EIM-ERP-Integration in der Public Cloud: Neue SAP-Schnittstelle

Das ERP-System gehört in den meisten Unternehmen zu den zentralen Anwendungen. Aufgrund ihrer Leistungsfähigkeit und ihres Funktionsumfangs, sind die Lösungen der SAP SE weit verbreitet. Anwender kennen jedoch neben den zahlreichen Stärken des Systems auch die Schwächen, was das Informationsmanagement betrifft. Abhilfe schaffen hier ergänzende Lösungen für das Enterprise Information Management (EIM), die einen unternehmensweiten Informationsfluss vollumfänglich abbilden.

So integriert das EIM-System »nscale« von Ceyoniq Technology Einzelanwendungen beispielsweise für das Vertrags-, Rechnungs- oder E-Mail-Management und bietet eine workflowgestützte und somit beschleunigte Dokumentenverarbeitung. Hierzu ist jedoch eine enge Verzahnung mit SAP ERP Voraussetzung, denn erst die unmittelbare Bereitstellung sämtlicher prozessrelevanter Informationen wie Kundeninformationen, Produktstammdaten, Ein- und Ausgangsrechnungen oder Personalakten ermöglicht effiziente Workflows.

SAP und Nscale in perfekter Harmonie

Ist diese Voraussetzung erfüllt, ergeben sich zahlreiche Mehrwerte für die Anwender. Mithilfe prozessorientierter Aktenlösungen werden Daten strukturiert und vollständig aufbewahrt und verwaltet. Häufig sind die digitalen Akten bereits auf Branchenspezifika zugeschnitten oder für bestimmte Vorgänge vorgefertigt. Ein Beispiel ist eine Bestellakte, die alle relevanten Dokumente aus dem Purchase-to-Pay-Prozess beinhaltet. Somit stehen stets die richtigen Informationen zur Verfügung und das – dank verschiedener Client-Ansätze – unabhängig vom Standort der bearbeitenden Person. 

Dass hierfür eine Software außerhalb von SAP zum Einsatz kommt, spielt für die Nutzer keine Rolle. Aufgrund der Schnittstellenoffenheit, die Ceyoniq in ihren Lösungen realisiert, gelingt eine Tiefenintegration in SAP, die einen Systemwechsel überflüssig macht: Die Dokumentenverwaltung geschieht ganz einfach in der gewohnten Arbeitsumgebung, sodass sich die Beschäftigten bei der Einführung einer entsprechenden Software nicht umgewöhnen müssen.  

Die ständige Verfügbarkeit aktueller und zuverlässiger Informationen ist ein wichtiges Argument für die Kombination aus SAP und EIM. Zudem besitzt das leistungsstarke Nscale zusätzlich Funktionen, die den Datenschutz und damit die Rechtssicherheit unterstützen. So müssen Dokumente laut Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) vor dem Zugriff oder der Bearbeitung durch Unbefugte geschützt werden. Hinzu kommen Pflichten zur revisionssicheren Archivierung von bestimmten Dokumenten, wie etwa Rechnungen, sowie Löschfristen, die einzuhalten sind.

Rechte, Rollen, Archivierung: Compliance-konform mit Nscale

Mithilfe von konfigurierbaren Rechte- und Rollenkonzepten können Informationen entsprechend bereitgestellt oder verwehrt werden. So kann etwa die Rolle der Geschäftsführung universelle Zugriffsrechte erhalten, während Beschäftigte aus dem Marketing lediglich die Dokumente öffnen können, die sie für ihre Arbeit benötigen. Je ausgereifter eine Lösung ist, desto feingranularer können solche Rechte bestimmten Rollen oder auch einzelnen Mitarbeitern zugewiesen werden.

Mit einem passenden Konnektor können Daten außerdem revisionssicher archiviert und mit entsprechenden Aufbewahrungsfristen oder Sperrkennzeichen (Stichwort »Legal Hold«) versehen werden. Bei Ablauf der definierten Fristen ist es möglich, Daten automatisiert zu löschen oder zu sperren.

CMIS-Schnittstelle für den Cloud-Betrieb

Mittlerweile streben mehr und mehr SAP-Nutzer den Betrieb in der Public Cloud an, wie die techconsult-Studie »Mit SAP zum intelligenten Unternehmen – Vision oder Wirklichkeit?« belegt: »Unternehmen folgen bei ihrer S/4Hana-Migration der Cloud-First-Strategie von SAP und verabschieden sich zunehmend von dem Gedanken On-Premise-Only. Insgesamt verfolgen 43 Prozent der Unternehmen eine Public-Cloud-Strategie. Dem gegenüber stehen 23 Prozent für die Private Cloud und nur 8 Prozent für On-Premise«, heißt es in der zugehörigen Pressemitteilung des Marktforschungsinstituts.

Damit es jedoch bei der Archivierung von Dokumenten aus der SAP Public Cloud später keine böse Überraschung gibt, muss bei der Wahl des ergänzenden Archivsystems mit großer Sorgfalt vorgegangen werden. Denn: Mit CMIS hat SAP einen neuen Standard für die Archiv-Anbindung eingeführt. Die Kompatibilität mit dieser Schnittstelle ist also eine zentrale Anforderung an eine passende EIM-Lösung mit Archiv. Das Repository, das SAP selbst für die Aufbewahrung von Dokumenten entwickelt hat, ist für Anwender kostspielig und wird zudem künftig auslaufen. Grund ist, dass die Erschließung dieses Marktsegments nicht zu den strategischen Zielen des Software-Konzerns gehört.

Ein zuverlässiger Indikator bei der Lösungswahl ist grundsätzlich deren SAP-Zertifizierung für eine reibungslose Integration in SAP S/4Hana. So weist auch die Ceyoniq Technology nach, dass die Verwaltung und Archivierung von Dokumenten wie Verträgen oder Rechnungen innerhalb des SAP-Ökosystems mit ihrem Produkt Compliance-konform vonstattengeht. Die Funktionen des Dokumenten- und Archiv-Managements stehen dabei direkt im ERP zur Verfügung. Hierzu sind die ArchiveLink-Schnittstelle, die Anbindung von SAP ILM sowie für den Cloud-Betrieb die CMIS-Schnittstelle Voraussetzung. Die Ceyoniq Technology hat CMIS bereits in ihren Systemen integriert und berät und unterstützt Interessierte in diesem Bereich gern.

Erste Anwender profitieren

Noch ist die Verknüpfung von SAP ERP und einer EIM-Lösung mit Archivsystem in der Public Cloud nicht flächendeckend verbreitet. Doch erste Unternehmen haben ein solches System bereits produktiv im Einsatz und profitieren dementsprechend. Unternehmen, die ebenfalls ihre Systeme für das Informationsmanagement in der Cloud betreiben möchten, müssen bei der Wahl des entsprechenden Partners sorgfältig vorgehen: Zertifizierte Produkte und nachweisliche Expertise sind die Voraussetzung für eine gelungene Migration.