Ausblick auf ECM-Themen 2025

KI und E-Rechnungspflicht

Wie in unserem Rückblick auf die Highlights 2024 zu lesen ist, zählten Künstliche Intelligenz und die E-Rechnungspflicht zu den dominierenden Themen im ECM-Umfeld. 2025 werden sich diese Themen fortsetzen, was auch viele der von uns befragten Branchenexperten bestätigen. Die Vorhersagen haben wir hier jeweils im Originalwortlaut für Sie zusammengestellt:

Jens Büscher, Gründer und CEO von Amagno:

»Im vergangenen Jahr stand bei ECM-Anbietern ganz klar das Thema E-Rechnungspflicht im Fokus. Hier konnten und können wir Unternehmen helfen, sich auf die neuen Vorschriften vorzubereiten, die ab Januar gelten. Sicher wird die E-Rechnungspflicht auch über den Jahreswechsel hinaus ein wichtiges Thema bleiben. Des Weiteren erwarten wir für das Jahr 2025 eine tiefe Integration von Künstlicher Intelligenz in ECM-Systemen. Hier gehen wir voran: Die neue Amagno.AI Technologie ermöglicht es Mitarbeitenden, sich mit den Dokumenten ihres Unternehmens in natürlicher Sprache zu unterhalten. Statt nach einer Suche aus der Liste der Dateien die gewünschten Informationen herauszusuchen, gibt es eine konkrete Antwort innerhalb weniger Sekunden. Das ist ein Paradigmenwechsel in der individuellen Produktivität. Wir sehen diese Änderung im Zugang zu Dokumenten als so relevant an, dass wir unser Produkt mit der Amagno.AI Technologie als Conversational ECM bezeichnen.«

(Bild: Amagno)

Benedikt Weber, CEO von ecoDMS:

»Mit der E-Rechnungspflicht ändert sich ab dem kommenden Jahr das Einsatzgebiet von KI bei der Rechnungseingangsverarbeitung. Bisher extrahieren solche Lösungen mit ihrer hohen Erkennungsrate insbesondere Daten aus Rechnungen und gleichen diese bestenfalls mit Bestellungen ab. Mit der verpflichtenden Anwendung der strukturierten Rechnungsformate XRechnung und ZUGFeRD wird dies hinfällig. Stattdessen kommen KI-Lösungen im Rahmen der Rechnungseingangsverarbeitung künftig beispielsweise beim automatisierten Routing an die zuständigen Sachbearbeiter zum Tragen.«

(Bild: ecoDMS)

Bodo Boer, Direktor Vertrieb der TROPPER DATA SERVICE AG:

»Da der Gesetzgeber Übergangsfristen für den Versand von E-Rechnungen eingeräumt hat, sehen sich Unternehmen ab dem 1. Januar 2025 mit einem hybriden Rechnungsempfang konfrontiert. Sie müssen dann in der Lage sein, Papierbelege, PDF-Dateien, ZUGFeRD- und XRechnungen zu empfangen und zu verarbeiten. International kommen noch weitere Rechnungsformate, Übertragungswege und Regularien hinzu. Das wird für viele Unternehmen ein Kraftakt, bei dem Dokumentendienstleister unterstützen können.«

(Bild: Tropper Data Services)

Martin Echt, Betriebsleiter der Cocq Datendienst:

»Auch wenn der 1. Januar 2025 als Beginn einer neuen Ära des Rechnungsaustauschs gilt, erwarten wir, dass viele Lieferanten-Kunden-Beziehungen weiterhin auf etablierte Papier- oder PDF-Rechnungen setzen und die Übergangsfristen vollständig ausnutzen werden. Daher wird der Anteil elektronischer Rechnungen zunächst wahrscheinlich nur im einstelligen Prozentbereich liegen. Unternehmen, die sich noch nicht intensiv mit E-Invoicing beschäftigt haben, stehen bei der Verarbeitung vor erheblichen Herausforderungen. Dokumentendienstleister haben also viel Arbeit vor sich, um diese Unternehmen bei der Umstellung zu unterstützen.«

(Bild: Cocq Datendienst)

Thomas Uber, CEO von ecoDMS:

»Die Themen Datenschutz und Datensicherheit gehören im Zusammenhang mit DMS-Lösungen zweifelsohne zu den Evergreens. Sie werden allerdings in den kommenden Jahren aufgrund der weltpolitischen Lage leider weiter an Bedeutung gewinnen. Unternehmen sind gefordert, noch stärker darauf zu achten, dass ihre Dokumente vor unbefugtem Zugriff geschützt sind und kontinuierlich Sicherheitskopien erstellt werden. Darüber hinaus sollten sie regelmäßig die Zuverlässigkeit von Funktionen zur Datenwiederherstellung überprüfen. Ein detaillierter und verständlicher Notfallplan hilft, im Worst Case schnell wieder zum Normalbetrieb zurückzukehren.«

(Bild: ecoDMS)