Interview: Clients für unterwegs sind noch funktional beschränkt

Zum Teil bieten ECM-Hersteller bereits die dritte Generation mobiler Clients an. Welche typischen Aufgaben kann man heutzutage schon mit mobilen ECM- Clients abdecken?

Zöller: Einfache Lösungen verfügen über eine einfache Aktenstruktur. Bei besseren Lösungen können Anwender komplette Akten mitnehmen. Neuere Lösungen bieten die Möglichkeit, Dokumente zu bearbeiten und auch neue Dokumente, die unterwegs erstellt wurden, der zentralen Akte hinzuzufügen

Was funktioniert dagegen noch nicht so gut?

Zöller: Häufig sind die Offline-Funktionen noch beschränkt wie die Änderung der Akten- und Registerstruktur sowie das Hinzufügen von Dokumenten und Registern.

Warum ist Offline-Fähigkeit bei mobilen ECM-Anwendungen wichtig?

Zöller: Wichtig ist es, weil die Knowledge Worker häufig mobil unterwegs sind und in vielen Gegenden keine oder nur sehr langsame Internetverbindungen zur Verfügung stehen. Mobile Mitarbeiter können sich zwar per VPN-Verbindung in das Unternehmensnetzwerk einwählen, aber häufig nicht längere Zeit darin arbeiten. Sobald man nur mal zehn Belege mit einer GPRS- oder EDGE-Verbindung durchblättern muss, wird man schnell wahnsinnig. Daher müssen Anwender entsprechende Dokumente herunterladen und benötigen für intensives und schnelles Arbeiten die Offline-Fähigkeit.

Worauf muss der Anwender bei der Auswahl offline-fähiger Lösungen achten?

Zöller: Zum einen muss er beachten, auf welcher Client-Plattform er arbeiten will. Ist es ein Windows-basiertes Notebook oder womöglich ein iPad? Hier gibt es erhebliche Unterschiede in der Funktionalität und im Look and Feel, vor allem wenn es sich um native Anwendungen handelt. Zum anderen muss er die Bearbeitungsfunktionen prüfen, ob er eben nur Dokumente betrachten oder auch bearbeiten und Attribute ändern kann. Sind Anwender länger, eventuell sogar mehrere Wochen offline, ist auch entscheidend, wie die Handhabung beim Einstellen von vielen, kann heißen mehreren hundert Dokumenten, aussieht. Ein manuelles Einchecken der neuen oder bearbeiteten Dokumente ist in diesem Fall sehr umständlich. Besser ist hier ein automatisches Einchecken, das sozusagen auf Knopfdruck alle Dokumente, die sich in verschiedenen Akten und Registern befinden, mit der Zentrale synchronisiert.

Welche Arbeitsvorgänge sind offline außerdem nicht so einfach möglich?

Zöller: Wenn der Anwender beispielsweise in einer umfangreichen Akte nach einer Rechnungsnummer sucht, stellt sich die Frage, ob im Offline-Betrieb überhaupt das Attribut Rechnungsnummer zur Verfügung steht, um danach suchen zu können. Muss man sich durch die Akte navigieren, stellt dies bei einer dünnen Akte mit 50 Dokumenten in zehn Registern kein Problem dar. Jedoch ist dies bei einer dicken Akte mit 5000 Dokumenten und 200 Dokumentarten ohne Attributsuche kaum zu bewältigen. Offline hat der Anwender die zugrunde liegende relationale Datenbank in der Regel nicht mit dabei. Nur wenige Anbieter offerieren eine kleine relationale Datenbank für den Offline-Betrieb, was aber sehr komplex in der Realisierung ist.

Welche speziellen Anwendungsfälle sehen Sie sonst noch für den Offline-Betrieb in der Praxis?

Zöller: Kommt das Ingenieursteam eines Anlagenbauers auf die Baustelle, will dies dort die Anlagendokumentation überarbeiten und beispielsweise Bilder hinzufügen. Typisch sind auch Wirtschaftsprüfer, die in einem Prüfteam zwei Wochen beim Mandanten vor Ort sind, und die Prüfakte dabei haben. Die Prüfer fügen ständig Unterlagen, Stellungnahmen und Protokolle hinzu. Es gibt viele Beispiele, wo es nicht nur um das Lesen von Dokumenten geht, sondern um das Bearbeiten und Ändern. Je länger ein Aufenthalt vor Ort ist, desto größer die Wahrscheinlichkeit, dass der Anwender eine Bearbeitungsmöglichkeit benötigt.

