Interview zu digitalen HR-Prozessen mit Karl Heinz Mosbach, ELO

Nicht zuletzt durch die Datenschutzgrundverordnung DSGVO sind die rechtlichen Anforderungen an den Umgang mit personenbezogenen Daten gestiegen. Aber auch wegen dem digitalen Wandel in allen Fachbereichen sollten nach Meinung von Karl Heinz Mosbach, Geschäftsführer von ELO Digital Office, Unternehmen die Prozesse in Personalabteilungen digitalisieren.

Warum ist die Digitalisierung im Personalbereich aus Ihrer Sicht wichtig?

Mosbach: Es gibt meines Erachtens zwei wesentliche Gründe: Zunächst betrifft der digitale Wandel alle Fachbereiche eines Unternehmens. Die Personalabteilung ist hiervon genauso betroffen wie die Finanzbuchhaltung, die Rechtsabteilung oder der Vertrieb. Um zukunftsweisend effizient arbeiten zu können, ist die Digitalisierung in allen Bereichen notwendig. Der zweite Grund sind die gestiegenen rechtlichen Anforderungen im Umgang mit personenbezogenen Daten. Egal ob es sich um Bewerberdaten handelt, die per Mail oder Post die Unternehmen erreichen, oder die Personalakte selbst – ohne eine digitale Lösung sind Auflagen wie Auskunftsfähigkeit und Löschanforderungen kaum zu gewährleisten.

Welche Vorteile bringt es den Unternehmen?

Mosbach: Mit digitalisierten Prozessen kann die Personalabteilung einen wertvollen Beitrag zur Unternehmensstrategie leisten. Ein gutes Beispiel ist das Personal-Controlling: Mit einer Analytics-Komponente können große Datenmengen in Sekundenschnelle ausgewertet und analysiert werden. Auf Knopfdruck werden KPIs wie Zielerreichung, Fluktuation oder Urlaubsbestand einer Abteilung ersichtlich. Dies kann als Frühwarnsystem für die Personalplanung dienen. Ein weiterer wichtiger Vorteil ist die Mobilität und eine standortunabhängige Informationsverfügbarkeit, vor allem in Zeiten alternativer Arbeitsmodelle. Auch eine Integration von führenden HR-Systemen bringt wesentliche Vorteile. Wenn die transferierten Daten permanent aktualisiert sind, hat man jederzeit den Überblick über alle Mitarbeiterinformationen.

Wie sollten Unternehmen bei der Digitalisierung in der Personalabteilung vorgehen?

Mosbach: Zunächst einmal sollte man sich nicht abschrecken lassen – die Digitalisierung hat in der Geschäftswelt Einzug gehalten, daher gibt es eine Vielfalt an Lösungsangeboten. Man sollte sich daher in einem ersten Schritt auf einzelne Aspekte der Arbeit konzentrieren und bestehende Prozesse analysieren. Ein gutes Beispiel ist der Wechsel von der traditionell papiergebundenen Personalakte hin zu einer digitalen Variante: Wie würde man durch diesen Wechsel die tägliche Arbeit der Personalabteilung erleichtern? Könnte man die Stammdatenpflege vereinfachen und aus dem führenden HR-System übernehmen? Ist mobiles Arbeiten relevant? Werden Datenauswertungen benötigt? Wie läuft die Zusammenarbeit im Team ab? In einem nächsten Schritt geht es dann um die Auswahl der passenden Technologie und natürlich um die Prüfung Ihrer bevorzugten Lösung auf Datenschutzmöglichkeiten.

Wie weit ist die Digitalisierung im Personalbereich bei Großunternehmen und mittelständischen Betrieben Ihrer Erfahrung nach fortgeschritten?

Mosbach: Die Digitalisierung bringt viele Herausforderungen mit sich – aber auch unzählige Chancen! Wichtig ist, dass die Unternehmen die Digitalisierung aktiv mitgestalten und diese Chancen nützen. Ich beobachte in vielen Unternehmen immer noch Zurückhaltung gegenüber dem digitalen Wandel. Die Haltung »abwarten und schauen, was da kommt« kann zum Nachteil werden, da man Gefahr läuft, die Zeit zu verschlafen. Aktives Handeln ist gefragt – in allen Bereichen, also auch in der Personalarbeit. Viele Unternehmen haben das bereits erkannt. Die mittelständischen Betriebe sind hier noch etwas zaghaft, wobei sich das von Branche zu Branche unterscheidet. Trotzdem zeigt sich eine klare Tendenz: Unternehmen erkennen, dass die fachbereichsübergreifende Digitalisierung heute ein Muss ist.

