ECM-Ausblick 2018: Peter Schnautz, Inotec

von Peter Schnautz, Geschäftsführer von Inotec

Trotz E-Mail, elektronischen Formularen oder Online-Portalen – das Papier ist und bleibt in vielen Anwendungsfällen und Weltregionen ein wichtiges Kommunikationsmittel. Leistungsfähige Werkzeuge zur Digitalisierung papierbasierter Informationen werden deshalb auch in 2018 gefragt sein. Dabei geht der Trend hin zu Produktionsscannern für die Verarbeitung großer Belegmengen. Drei Entwicklungen fördern diesen Trend:

1. Die Zentralisierung von Prozessen

Bei wichtigen Aufgaben der Dokumentendigitalisierung – ob im Posteingang oder im Archiv – haben zentrale Lösungen klare Vorteile gegenüber dezentralen Ansätzen. Denn hier scannen die Profis mit speziell für diese Aufgabe konzipierten Geräten. Das Ergebnis ist eine gleichbleibend hohe Bildqualität über den gesamten Projektzeitraum sowie ein produktiver Erfassungsprozess.

Zentrale Scanlösungen sind in der Gesamtkostenbetrachtung zudem preislich attraktiver. Während in dezentralen Umgebungen mehrere Scanner zum Einsatz kommen, genügt bei der zentralen Digitalisierung ein Produktionsscanner der oberen Leistungsklasse. Hinzu kommen Kosteneinsparungen und Ergonomievorteile am Arbeitsplatz. Denn eine Vielzahl an Geräten in dezentralen Lösungen erfordert zusätzliche Räumlichkeiten, führt zu einem größeren Stromverbrauch und steigert den Aufwand für die IT-Ausstattung – beispielsweise durch Installation und regelmäßige Upgrades von Erfassungssoftware. Außerdem schränken Arbeitsplatzscanner den verfügbaren Platz an den Schreibtischen der Mitarbeiter ein.

Die Zentralisierung und Standardisierung von Scanprozessen vereinfacht des Weiteren das Einhalten regulatorischer und gesetzlicher Anforderungen Stichwort »Compliance«. Der Fokus liegt hierbei auf einer höheren Transparenz und Sicherheit. 

2. Große gesellschaftspolitische Projekte weltweit

Produktionsscanner digitalisieren große Mengen an Dokumenten produktiv, sicher und in hoher Qualität. Mit diesen Eigenschaften sind sie bestens für den weltweiten Einsatz in Volkszählungen, Wahlen und Zulassungsprüfungen jedweder Art (Privatschulen, Universitäten, spezielle Berufsgruppen) geeignet. Obwohl einzelne Länder versuchen, auch elektronische Mittel für diese Aufgaben einzusetzen, läuft ein Großteil der Workflows dort weiterhin papierbasiert ab. Dafür gibt es viele gute Gründe, beispielsweise eine geringe Computerdichte in vielen Weltregionen, Sicherheitsbedenken gegenüber digital abgegebenen Ergebnissen oder Stimmen oder kognitive Vorteile beim Lesen und Verstehen von Papierdokumenten.

3. Steigende Anforderungen an die Prozesseffizienz

Der Zeitraum, in dem papiergebundene Dokumente in elektronische Informationen umgewandelt sein müssen, wird immer kürzer. Gleichzeitig steigt die Heterogenität des Belegguts – sowohl in Bezug auf die Formatgrößen, die Stärke und den Zustand des Papiers als auch auf die Lesbarkeit der abgedruckten Informationen. Nur Produktionsscanner sind in der Lage, diesen Herausforderungen gerecht zu werden.

Die neue CeBIT hat den B2B-Charakter verloren

Die Cebit war für viele Unternehmen der ECM-Branche ein gesetzter Termin, als zentrale internationale Plattform für die Präsentation aktueller Produkte und Lösungen. Das wird sich mit der neuen Cebit massiv ändern. Ob es gelingt, den beabsichtigten Spagat zwischen B2B-Orientierung auf der einen sowie Trendveranstaltung mit Event-Charakter für das jüngere Publikum auf der anderen Seite hinzubekommen, bleibt abzuwarten.

Deshalb hat die CeBIT für InoTec und viele Unternehmen der Branche ihren Stellenwert als wichtigste internationale B2B-Veranstaltung verloren. Was viele Aussteller befremdlich fanden: Über die Neupositionierung der Messe wurde im Vorfeld mit nur wenigen ausgewählten Branchengrößen gesprochen. Wer eine solch schwerwiegende Entscheidung nur im kleinen Kreis trifft, darf sich über negative Reaktionen von dem Gros der Aussteller nicht wundern.

Die Konsequenz für Inotec: Wir nehmen nächstes Jahr verstärkt an Partner- und Branchenveranstaltungen teil und überlegen, eigene Workshops und Tagungen durchzuführen.

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