Was bedeutet das für die Auswahl des ECM-Systems?

Zöller: Der Anwender muss generell verstehen, welche Funktionalitäten er im Offline-Betrieb gegenüber der stationären Anwendung nicht hat und abwägen, ob ihm das Gebotene reicht. Werden umfangreichere Bearbeitungsfunktionen oder Dokumentenmanagement-Verwaltungsfunktionen benötigt, wird die Auswahl an Systemen sehr sehr dünn.

Mobile ECM-Clients sind teils HTML5-basiert und kommen ohne die Installation von lokaler Software aus. Welche Konsequenzen ergeben sich daraus hinsichtlich der Funktionalität?

Zöller: Moderne HTML5-Cients sind beinahe funktionsidentisch mit ehemaligen Rich Clients. Jedoch müssen alle HTML-5-Clients für alle Dialogfunktionen wie der Abfrage der Datenbank eine Web-Server-Verbindung mit dem System aufnehmen. Alles was nach lokaler Speicherung klingt und Offline-Funktionalität benötigt, ist beim HTML-Client zu hinterfragen. Wenn ein Browser-Client nicht mehr nur mit einer URL-Adresse und dem Web-Server spricht, sondern mit einem lokalen File-System arbeitet, braucht man ergänzende Tools für den verwendeten mobilen Client.

Andere mobile ECM-Clients sind native Apps und betriebssystembezogen. Welche Konsequenzen ergeben sich daraus hinsichtlich der Funktionalität?

Zöller: Verwendet man einen Rich Client, hat man mit anderen Rich-Client-Anwendungen eine schönere Integration. Native Apps haben ein komplett anderes Look and Feel und eine etwas eingeschränktere Funktionalität gegenüber dem Standard-DMS-Client. Für einfache Dinge, um den Arzt beispielsweise ein Akte mitzugeben, sind diese Clients ausreichend.

Nicht nur die ECM-Anwendungen müssen für den mobilen Zugriff gerüstet sein, sondern auch die Dokumente auf die zugegriffen wird. Wie sehen hier die Lösungen in der Praxis aus?

Zöller: Wenn sich auf dem mobilen Client wie einem iOS-Gerät, keine Microsoft-Software befindet, kann sich der Anwender das Microsoft-Word-Dokument nur ansehen, wenn eine Viewer-Applikation vorhanden ist, die mit Microsoft-proprietären Formaten umgehen kann. Konvertiert man alles On Demand in PDF wird es mit der Bearbeitung wieder schwierig. Daher ist es sinnvoller das iOS-Gerät so auszustatten, dass es mit Word umgehen kann.

Wie schätzen Sie das aktuelle Angebot an mobilen ECM-Lösungen ein?

Zöller: Im Vergleich zu den Standard-Clients ist die Funktionalität im mobilen Bereich noch deutlich eingeschränkt. Jedes Jahr wird es besser, auch weil der Markt immer neue Anforderungen in diesem Bereich stellt. Doch hat ein Drittel bis die Hälfte der gebotenen Lösungen noch keine brauchbare Offline-Funktionalität. Prinzipiell gibt es nicht die eine tolle Lösung, aber schon viel Vernünftiges. Der Anwender muss sich die Lösungen im Detail betrachten und den Einsatzzweck berücksichtigen. Erfordert der Einsatzzweck nicht die komplette bidirektionale Synchronisation, ist eine primitive Aktennavigation vorzuziehen, da diese ohne großen Aufwand technisch stabil laufen kann.

Welche Trends und Entwicklungen beobachten Sie im Bereich mobiler ECM-Lösungen?

Zöller: Es ist zu erwarten, dass die Offline-Funktionalität sich den Standard-Clients annähert. Außerdem ist mit mehr nativen iOS-Apps zu rechnen, da iPads im Tablet-Bereich dominieren. Jedoch beobachten meine Kollegen und ich auch eine zunehmende Nutzung von Windows-Tablets, die sich architektonisch meist einfacher in die Windows-basierten Kundenszenarien integrieren lassen als Multi-Client-Plattform-Lösungen aufzusetzen.