Rückblick auf das Corona-geprägte ECM-Geschehen 2020

Natürlich war auch im Bereich Enterprise Content Management (ECM) 2020 vieles von der Corona-Pandemie geprägt. Am augenfälligsten war dies bei den Veranstaltungen, die in Präsenzform so gut wie alle ins Wasser fielen. Während ELO Digital Office seinen traditionellen ECM-Fachkongress  im Januar in Stuttgart noch wie gewohnt durchführen konnte, wurden spätestens ab März alle Messen und Kongresse abgesagt oder wie bei OpenText, Hyland, d.velop und Compart in Online-Veranstaltungen umgewandelt.

Besonders bitter war der Stopp von Präsenzveranstaltungen für die erstmals vom 17. bis 19. März in Hannover geplante Twenty2x, die Digitalisierungsthemen für den Mittelstand und den Behördenbereich und damit ehemalige Cebit-Kernthemen adressieren sollte. 180 Unternehmen aus zwölf Ländern hatten ihre Beteiligung verbindlich zugesagt. Neben einigen Verbänden wie dem Verband der Internetwirtschaft eco und dem Bundesverband Digitale Wirtschaft BVDW – jedoch nicht dem Bitkom – hatten sich unter anderem DocuWare, IBM, InoTec und Materna angemeldet. Nachdem die Veranstaltung zunächst auf Juni 2020 verschoben war, für März 2021 schon zwei Termine kommuniziert waren, ist Stand heute, im Juni 2021 ein hybrides Liveevent in Hannover geplant.

Corona-Krise sorgt im ECM-Bereich für Rückenwind

Spätestens mit dem ersten Corona-bedingten Lockdown im März änderte sich das gesamte private, öffentliche und wirtschaftliche Leben. Wo immer möglich, schickten Unternehmen quasi über Nacht ihre Mitarbeiter ins Home-Office, was der ECM-Branche einen zusätzlichen Schub verlieh. Da ECM-Produkte Digitalisierung in allen wesentlichen Geschäftsbereichen gestatten, sind entsprechende Lösungen besonders gefragt. »Die Corona-Krise hat den Stellenwert der Digitalisierung weiter vorangetrieben«, unterstreicht Jens Büscher, Geschäftsführer des ECM-Unternehmens Amagno. »Die stärkere Digitalisierung und das Arbeiten vom Home Office aus geben uns derzeit Rückenwind«, erklärt auch Michael Mors, Deutschland-Chef von Box. Unternehmen, die zu Beginn der Krise überwiegend papierbasiert arbeiteten, mussten erheblich aufrüsten, damit Mitarbeitende zeit- und ortsunabhängig agieren konnten. Besonders gefragt waren unter anderem Videoconferencing- und Collaboration-Tools, um virtuelle Konferenzen, Besprechungen und Workshops durchzuführen. Neben der digitalen Zusammenarbeit ist es aber auch wichtig, dokumentenbasierte Prozesse wie die Post-und Rechnungsbearbeitung digital erledigen zu können, wofür ECM-Systeme ebenfalls Lösungen bereithalten.

Um am Anfang der Corona-Pandemie Unternehmen den Einstieg in digitale Lösungen einfach und günstig zu gestalten, boten einige Firmen spezielle Angebote an. Sie umfassten Serviceangebote und Preisnachlässe für Selbstständige und Unternehmen, die durch die Corona-Krise geschädigt waren. Innovativ zeigte sich mancher Hersteller aus dem ECM-Umfeld aber auch, was die Entwicklung von Lösungen zur Bekämpfung der Corona-Pandemie betrifft. So entwickelte Easy Software eine Mitarbeiter-App mit Health-Modul mit dem mögliche Infektionsketten in der Belegschaft von Unternehmen nachvollziehbar sein sollen. Um Gesundheitsämtern die Betreuung von Quarantäne-Betroffenen zu erleichtern, hat Materna die App »GESA« geschaffen, die als erstes in Dortmund zum Einsatz kam. Das Bielefelder IT-Unternehmen bpi solutions entwickelte eine App, die in Pandemiezeiten die von den Behörden geforderte Registrierung von Besuchern und Gästen bei Events vereinfacht. 

Bitkom Digital Office Studie belegt Digitalisierungs-Trend mit Zahlen

Im Herbst brachte die Studie »Bitkom Digital Office Index 2020« hervor, dass die Corona-Pandemie im ersten Halbjahr 2020 tatsächlich für konkrete Investitionen sorgte: Mehr als jedes zweite Unternehmen (55 Prozent) hat die Investitionen in Hardware wie mobile Endgeräte erhöht. 39 Prozent gaben mehr Geld für Software aus, etwa in Form von Lizenzen für bestimmte Anwendungen. Grundsätzlich wollten 38 Prozent der Unternehmen mehr Geld in die Digitalisierung ihrer Büro- und Verwaltungsprozesse investieren als 2019.

