M-Files unterstützt alle Microsoft Office-Dateiformate und ermöglicht die Integration mit Word, Excel, PowerPoint und Outlook. Dynamische Ansichten erlauben, eigene Filter auf spezifische Informationen zu erstellen. So lassen sich in der Vertragsverwaltung nur Verträge und deren Workflowstatus anzeigen, die in den nächsten sechs Monaten auslaufen. Anwender können auch E-Mails übersichtlich, beispielsweise projektbasiert, verwalten und archivieren.

Ebenfalls hervorzuheben sind die flexiblen lokalen, cloudbasierten und hybriden Bereitstellungsmöglichkeiten. Im Zusammenhang mit dem Offline-Betrieb ist die Check-Out- und Check-in-Funktion für Dokumente und ganze Projektordner anwendbar.

Alle Standardanwendungen inklusive Workflows mit grafischen Workfloweditor, mobilem Zugriff per Apple, Android und Windows Phone sowie beliebig viele Mandanten sind in einer »Named User Lizenz« für 495 Euro enthalten. Daneben können auch »Concurrent-« und »Read Only-« Lizenzen erworben werden. Zur Scanerfassung und Klassifizierung sind Zusatzlizenzen erforderlich. Der Funktionsumfang im mobilen Bereich umfasst unter anderem den Start von Ad-hoc-Workflows über mobile Clients, die Verwendung bereits erstellter Workflows und die archivweite Suche und Zugriff auf alle Inhalte. Ebenso können Anwender von unterwegs aus Dokumente wie Spesenbelege direkt in M-Files einscannen und der Reisekostenabrechnung hinzufügen.

Die Workflows verfügen über eine unbegrenzte Archivgröße und eine unbegrenzte Anzahl an getrennten Archiven beispielsweise für die Geschäftsleitung, Holdings und Schwestergesellschaften. Der grafische Workflow Editor begleitet die Implementierung jedes beliebigen Geschäftsvorgangs mit allen erforderlichen Schritten, Aufgaben sowie Vor- und Nachbedingungen. Die Beteiligten des  Vorgangs können per E-Mail über ihre Aufgaben informiert werden. Ferner besteht die Möglichkeit, Dokumente und weitere Objekte ihrer elektronischen To-Do-Liste in M-Files hinzuzufügen. Alle Schritte des Workflows können im Versionenverlauf nachverfolgt werden. Die Berichterstellungsfunktionen von M-Files erleichtern die visuelle Überwachung von Vorgängen und die Identifizierung von Problemen mit dem Ziel der Vorgangsverbesserung und -optimierung.

M-Files« bietet zahlreiche Konnektoren zu Drittanbietern. So können Nutzende auf Dokumente und Informationen aus anderen ECM- und Business-Anwendungen wie »SharePoint Online«, »OpenText«, »Box«, »Documentum«, »DocuWare« und »Filenet« zugreifen. Partnerunternehmen und Kunden von M-Files können Konnektoren auch eigenständig entwickeln.

M-Files-Software wird über Partnerunternehmen vertrieben. In Deutschland zählen hierzu fido, DMSFACTORY und Electric Paper, in der Schweiz agiert unter anderem graphax als Vertriebs- und Lösungspartner. Kunde ist beispielsweise das Schweizer Medizintechnikunternehmen HL Technology.

Optimal Systems: Arbeiten mit digitalen Akten

Das Berliner Softwarehaus Optimal Systems bietet mit »enaio« eine ECM-Software für unternehmensweit einsetzbares digitales Informationsmanagement für Mittelstand und Konzernbereiche. Im Wesentlichen geht es um umfassendes Informationsmanagement sowie die Digitalisierung und effiziente Abwicklung von Unternehmensprozessen. Die Software unterstützt Unternehmen dabei, Informationen schnell zu finden, transparent zu verwalten, sicher zu archivieren und das Konzept des Digital-Workplace zu realisieren. enaio eignet sich zur Darstellung aller digitalen Akten, von Beschaffungs- und Lieferantenakten, Projekt- und Vertragsakten über Kunden- und Personal-, Immobilien- und Bauakten bis zu Schiffs- und Patientenakten. Generell ist die ECM-Software universell in allen Bereichen und Abteilungen einsetzbar. Mitarbeitende, die sie nutzen, erhalten jeweils ihre passende, individuelle Sichtweise auf die Information, die für die eigene Arbeit benötigt wird. Mit enaio lassen sich Kunden zudem bei einer Migration auf »S/4 HANA« und der Nutzung von Microsoft 365 unterstützen.

Neben enaio vertreibt Optimal Systems auch Software unter der Marke  »yuuvis«. Während die seit mehreren Jahren etablierte ECM Suite enaio über 100 Lösungen für Industrie, Verwaltung und Kliniken bietet, eignet sich »yuuvis« insbesondere für Lösungsentwickler, die auf offenen Standards basierende Fachanwendungen erstellen wollen.

Unternehmen aus verschiedenen Branchen setzen die ECM-Software auch europaweit ein. Im Mittelstand zählen hierzu das Ticketing-Unternehmen Reservix, der Radiosender Antenne Bayern und der Hersteller von Küchengeräten Ritter.

