Bitkom untersucht digitales Arbeiten in deutschen Unternehmen

Der Branchenverband Bitkom beobachtet recht genau, wie die Corona-Pandemie die Digitalisierung in deutschen Unternehmen verändert und hat dazu schon mehrfach Befragungen durchgeführt und Stellungnahmen abgegeben. Diese Woche präsentierte Bitkom-Präsident Achim Berg erneut Ergebnisse, die auf der repräsentativen Befragung von 1.102 Unternehmen ab 20 Beschäftigten aus allen Wirtschaftsbereichen basieren. Eine große Rolle spielen Themen, die aus dem Umfeld von Enterprise Content Management (ECM) bekannt sind wie Kollaborations-Tools, digitale Rechnungen und Output-Lösungen.

Kommunikationsmittel und –wege im geschäftlichen Alltag

In Jahr drei von Corona hat sich bei der geschäftlichen Nutzung von Smartphones und Videokonferenzen einiges getan hat. Videokonferenzen gehören in 72 Prozent der Unternehmen zum Alltag, 2020 waren es noch 61 Prozent und 2018 nur 48 Prozent. Smartphones nutzen 83 Prozent der Unternehmen sehr häufig oder häufig, vor zwei Jahren waren es 81 Prozent und 2018 erst 51 Prozent. Zum Standard der Unternehmenskommunikation gehören wie in der Vergangenheit-E-Mail (100 Prozent) und Festnetz-Telefone (96 Prozent). Messenger nutzt die Hälfte der Unternehmen (51 Prozent), vor zwei Jahren waren es 50 Prozent. Kollaborationstools setzen 40 Prozent ein (2020: 36 Prozent). Und in jedem dritten Unternehmen (36 Prozent) wird inzwischen häufig über Social Media kommuniziert (2020: 29 Prozent, 2018: 25 Prozent).

Zugleich werden klassische Kommunikationsmittel seltener verwendet. Erstmals nutzt weniger als die Hälfte der Unternehmen (48 Prozent) häufig oder sehr häufig die Briefpost (2020: 56 Prozent, 2018: 71 Prozent). »Als absoluten Hammer« bezeichnet Berg, dass immer noch 40 Prozent das Faxgerät nutzen. Vor zwei Jahren waren es 49 Prozent, 2018 sogar 62 Prozent. Insgesamt meint Berg, dass die Digitalisierung der Kommunikationswege unumkehrbar sei und sie sich noch einmal deutlich beschleunigt habe: »War der Einsatz etwa von Videokonferenzen und Kollaborationstools durch die Pandemie in vielen Unternehmen zunächst erzwungen oder aus der Not geboren, so haben die vielfältigen Vorteile inzwischen auch Zweifler überzeugt. Das hybride Arbeiten wird der Standard.«

Kollaborationstools für einfache Anwendungen

Bei der Befragung wurde die Verwendung von Kollaborationstools genauer beleuchtet. Dabei blieb es den Befragten selbst überlassen, was sie unter einem Kollaborationstool verstehen. Allerdings gibt es dazu auch in der Fachwelt keine klare Definition. So kann der eine Videokonferenzlösungen dazu zählen und die andere virtuelle Datenräume. Kollaborationslösungen sind häufig auch Bestandteile von ECM-Lösungen.

Nach Ansicht des Bitkoms zeigt ein genauerer Blick auf den Einsatz von Kollaborationstools, dass die digitalen Potenziale noch lange nicht ausgeschöpft werden: So überwiegt beim Einsatz von Tools wie »Microsoft Teams«, »Slack« oder »Google Workspace« momentan noch die Nutzung eher einfacher Anwendungen. Jeweils acht von zehn Unternehmen greifen auf Audio- oder Videokonferenzen der Kollaborations-Lösungen zurück (88 Prozent), nutzen das Terminmanagement (83 Prozent), setzen Einzel- oder Gruppenchats ein (81 Prozent) oder verwenden die Dateiablage für die Zusammenarbeit an Dokumenten (77 Prozent).

Deutlich seltener wird nach Bitkom-Ergebnissen aber auf komplexere Anwendungen wie die Verteilung und Verfolgung von Aufgaben (65 Prozent), die Zusammenarbeit mit Externen wie Kunden oder Zulieferern (63 Prozent), das Wissensmanagement (41 Prozent) oder virtuelle Arbeitsräume (41 Prozent) zurückgegriffen. Da sich der Funktionsumfang von Kollaborationstools deutlich unterscheidet und die Auslegung, was unter die Produktkategorie fällt, eher individuell ist, ist fraglich, ob die Aussagen zu komplexeren Anwendungen aussagekräftig sind. Viele Kollaborationstools lassen diese Einsatzfälle gar nicht zu. Schließlich stehen für solche Aufgaben beispielsweise der Verteilung und Verfolgung von Aufgaben spezielle Workflow-Tools zur Verfügung oder sie sind als Bestandteil von ECM-Tools zu finden.

ECM, ERP und CRM sieht Bitkom als Digital-Office-Lösungen

ECM-Tools, die unter anderem eine digitale Verwaltung geschäftlicher Dokumente ermöglichen, sind laut der Bitkom-Untersuchung bei aktuell bei 76 Prozent der Unternehmen im Einsatz, während es 2020 68 Prozent waren. Der Bitkom fasst ECM-Tools sowie Anwendungen für Customer Relationship Management (CRM)  und Enterprise Ressource Planning (ERP) zu Digital-Office-Lösungen zusammen – was im IT-Bereich nicht unbedingt selbstverständlich ist. So ergab die Befragung auch, dass drei Viertel (77 Prozent) eine CRM-Anwendung zur digitalen Verwaltung von Kundenkontakten nutzen(2020: 60 Prozent). 95 Prozent setzen ERP ein (2020: 77 Prozent).