Bei der Lösungsauswahl stehen Cloud-basierte ECM-Produkte hoch im Kurs, da sie ohne weitere Investitionen in Hard- und Software relativ schnell eingesetzt werden können. »Schon seit Längerem geht der Trend in die Cloud. Der Digitalisierungsschub während der Corona-Krise hat dies nochmals verstärkt«, meint Büscher. Die schnelle Verbreitung des Virus und die Maßnahmen der Regierung habe so manche Unternehmensverantwortliche wachgerüttelt. Denn die Krise und der damit verbundene Lockdown führte bei einer Vielzahl von Entscheidern zu einem Umdenken in puncto Digitalisierung und auch zur bisherigen Einstellung zu Cloud-Anwendungen. Wie Zahlen des Bitkom bestätigen, haben Cloud-basierte Lösungen inzwischen einen höheren Anteil als stationäre: So betreiben 63 Prozent der Unternehmen ihre ECM-Lösung in der Private Cloud, 35 Prozent in der Public Cloud und nur noch 16 Prozent On-Premises.

Behörden sorgen für Schub bei E-Rechnungen

Bedingt durch die Corona-Pandemie aber auch durch rechtliche Bestimmungen erfuhr in diesem Jahr auch die E-Rechnung einen Schub. Gemäß der EU-Richtlinie 2014/55/EU, die sich in Deutschland in der E-Rechnungsverordnung (E-Rechv) widerspiegelt, müssen die Behörden der EU-Staaten in der Lage sein, E-Rechnungen gemäß Norm EN 16931 zu empfangen und zu verarbeiten. Bund, Länder und Kommunen sowie Unternehmen der öffentlichen Hand sollen dazu seit April dieses Jahres in der Lage sein. Generell hat man sich in Deutschland auf den E-Rechnungsstandard XRechnung geeinigt. Nicht einheitlich geregelt sind Länder- und Kommunen-übergreifend die Übertragungswege. Für Auftragnehmer, die regional unterschiedliche öffentliche Auftraggeber bedienen, kann dies zu einem hohen Bearbeitungsaufwand führen. 

Zunächst ist für Auftragnehmer nun seit 27. November auch die elektronische Rechnungszustellung an den Bund aber noch nicht an Einrichtungen der Länder und Kommunen verpflichtend. Die Übertragung der E-Rechnung im X-Rechnungsstandard muss über die Zentrale Rechnungseingangsplattform (ZRE) geschehen. Mit Berlin, Thüringen, Sachsen, Mecklenburg Vorpommern und Brandenburg haben sich fünf Bundesländer für ein zentrales Portal-Pendant OZG-RE für Rechnungen auf Länderebene entschieden. Die anderen Bundesländer wollen zum Teil wie Baden-Württemberg eigene Portale betreiben oder haben wie Bayern mit der E-Mail andere Übertragungswege vorgesehen.

Laut dem »Bitkom Digital Office Index 2020« sind erst 30 Prozent aller Unternehmen in der Lage, Rechnungen in einem strukturierten elektronischen Format wie XRechnung oder ZUGFeRD, zu übermitteln. Fast zwei Drittel der Unternehmen setzen dem Bitkom zufolge das Portable Document Format (PDF) als elektronisches Rechnungsformat ein. Doch PDF-Dateien sind gemäß der EU-Richtlinie keine elektronische Rechnung, sie liefern lediglich eine bildhafte Darstellung. Für die elektronische Weiterverarbeitung müssen die Rechnungsinformationen manuell oder über eine zusätzliche Texterkennung in die Buchungssoftware übertragen werden. Demgegenüber sind beispielsweise XRechnung oder ZUGFeRD als maschinenlesbare Datenformate konzipiert. Sie erlauben es, Rechnungsdaten direkt und ohne Medienbruch in die verarbeitenden Rechnungssysteme zu importieren.

Ausblick auf 2021

Leider wird die gerade auf einem neuen Höhepunkt befindliche Corona-Pandemie auch das kommende Jahr noch prägen. Schlägt sich die Wirtschaft weiterhin so wacker, wird es auch für ECM-Hersteller genug zu tun geben. Schließlich geht die Digitalisierung in vielen Betrieben weiter. Außerdem gibt es viel Arbeit, die teils hastig aufgebauten Lösungen zu konsolidieren, um einzelne Datensilos zu vermeiden.