Portal Systems bietet ECM mit Microsoft 365

»Shareflex ECM Online« vom Hamburger Softwareunternehmen Portal Systems basiert auf »SharePoint Online« und erweitert »Microsoft 365« zu einer Plattform für komplexe, cloudbasierte Geschäftsanwendungen. Neben dem Dokumentenmanagement zählt hierzu das Vertragsmanagement, die Eingangsrechnungsverarbeitung und das Qualitätsmanagement mit gelenkten Dokumenten. Diese Lösungen verfügen über vorgefertigte Benutzeroberflächen, Logiken und Prozesse, die an die fachlichen Gegebenheiten der unterschiedlichen Unternehmensbereiche angepasst werden können.

Das Dokumentenmanagement-System (DMS) »Shareflex Documents« bietet eine zentrale Dokumentenablage, die im Microsoft 365 Tenant des Kunden erfolgt. Im Standard stehen vorkonfigurierte Vorgangsakten, Dokumentarten und Berechtigungsrollen zur Verfügung. Über eine Metadaten- und Volltextsuche lässt sich das Akten- und Dokumenten-Repository durchsuchen. Erweiterte Funktionen umfassen unter anderem Freigabe- und Genehmigungsprozesse, digitale Signaturen und die Verarbeitung von Dokumenten mit OCR und KI.

Die Lösung für das Vertragsmanagement »Shareflex Contract« verbesserte die Übersicht und die Verwaltung von Vertragsdokumenten und -prozessen. Hierzu stehen Funktionen wie Vertragsvorlagen, KI-basierte Vertragsanalyse und Fristenüberwachung zur Verfügung. Außerdem gibt es Genehmigungsworkflows und Vertragsarchivierung.

Mittels Workflow-gesteuerte Dokumentenfreigabe, Versionierung, Prüfprotokolle und Audit-Trails bietet »Shareflex Quality Documents« eine strukturierte Dokumentenlenkung. Damit können Nutzende Compliance-Anforderungen erfüllen und Qualitätsstandards sicherstellen.

»Shareflex Invoice« ermöglicht die automatisierte Erfassung und Bearbeitung von Eingangsrechnungen. Hierzu stehen OCR-Erkennung, elektronische Rechnungsformate, Rechnungsprüfung und Freigabeworkflows zur Verfügung. Außerdem ist eine Integration in ERP-Systeme möglich.

Informationen zum Preismodell

Die Shareflex-Lösungen werden über ein SaaS-Modell (Software-as-a-Service) nutzerbasiert lizenziert. Der Preis pro User reduziert sich bei einer höheren Anzahl an Gesamtlizenzen. Für die Eingangsrechnungsverarbeitung (Shareflex Invoice) werden die Gebühren nach Anzahl der Belege abgerechnet.

Zum Kundenkreis von Shareflex ECM Online zählen Neumann & Esser aus dem Energiesektor und der Spielzeughersteller Schleich.

»Proxess DMS« im Entwicklungsfokus

2019 ist aus den DMS-Herstellern Habel und Akzentum das Unternehmen PROXESS entstanden. Ziel war, den Nutzerinnen und Nutzern Vorteile der Systeme des jeweils anderen zugänglich zu machen. Während »HABEL DMS« weiterhin gepflegt wird, sieht der Hersteller »PROXESS DMS« mit seinen Erweiterungstools als zukunftssichere und anschlussfreudige Variante, die wahlweise in der Cloud oder On-Premise genutzt werden kann. Dabei ist der ortsunabhängige Zugriff über den Webclient und die App »PROXESS Now« gewährleistet. Ende 2023 hat Easy Software Proxess übernommen, das aber weiter eigenständig agiert.

Proxess bietet Schnittstellen zu vielen ERP-, CRM-, HR- und FiBu-Systemen sowie Integrationen in Office-Anwendungen und E-Mail-Systeme wie »Microsoft Dynamics 365 Business Central«. Basis bildet die hybride Integrationsplattform »PROXESS Hub«, mit der auch weitere Drittsysteme an das Proxess DMS angebunden werden können.

Mit der Integration werden ein- und ausgehende Dokumente aller Belegarten direkt aus Business Central heraus GoBD-konform archiviert. Per Drag and Drop lassen sich weitere digitale Dokumente – wie E-Mails, technische Zeichnungen oder Ähnliches – als Zusatzinformationen zu einem archivierten Beleg oder einer Akte hinzufügen. Dabei werden diese Dokumente automatisch zugeordnet, mit  Schlagworten im Archiv versehen und so die spätere Suche vereinfacht.

