CMS-Checkliste: Zehn Punkte für erfolgreiches Content Management

Ein schlichtes, seitenbasiertes Content Management System reicht in vielen Fällen nicht mehr aus. Heutzutage stehen Unternehmen häufig vor der Herausforderung, eine zunehmende Anzahl an unterschiedlichsten digitalen Touchpoints zu bedienen. Für IT-Verantwortliche bedeutet diese Entwicklung, dass die eingesetzten Systeme unterschiedlichste Kanäle mit Inhalten füllen und mehr Funktionen unterstützen müssen. Neben Multichannel Publishing und der Wiederverwendung von Content geht es auch um Funktionen für die bessere Zusammenarbeit (Workflows) sowie um die Möglichkeit, Inhalte dynamisch und individuell anpassen zu können. Mirko Ellinger, Produktmanager von Six Offene Systeme hat folgende Checkliste mit zehn Punkten zusammengestellt, die bei der CMS-Auswahl besonders zu beachten sind:

1. Strukturierte Datenhaltung

Der große Vorteil einer strukturierten Content-Ablage besteht darin, dass sie Ressourcen und Zeit spart: Denn der Inhalt muss nur einmal eingepflegt werden und lässt sich an beliebig vielen Stellen ausspielen. Erfolgt die Verarbeitung und Speicherung von Content unabhängig von seiner Verwendung, spricht man auch von Content as a Service (CaaS).

2. Trennung von Form und Inhalt

Weil medienneutral vorgehaltener Content auf kein Ausgabeformat festgelegt ist, bleibt er mit verschiedenen Darstellungsarten, Wiedergabegeräten und Touchpoints kompatibel. Im Zeitalter des Internet of Things (IoT) ist dieser Decoupled- oder Headless-Ansatz besonders wichtig, da die Trennung des Inhalts vom Frontend – dem Head – reichlich Spielraum bei der Content-Ausgabe bietet. Zudem wird hierdurch Zukunftssicherheit garantiert. Denn wer kann heute schon sagen, welche Form der Content von morgen annehmen wird?

3. Flexibilität

Ein zuverlässiges CMS passt sich den Bedürfnissen seiner Benutzer an. Es ist in seinem Leistungsumfang und hinsichtlich seiner Nutzerzahlen skalierbar und wächst mit seinen Aufgaben. Bei Bedarf lassen sich damit auch mehrere verschiedene Projekte parallel realisieren – von der Firmen-Webseite bis zum Fachverfahren. 

4. Sicherheit

Verfügt ein CMS über ein granulares und präzises Rechtesystem, sorgt das für eine sichere Aufgabenverteilung – und entlastet seine Benutzer. Das versehentliche Überschreiben oder Löschen von Inhalten wird konsequent vermieden, und der Content ist vor unbefugtem Zugriff geschützt.

5. Schnelligkeit

Ein zuverlässiges CMS lässt seine Benutzer nicht lange warten. Performante Datenabfragen und eine leistungsstarke Suchfunktion liefern Ergebnisse in Sekundenbruchteilen. Auch die Verarbeitung großer Datenmengen geht bei einem leistungsstarken System nicht auf Kosten der Geschwindigkeit. Ältere Content Management Systeme hingegen, die ihren Content seitenbasiert ablegen, geraten bei einem hohen Datendurchsatz mit vielen multimedialen Inhalten oftmals in Schwierigkeiten.

6. Steuerung per API

Eine Ergänzung des CMS um individuelle Lösungen oder eine Anbindung an bereits bestehende Infrastrukturen lässt sich dank API (Application User Interface) gut implementieren. Eine vollständige API (API Completeness) ist immer dann wichtig, wenn man sich besonders viele Freiheiten im Umgang mit einem CMS wünscht. Denn nur so kann per API auf sämtliche Inhalte und Strukturen direkt zugegriffen werden.

7. Optimierte Arbeitsprozesse

Ein anwenderfreundliches CMS gestaltet die Arbeitswelt seiner Benutzer nicht unnötig kompliziert, sondern unterstützt sie bei der Einführung und Vereinfachung von Arbeitsprozessen. Ein detaillierter, eng mit dem Rechtemanagement verzahnter Workflow ist hierbei genauso wichtig wie flexibel anpassbare Oberflächen, automatisierte Prozesse und Schnittstellen für den Im- und Export von Daten.

8. Multisite-Betrieb

Unterschiedliche Online-Auftritte – Domains und Multisites – lassen sich von einem kompetenten CMS gleichermaßen verwalten. Für Redakteure und Content-Verantwortliche bedeutet das: Das zeitraubende Wechseln der Arbeitsmittel entfällt, da alle Projekte aus einem System heraus betreut werden können. Darüber hinaus lassen sich auf diese Weise sämtliche im CMS gepflegten Webseiten auf einmal aktualisieren, wenn ein Update ansteht.

9. Mehrsprachigkeit

Mehrsprachigkeit ist für ein modernes Content Management System von großer Bedeutung. Inhalte in verschiedenen Sprachen lassen sich einfach erfassen und unterschiedliche Sprachvarianten desselben Inhalts verweisen aufeinander. Somit sollte auch der Wechsel von einer Sprachversion zur nächsten schnell funktionieren – sowohl beim Einpflegen von Inhalten, als auch beim Aufrufen alternativer Sprachfassungen. Zudem sind sämtliche Arbeitsoberflächen lokalisiert.

10. Dynamischer Content

Dynamisch erzeugte Inhalte – von aktuellen Wetter- und Börseninformationen über Sportnachrichten bis hin zu Produktpreisen – ergänzen redaktionellen Content in Echtzeit und gehören zu digitalem Publishing. Ein zeitgemäßes CMS unterstützt daher das Anreichern des Contents mit automatisch generierten Inhalten. Bei Bedarf ist das CMS in der Lage, eine Vielzahl an Quellen zu bündeln und als stimmige Einheit zu präsentieren.