Was ist bei der Auswahl von HR-Software-Lösungen zu beachten?

Mosbach: Auch hier gilt wieder: Konzentration auf einzelne Aspekte und die Beantwortung der Frage, welche Personalprozesse automatisiert und digital aufbereitet werden sollen. Hat eine Personalabteilung sowohl die digitale Verwaltung aller mitarbeiterbezogenen Informationen, als auch den Einsatz von Workflows und eine Terminkontrolle zum Ziel? Dann macht eine Lösung wie die digitale Personalakte Sinn. Ist diese Entscheidung gefallen, ist eine Bestandsaufnahme wichtig: Sind bereits HR-Systeme im Einsatz? Dann sollte man bei der Wahl der Softwarelösung unbedingt darauf achten, dass diese einfach integriert werden können. Wenn dann noch die Stammdaten in die Personalakte automatisch übertragen und permanent aktualisiert werden, ist man bereits auf dem richtigen Weg.

Inwiefern spielt die Datenschutzverordnung DSGVO bei IT-Lösungen für das Personalmanagement eine Rolle?

Mosbach: Die Anforderungen an den Datenschutz bei der Verarbeitung personenbezogener Daten werden durch die neue EU-DSGVO nochmals verschärft. Personalabteilungen sind hiervon natürlich in besonderem Maße betroffen, da sie zukünftig deutlich mehr dokumentieren müssen: So ist sowohl die eindeutige Beschreibung von Prozessen notwendig, als auch der Nachweis, dass nur notwendige Daten verarbeitet werden. Ein Rechtekonzept ist wesentliche Voraussetzung; personenbezogene Daten müssen fristgerecht gelöscht werden und Bewerber sowie Mitarbeiter sind über die Verarbeitung ihrer Personaldaten zu informieren. Ein ECM-System kann dabei Abhilfe schaffen: Es stellt die nötigen Mechanismen und Funktionalitäten bereit, um eine Compliance-konforme Datenhaltung zu realisieren.

Wie sollen sich Ihrer Meinung nach Unternehmen auf die allgemeine Digitalisierung aus personalpolitischer Sicht organisatorisch und technisch aufstellen?

Mosbach: Voraussetzung für eine erfolgreiche Digitalisierung in den Unternehmen ist nicht nur die Wahl der richtigen Technologien, Plattformen und Prozesse, sondern auch die Akzeptanz und die Beteiligung aller Mitarbeiter. Die digitale Transformation bedeutet Veränderung – Veränderungen können Unsicherheit bei den Mitarbeitern erzeugen. Daher sind Weiterbildungsangebote wichtig, aber auch Unterstützung für die Fachbereiche bei der Einführung neuer Softwarelösungen. Das kann zur Folge haben, dass das IT-Team entsprechend eingearbeitet und personell vielleicht sogar aufgestockt werden muss. Vorab ist jedoch die Beantwortung folgender Fragen wesentlich: Welche Digitalisierungsmaßnahmen gibt es bereits? Wo stehen wir und wo wollen wir hin?

Welche Lösungen halten Sie zur Digitalisierung des Personalmanagements aktuell bereit?

Mosbach: Diesen Herbst präsentieren wir auf der Messe »Zukunft Personal« in Köln und auf dem ELO Solution Day am 11. Oktober in Stuttgart unsere digitale Personalakte, die »Business Solution ELO HR«. Unsere neu entwickelte Lösung unterstützt Personalabteilungen beim Aufbau einer elektronischen Personalakte und vereint sämtliche Dokumente formatunabhängig an einem zentralen Ort. Mit ELO HR lassen sich aber nicht nur Personaldaten erfassen, auch Prozesse können initiiert und Termine gesteuert werden. Auch die Anbindung an HR-Systeme ist möglich: ELO HR schafft durch die Verbindung zum ECM-System zahlreiche Synergien. Ein tiefgreifendes Berechtigungssystem sowie Verschlüsselungstechnologien sorgen für die Einhaltung von Datenschutzrichtlinien und gesetzlichen Vorgaben.

Wie sehen Ihre weiteren Produktplanungen im Personalbereich aus?

Mosbach: Als nächstes wird die Business Solution ELO HR durch verschiedene Erweiterungen ergänzt. So sind für das neue Jahr Lösungen zu den Themen Bewerbermanagement und Abwesenheitsmanagement vorgesehen.