Mit dem Einsatz digitaler Lösungen für Geschäfts- und Verwaltungsprozesse gibt es eine weit verbreitete Zufriedenheit. So sehen drei Viertel eine Verbesserung bei der Erfüllung von Compliance-Richtlinien (74 Prozent) und der Performance (72 Prozent). Je sieben von zehn Unternehmen sehen eine Zunahme bei der Transparenz (70 Prozent) sowie der Automatisierung (68 Prozent) der Prozesse und zwei Drittel (66 Prozent) bei der Kundenzufriedenheit. Jedes dritte Unternehmen sieht ein verstärktes Angebot an neuen Produkten und Dienstleistungen (38 Prozent) sowie eine erhöhte Zufriedenheit bei Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern (36 Prozent). Uneinheitlich ist das Bild bei der Datensicherheit. Hier sehen 45 Prozent der Unternehmen eine Zunahme, aber 11 Prozent auch eine Abnahme durch die Nutzung digitaler Lösungen.

Papierarmes Büro wird Realität

Deutlich näher rückt das papierarme Büro. So sagt erstmals mehr als die Hälfte der Unternehmen (53 Prozent), dass weniger ausgedruckt wird als noch vor einem Jahr. 2020 waren es noch 49 Prozent, 2018 erst 33 Prozent. Zugleich geben 86 Prozent an, das Unternehmen habe das Ziel, Briefpost durch digitale Kommunikation zu ersetzen. Das sind ebenso viele wie vor zwei Jahren, aber doppelt so viele wie noch 2018 (43 Prozent). Zugleich geben aber inzwischen fast drei Viertel (72 Prozent) an, dass es ihnen auch gelingt Briefpost durch digitale Kommunikation zu ersetzen. Vor zwei Jahren waren dies erst 63 Prozent, vor vier Jahren sogar nur 30 Prozent.

In der Pandemie hat es zudem einen rasanten Anstieg bei der Nutzung digitaler Rechnungen gegeben. Zum ersten Mal ist die Gruppe der Unternehmen, die ihre Rechnungen überwiegend elektronisch erstellen, mit 40 Prozent am größten. Nur noch 25 Prozent erstellen die meisten Rechnungen auf Papier, 32 Prozent nutzen digitale und analoge Wege etwa zu gleichen Teilen. Vor zwei Jahren nutzen erst 24 Prozent überwiegend digitale Rechnungen, aber 33 Prozent vor allem papierbasierte und 41 Prozent beide Wege gleichermaßen.

Allgemeine Entwicklungen aufgrund der Digitalisierung

Generell gibt rund jedes zweite Unternehmen (49 Prozent) an, dass Corona die Digitalisierung des eigenen Geschäftsmodells beschleunigt hat. In 44 Prozent der Unternehmen hat Corona die Digitalisierung der Geschäftsprozesse vorangetrieben (2020: 18 Prozent). Sechs von zehn Unternehmen (60 Prozent) sind überzeugt, dass digitale Technologien dabei geholfen haben, die Pandemie zu bewältigen. Eine knappe Mehrheit (53 Prozent) betont, dass Corona einen Innovationsschub im eigenen Unternehmen ausgelöst hat. Und vier von fünf Unternehmen (83 Prozent) verfügen inzwischen über eine Digitalstrategie, vor zwei Jahren lag der Anteil erst bei 74 Prozent.

Im laufenden Jahr werden die Investitionen in die Digitalisierung von Büro- und Verwaltungsprozessen voraussichtlich weiter zunehmen. 29 Prozent der Unternehmen wollen in diesem Jahr mehr investieren als 2021, nur 14 Prozent planen, ihre Investitionen zurückzufahren. Die Mehrheit (53 Prozent) lässt die Ausgaben unverändert. »Digitalisierung macht Unternehmen krisenfest«, diese Erkenntnis hat sich nach Ansicht von Berg in der deutschen Wirtschaft durch die Corona-Pandemie durchgesetzt. Weiter meint er: »Corona war offensichtlich der Anstoß für viele überfällige Digitalisierungsmaßnahmen, der durch Corona ausgelöste Digitalisierungsschub verstetigt sich.«

Digital Office Index: Indikator für die Digitalisierung

Der vom Bitkom alle zwei Jahre veröffentlichte Digital Office Index steigt im Durchschnitt von 55 im Jahr 2020 auf 59 Punkte in diesem Jahr. Dabei stehen 100 Punkte für vollständig digitalisiert, 0 Punkte sind überhaupt nicht digitalisiert. Große Unternehmen sind dabei deutlich weiter als kleinere. So liegt der Digital Office Index für Unternehmen mit 500 und mehr Beschäftigten bei 68 Punkten, der für Unternehmen mit 100 bis 499 Beschäftigten bei 63 Punkten. Unternehmen, die 20 bis 99 Menschen beschäftigen, erreichen dagegen erst 58 Punkte. Damit gehören laut dem diesjährigen Digital Office Index 39 Prozent der Unternehmen zu den Vorreitern bei der Digitalisierung und 36 Prozent haben einen durchschnittlichen Digitalisierungsfortschritt. Zugleich haben 23 Prozent einen unterdurchschnittlichen Digitalisierungsfortschritt und zwei Prozent gelten als Nachzügler.