Jahresrückblick auf ECM-Themen 2018 im Bereich Technik

Beherrschendes Thema in den ersten Monaten 2018 war die EU-Datenschutzgrundverordnung (EU-DSGVO). Seit 25. Mai dieses Jahres drohen Strafen, falls Unternehmen die DSGVO nicht erfüllen. Der Stichtag sorgte für große Verunsicherung, da vielen nicht klar war, ob und wie sie die Vorschriften umsetzen sollen. Laut einer Umfrage von SER im Februar waren drei von vier Unternehmen nicht DSGVO-ready. Aber auch Ende September hatten einer Umfrage des Branchenverbandes Bitkom zufolge drei Viertel der Unternehmen die Vorgaben noch immer nicht erfüllt.

Grundsätzlich geht es in der DSGVO um den Schutz personenbezogener Daten, die Unternehmen und Vereine speichern und verarbeiten. Institutionen müssen dokumentieren, welche personenbezogenen Daten sie warum und wann gespeichert beziehungsweise gelöscht haben und bei Bedarf diese Daten an die betroffene Person aushändigen. Außerdem ist festzuhalten, wie mit den personenbezogenen Daten im laufenden Betrieb umgegangen wird, welche Schutzmechanismen bestehen, wer dafür verantwortlich ist und mit diesen Daten arbeitet.

DSGVO und der ECM-Zusammenhang

Wesentliche Anforderungen der DSGVO hängen mit Zugriffsrechten, der Verfügbarkeit und Revisionssicherheit von Daten beziehungsweise Informationen zusammen, was sich wiederum durch Software für Enterprise Content Management (ECM) und Dokumentenmanagement abdecken lässt. Wie ECM- und DMS-Lösungen bei DSGVO-Aufgaben helfen, stellten wir daher unter anderem im Rahmen eines Themenspecials vor. Auch der Bitkom veröffentlichte einen Leitfaden, der die Einhaltung von DSGVO mit ECM-Lösungen behandelt .  

Die gefürchtete Abmahnwelle ist bislang nicht eingetreten und größere Probleme oder Behinderungen des Geschäftsalltags hat es wohl auch kaum gegeben. Trotzdem herrscht weiter Verunsicherung, ob nicht doch noch Schwierigkeiten drohen beziehungsweise wie das Thema gut abgedeckt werden kann.

Schwerpunkte von neuen ECM-Produkten

Aufgrund der Aktualität und Brisanz waren DSGVO-Funktionen Gegenstand einiger neuer Produkte und Services auch von Major Releases im ECM-Bereich. So richtete ELO Digital Office in der Hauptversion »ELO ECM Suite 11«, die Ende Mai veröffentlicht wurde einen Fokus darauf. Ebenso wie in dem alle zwei Jahre veröffentlichten Major Release von ecoDMS ist es beispielsweise möglich, Löschfristen von personenbezogenen Daten nach DSGVO-Vorgaben automatisiert einzuhalten.

Bei den ECM-Neuheiten wurde auch das Thema cloudbasierte Bereitstellungsmodelle weiter ausgebaut. So veröffentlichte DocuWare mit ihrer ECM-Software »DocuWare 7« beispielsweise bereits die vierte Cloud-Generation und steigert darin unter anderem Leistung und Geschwindigkeit. Cloudbasierte Bereitstellung bedeutet, dass die Software nicht lokal installiert ist, sondern bei einem Provider. Updates mit Neuerungen können so automatisch eingespielt werden, ohne dass der Kunde einen Aufwand hat. Jedoch kann es auch eine Umstellung im Abrechnungsmodell bedeuten. Anbieter versuchen, sich kontinuierliche Umsatzquellen zu erschließen. So will der finnische ECM-Anbieter Software M-Files seine Abrechnung auf ein monatliches Mietmodell umstellen.

Neben DSGVO standen Cloud, KI und Analytics im Fokus

Neben Neuheiten rund um DSGVO und Cloud gab es einige neue Entwicklungen im Bereich Analytics. So können Anwender von ELO Analytics zum Beispiel aus dem Dashboard einer Risikoanalyse mit einem Klick alle Verträge einer laufenden Vertragsakte öffnen und ein Kündigungsverfahren einleiten. Zusätzlich lassen sich weitere Datenquellen wie Rechnungen, digitale Akten und E-Mails für Analysen nutzen. OpenText bietet über ihre KI- und Analyseplattform »Magellan« ebenfalls einige Möglichkeiten. Per Sensoren überwacht das kalifornische Weingut E.&J. Gallo Winery in Verbindung mit Magellan das Wachstum seiner Rebstöcke bezüglich Feuchtigkeit, Bodenqualität, Krankheiten sowie Insektenbefall und stellt deren Bewässerung und Pflege genauestens auf die Daten ein. Künstliche Intelligenz (KI) kommt ins Spiel, um bessere Trendaussagen für die  Zukunft treffen zu können und vorherzusagen, wie sich beispielsweise eine Trockenperiode langfristig auf die Weinqualität auswirkt.

KI ist ein weiteres technisches Trendthema, das gerade in den letzten Wochen hohe Popularität erfahren hat. Was KI in Verbindung mit ECM ermöglichen kann, haben wir in unserem letzten Online Special genauer unter die Lupe genommen. Neben verbesserten Analysen und proaktiven Vorhersagen lässt sich KI im ECM-Bereich besonders im Input-Segment für die Extraktion von Metadaten aus Dokumenten nutzen. Die Erkennung und Erfassung von Metadaten, Dokumenttypen und Inhalten kann mit Nutzung von KI-Technologien besser automatisiert werden. Unter dem Stichwort Robotic Process Automation (RPA) gibt es bereits Lösungen wie von Kofax, die sich dieser Möglichkeiten bedienen und in Zukunft von vielen weiteren Anbietern folgen werden. Das Interesse seitens der Anwender für solche zeitsparenden Erfassungslösungen, die monotone und manuelle Tätigkeiten zur Zuordnung von Informationen in digitale Systeme erledigen, ist jedenfalls sehr groß.

Was sich neben technischen Entwicklungen personalpolitisch, veranstaltungstechnisch und auf Unternehmens und Wettbewerbsebene im ECM-Bereich getan hat, lesen Sie in den nächsten Tagen auf ECMguide.de.