Advertorial: Personalarbeit neu gedacht

Transparente Verwaltung von Personaldaten und -prozessen

Die digitale Personalakte von ELO Digital Office setzt genau an dieser Stelle an: ELO HR unterstützt Personalabteilungen beim Aufbau einer elektronischen Personalakte und vereint sämtliche Dokumente formatunabhängig an einem zentralen Ort. Prozesse lassen sich einfach initiieren, Termine werden fristgerecht gesteuert. Ein Berechtigungssystem sowie Verschlüsselungstechnologien sorgen für die Einhaltung von Datenschutz und gesetzlichen Vorgaben.

Personaldaten erfassen

Da sich bereits vorhandene HR-Systeme einfach in die ELO Welt integrieren lassen, können Stammdaten problemlos in die Personalakte übertragen werden. Ein permanenter Datenabgleich sorgt für Aktualität. Alle folgenden Bearbeitungsschritte werden vollautomatisch initiiert – egal, ob es sich hierbei um notwendige Installations- oder Bedarfsanforderungen oder eine Mitteilung an die Mitarbeiter handelt.

Änderungen von Mitarbeiterdaten werden über einen Antrag vorbereitet und nach Freigabe automatisch übernommen. Dabei sind die personenbezogenen Daten stets durch zuverlässige Zugriffskonzepte und Verschlüsselungsmechanismen geschützt. Zudem werden sämtliche Dateien unabhängig von deren Format zentral in der Personalakte verwaltet. Checklisten mit Kommentarfunktionen helfen, den Überblick über alle nötigen Aktivitäten zu bewahren.

Optimale Prozesse

Individuelle formularbasierte Workflows für automatisierte Prozesse wie Freigaben, Änderungsanträge oder Anfragen lassen sich mit dem Workflow-Designer einfach generieren. Dabei können auch von unterwegs Prozesse, wie beispielsweise ein Mitarbeiterantrag, mit wenigen Klicks auf dem mobilen Endgerät ausgelöst werden. Eine integrierte Vorlagenverwaltung hält Bausteine für Standardschreiben und Templates für Mitarbeiterausweise bereit.

Personalrelevante Standardprozesse, wie zum Beispiel Abwesenheitsanträge oder Personaländerungsmitteilungen, werden einfach in das System integriert. Auch eine flexible Auswertung für das Personal-Controlling ist möglich: ELO Analytics bietet eine sekundenschnelle, umfassende Auswertung großer Datenmengen. Effiziente Zusammenarbeit ermöglicht der ELO Dokumenten-Feed mit Kommentarfunktion.

Wichtige Termine im Blick

Wichtige Fristen lassen sich einfach steuern und einhalten. Die digitale Personalakte informiert automatisch vor Ablauf der Frist. So behält die Personalabteilung das Ende einer Probezeit oder die Befristung eines Arbeitsverhältnisses stets im Blick.

Bestimmte Dokumente, wie zum Beispiel Bewerbungen oder Abmahnungen, müssen nach einem vordefinierten Zeitraum vernichtet werden (Kassation). Dies gelingt durch die frei definierbare Kassationssteuerung. Die gesetzlichen Anforderungen bleiben damit jederzeit gewahrt.

Mit der Business Solution ELO HR sind Unternehmen demnach gut aufgestellt. Im Fokus steht die Automatisierung von Arbeitsabläufen, eine höhere Arbeitseffizienz sowie der Datenschutz und die Einhaltung rechtlicher Vorgaben.

»Die Business Solutions von ELO sind sofort einsatzfähige und intelligente Fachlösungen, die auf Best-Practice-Ansätzen basieren«, erklärt Karl Heinz Mosbach, Geschäftsführer der ELO Digital Office GmbH. »Unser neuester Zugang im umfangreichen Solutions-Portfolio ist die digitale Personalakte. Unternehmen können langfristig nur erfolgreich sein, wenn sie Geschäftsprozesse in allen Bereichen digitalisieren. Die Digitalisierung des Personalbereichs ist somit ein wichtiger und notwendiger Schritt.«

Vorteile der digitalen Personalakte von ELO auf einen Blick

• Alle Dokumente zentral und formatunabhängig verwalten
• Bestehende HR-Systeme einfach integrieren
• Durch ein tiefgehendes Zugriffskonzept Daten sicher schützen
• Arbeitsprozesse mobil initiieren
• Daten schnell auswerten und in Beziehung setzen
• Automatische Fristen- und Terminkontrolle nutzen

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