Realität und Zukunft: Mittelstandsstudie von n-komm zu ECM

Obwohl man Enterprise Content Management (ECM) als Herzstück der Digitalisierung ansehen kann, ist deren Verbreitung im Mittelstand nicht gerade ausgesprochen hoch. Um mehr über die ECM-Ansichten und -Themen von mittelständischen Unternehmen zu erfahren, ließ n-komm eine Studie durchführen, die nun kostenfrei zur Verfügung steht.

Mittelstandsstudie soll Klarheit bringen

In vielen Großunternehmen ist Enterprise Content Management (ECM) bekannt und im Einsatz. Doch wie sieht es im Mittelstand aus? Um sich hier ein genaueres Bild zu machen, gab das IT-Systemhaus n-komm die Studie »Enterprise Content Management im deutschen Mittelstand: Realität und Zukunft« in Auftrag. Ein zentrales Ergebnis der von Grohmann Business Consulting durchgeführten Studie ist, dass für knapp die Hälfte der Befragten (46 Prozent) ECM ein vertrautes Konzept darstellt und sich 31 Prozent bereits mit dem Thema ECM im Unternehmen beschäftigt haben. Für Alexander Kühn, Geschäftsführer von n-komm ist es »eigentlich erschreckend zu sehen, wie wenig sich der deutsche Mittelstand noch mit dem Thema ECM auseinandergesetzt hat. Wir sehen ECM als Herzstück der Digitalisierung an, als Mittelpunkt, auf dem man intern seine Prozesse aufsetzen kann.« Durch ECM werden Prozesse effizienter, schneller und tragen damit auch aktiv zum Ertrag des Unternehmens bei.

Abgrenzung von ECM zu DMS

Am häufigsten verbinden die Befragten mit dem Begriff ECM einen einheitlichen Prozess für das Bearbeiten und Verwalten von Daten und Dokumenten, gefolgt vom Zuordnen von Dokumenten zum Beispiel zu Geschäftsvorfällen oder Projekten und dem reinen Verwalten von Dokumenten. In diesem Zusammenhang ist Kühn wichtig, auf die Unterscheidung von ECM- und Dokumentenmanagement-Systemen (DMS) hinzuweisen: »Ein DMS-System legt meine Daten rechtssicher ab. Ein ECM-System verknüpft diese Daten mit Workflows, mit Prozessen. Wir betreuen Kunden, die bilden nicht nur interne Prozesse mit ECM ab, nein die gehen sogar weiter und bilden Prozesse in der Kundenkommunikation mit ECM ab. Ein ECM System bietet einfach Mehrwert.« Diesen Mehrwert haben viele Unternehmen gerade in der Anfangsphase der Corona-Pandemie kennen und schätzen gelernt.

»Es gab sehr viele Unternehmen, die auf uns zugekommen sind und aktiv nach Unterstützung bei der Digitalisierung gefragt haben. Klar, Mitarbeiter waren plötzlich im Homeoffice und dann wird es schwierig, mit der Postmappe durchs Haus zu laufen«, berichtet Kühn, der in den letzten Monaten eine etwas nachlassende Nachfrage verzeichnet, die sich aber immer noch auf einem hohen Niveau bewegt. Schließlich könne man durch Digitalisierung und Automatisierung auch Kosten sparen und dem Personalmangel entgegen wirken, unter dem aktuell die meisten Unternehmen leiden. Allerdings deckt sich Kühns Erfahrung in diesem Punkt nicht mit den Studienergebnissen: Hier ist mit vier Prozent der Anteil der Umfrageteilnehmenden, die die Einführung einer ECM-Standardlösung im Unternehmen planen, sehr klein.

Auswahl des richtigen ECM-Systems

Ganz konkrete Angaben gibt es auch zur Bekanntheit von ECM-Herstellern unter den Befragten: An erster Stelle wird hier DocuWare mit 75 Prozent vor ELO Digital Office mit 61 Prozent und Microsoft aufgrund ihrer SharePoint-Lösung mit 57 Prozent genannt. Fällt die Entscheidung für eine ECM-Lösung werden Funktionalität und Preis als Hauptkriterien bei der Auswahl genannt. Jedoch sollte der Preis nach Kühns Ansicht nicht die größte Rolle spielen, da sich die Lösungen teilweise sehr deutlich in Art und Funktion unterscheiden: »Zum Beispiel bietet mir ELO einen eigenen Workflow Designer an, mit dem ich hausintern eigene Prozesse visuell und sehr einfach umsetzen kann. Viele der anderen genannten Anbieter bieten diese Funktion in ihren Lösungen nicht. Die Anwenderunternehmen müssen dann zum ECM-Partner und sich dort etwas für viel Geld programmieren lassen. Sprich, man sollte auf jeden Fall auch die Folgekosten betrachten.« Wichtig sei auch die Benutzeroberfläche, denn die Einfachheit des Systems ist eine entscheidende Voraussetzung für dessen Akzeptanz.

Die komplette Studie »Enterprise Content Management im deutschen Mittelstand: Realität und Zukunft« kann kostenfrei über die Webseite von n-komm heruntergeladen werden.