Die neue Integration bildet auch den gesamten Eingangsrechnungsprozess digital ab – von der Belegerkennung über die Prüfung und Freigabe der Rechnungen bis zum Buchungsvorschlag für die FiBu. Dieser digitale Prozess der Eingangsrechnungsverwaltung ist nicht Dynamics vorbehalten, sondern für andere ERP-Systeme ebenfalls verfügbar. So werden sowohl digital eingehende Rechnungen als auch gescannte Papierrechnungen durch Proxess per OCR ausgelesen. Beim KI-gestützten Erkennen der Rechnungen und Gutschriften greift Proxess auf bereitgestellte Stamm- und Auftragsdaten zurück. So werden Zahlungskonditionen und Bestellpositionen automatisiert geprüft und eine Vorerfassung in der Buchhaltung ausgelöst. Auch der gesamte Prüfungs- und Freigabeprozess von Eingangsrechnungen erfolgt auf Wunsch über einen integrierten digitalen Proxess-Workflow, der nach Anwender-Vorgaben gestaltet werden kann. Nach der Kontierung und Zahlungsfreigabe werden Rechnungsbeleg, Bearbeitungsprotokoll und Buchungsdaten automatisch rechtssicher in Proxess archiviert.

Der Zugriff im gesamten Prozess erfolgt über browserbasierte Clients und damit zeit- und ortsunabhängig. Mitarbeitende ohne ERP-Anbindung haben über einen browserbasierten Archivclient Zugang zum Archiv. Für Sicherheit sorgt dabei das eingerichtete Benutzer- und Zugriffsrechtekonzept.

Aufgrund des modularen Aufbaus von Proxess DMS lässt sich das Dokumentenmanagement sukzessive ausbauen. Zusatzmodule wie Belegleser, digitaler Rechnungsworkflow, Tools rund um Vertrags- und Personalmanagement sowie E-Mail-Archivierung runden das Gesamtpaket zur Automatisierung von Standardprozessen ab. Zu den Proxess-Modulen zählt auch »HABEL E-Rechnung«. Damit versendet das Proxess DMS Rechnungen automatisch an hinterlegte E-Mail-Adressen. Gleichzeitig werden versendete E-Mails inklusive Rechnungsanhang GoBD-konform archiviert.

Im September 2024 ist »PROXESS DMS Release 2024 R1« erschienen. Es enthält eine zentrale Konfiguration der Barcodegenerierung und ein neues Dashboard für den OCR-Server. Administratoren dürfte auch das sichere Massenlöschen von Dokumenten, deren Aufbewahrungsfrist abgelaufen ist, entgegenkommen. Für den User steht die verbesserte Usability im Fokus: zum Beispiel durch die Übernahme von Werten des Vorgängerdokuments bei der Dokumentanlage oder durch eine Kommentarfunktion beim Check-out von Dokumenten.

DMS als Kernbestandteil von SOL-IT Cubes

Das Basispaket von »SOL-IT Cubes« des österreichischen Anbieters SOL-IT Solutions & IT ist geeignet, um Dokumente und E-Mails zu managen sowie Kunden, Projekte und Aufgaben zu verwalten. Über die Komponente »dms-Dokumentenmanagement« werden Dokumente einmalig abgelegt und Nutzende sowie weitere Lösungen greifen darauf zu. Die Dokumentenverwaltung geschieht mittels Ordner, Kategorien und Nummernkreise. Dokumente und Vorlagen werden durch eine Versionierung gelenkt und ältere Dokumentenversionen bleiben trotzdem abrufbar. Nutzende sind imstande, alle Änderungen des Dokuments nachzuverfolgen und bei Bedarf aufzurufen. Von besonderer Bedeutung ist dies für ein Qualitätsmanagementsystem. Die Volltextsuche kann unter anderem nach Schlagwörtern und mit Projektbezug erfolgen.

Im Cubes-Basispaket ist zudem ein Modul für das E-Mail-Management enthalten. Der »SOL-IT emailCube« ist das Verteilerzentrum der vom Provider erhaltenen E-Mail-Nachrichten. Je nach Berechtigung werden die Nachrichten im Posteingang des entsprechenden Empfängers angezeigt. Wird eine E-Mail von einem Absender gleichzeitig an mehrere Personen im Unternehmen gesendet, dann erkennt dies die Lösung. Sie wird einmal im Server abgelegt und mit den Posteingängen aller Empfänger verbunden. Die Ablage und Strukturierung der Nachrichten erfolgt dabei so weit wie möglich automatisch. Die Anhänge werden von den Nachrichten getrennt, so dass Anhänge logisch mit Adressen, Projekten oder anderen Kontakten verknüpft werden können.

Das Basispaket, das neben Dokumenten- und E-Mail-Management Lösungspakete für Adress-, Projekt- und Aufgabenverwaltung sowie einen Gruppenkalender enthält, kostet eine einmalige Lizenzgebühr von 1.200 Euro pro User. Zudem gibt es sechs weitere Zusatzpakete wie den »mobileCube« für 190 Euro pro User, der den mobilen Zugriff ermöglicht und je nach Anwendungsfall die volle Lizenz erspart. Insgesamt zählt SOL-IT etwa 2.000 Endanwenderinnen und Endanwender im deutschsprachigen Raum, die direkt durch den Hersteller betreut werden. Zu den Referenzkunden zählen unter anderem Bau- und Ingenieurbüros wie Hubert Weinmann Baubetreuung und Hydro Ingenieure Umwelttechnik aber auch Versicherungsvertretungen und andere Unternehmen.