Cloud-Content-Management für kleine wie für große Firmen

Dokumenten- und Content-Management in die Cloud auszulagern, ist sowohl für kleine als auch für größere Unternehmen praktikabel. Wie die Beipiele von G. Frey Sanitärtechnik und Schneider Electric zeigen, ist es unabhängig von der Unternehmensgröße wichtig, integrierte Systeme aufzubauen. Über Schnittstellen werden weitere wichtige lokal installierte und cloudbasierte Business-Anwendungen an die Cloud-Management-Systeme angebunden, die elektronische Workflows zulassen. So lassen sich Geschäftsprozesse digital abbilden und ortsunabhängiges Arbeiten ermöglichen.

Handwerksbetrieb setzt auf Docuware

Der Traditionsbetrieb G. Frey Sanitärtechnik aus Esslingen beschäftigt zwölf Mitarbeitende. Seit Januar 2019 hilft das cloudbasierte Dokumentenmanagement-System (DMS) »DocuWare« dabei, den zeitlichen Aufwand für Organisation und Verwaltung zu reduzieren. Außerdem schafft die Lösung Rechtssicherheit im Umgang mit digitalen Rechnungen, die der Handwerksbetrieb von fast allen Lieferanten erhält.  »Für den elektronischen Rechnungseingang eine gesetzeskonforme Archivierung sicherzustellen, war letztlich der entscheidende Grund für die Einführung eines Dokumentenmanagement-Systems (DMS)«, berichtet Paul Altenburger, Prokurist bei G. Frey Sanitärtechnik. Pro Cloud-Lösung sprachen das gute Preis-Leistungs-Verhältnis sowie die einfache Verfügbarkeit. Gleichzeitig konnte man auf zusätzliche Hardware-Anschaffungen verzichten. Die Cloud–Lösung von Docuware befindet sich ebenso wie die gespeicherten Daten der Kunden auf »Microsoft Azure«.

Die Umsetzung des Projekts erfolgte mit dem Systemhaus BISSINGER, das Docuware in die spezielle Branchensoftware »Winprojekt« für das Handwerk integrierte. Die damit erstellten Kostenvoranschläge, Auftragsbestätigungen, Ausgangsrechnungen, Lieferscheine und Mahnungen werden über die Druckfunktion automatisch verschlagwortet und im Dokumenten-Pool gespeichert. Durch die Integration in die E-Banking Software »Sfirm« wird auch der gesamte Zahlungsverkehr zentral archiviert, ebenso wie sämtliche digital eingehenden Rechnungen und Lieferscheine. Die wenigen Belege, die der Handwerksbetrieb noch per Post erhält, werden gescannt, mit dem Docuware-Cloud-Service »Intelligent Indexing« verschlagwortet und ebenfalls abgelegt. Zudem besteht eine DATEV-Integration, wodurch die kompletten Datensätze inklusive Kreditorennummer, Zahlungsziel und IBAN nach der Freigabe an das Rechnungswesen übergeben werden. Während Docuware in der Cloud abläuft, sind die angebundenen Lösungen lokal installiert.

Workflows bilden wichtige Geschäftsprozesse ab

Mehrere digitale Workflows steuern die Auftragsbearbeitung, die Rechnungsstellung sowie die anschließende Zahlungsüberwachung. Mit Eingang des Kundenauftrags erhält die Montage dazu zunächst den Auftragszettel, welcher die zu erledigenden Arbeiten dokumentiert und am Ende vom Kunden unterschrieben wird. Zurück im Büro wird dieser gescannt und in Docuware abgelegt, worauf automatisch die Abläufe zur Rechnungsstellung und Zahlungsüberwachung angestoßen werden. So meldet das System etwa fällige Mahnungen im Falle eines Zahlungsausfalls. Bei Kundenanfragen können die Mitarbeiter jederzeit und mit nur wenigen Mausklicks auf alle Dokumente zugreifen. »Ich habe jetzt jederzeit einen Überblick, welche Rechnung wann und in welcher Höhe bezahlt wurde«, ist Altenburger zufrieden. Bei Kundenanfragen kann er außerdem rasch auf alle Dokumente zugreifen und etwa über Details einer Abrechnung sofort am Telefon Auskunft geben. Weitere Arbeitserleichterung und mehr Transparenz bringt dem Handwerksbetrieb laut dem Prokuristen auch der Workflow zur Prüfung von Eingangsrechnungen: »Sobald die digitale Rechnung archiviert ist, kann ich sie schnell und bequem am Bildschirm prüfen und freigeben.« Nach Buchung und Zahlungsfreigabe ist die Rechnung dann revisionssicher archiviert.

Von unterwegs oder beim Kunden können die Mitarbeitenden ebenfalls auf notwendige Unterlagen zugreifen. Statt Papierordner zu durchsuchen, genügt beispielsweise die Eingabe einer Artikelnummer. Sofort ist klar, wann und von welchem Großhändler eine Armatur geliefert wurde. Notwendige Ersatzteile sind umgehend bestellt und Garantieansprüche schnell geklärt.

Elektrotechnik-Konzern arbeitet mit Box

Schneider Electric begann 2012 auf cloudbasiertes Content-Management von Box umzustellen, da das ursprüngliche System nicht die gewünschte Flexibilität bot und auch keine Umsetzung einer Mobile-First- oder Cloud-First-Strategie möglich war. Früher speicherte das Unternehmen 80 Prozent seiner Inhalte lokal auf gemeinsamen Laufwerken und tauschte sie per E-Mail aus. Als großes Unternehmen mit einer langen Geschichte verfügt Schneider Electric über viele technologische Altsysteme und obsolete Prozesse. In diesem Zusammenhang erklärt Elizabeth Hackenson, CIO bei Schneider Electric: »Wir haben diesen Monolithen selbst erschaffen. Im digitalen Zeitalter sehen wir nun, dass wir diesen Monolithen auflösen können, indem wir Best-of-breed-Anwendungen über APIs für uns nutzen.«

Generell ist Box in der Lage, über 1.500 Partnerlösungen, die ebenfalls cloudbasiert arbeiten, zu integrieren. Außerdem lassen sich auch On-Premise-Lösungen anbinden. So kann Box über alle Anwendungen hinweg für die gesamte Firma als zentraler Content-Layer fungieren, in dem die Dokumente abgespeichert sind. Auf diesen haben Anwender aus allen Anwendungen wie »SAP«, »Office365« und »Adobe« heraus Zugriff und jedes Dokument ist nur einmal vorhanden.

Mit Box befinden sich bei Schneider Electric inzwischen 90 Prozent des Contents in der Cloud. Über 142.000 Mitarbeitende nutzen Box aktiv sowie 100.000 externe Nutzer im erweiterten Ökosystem. »Wir nutzen Box intensiv – im gesamten Unternehmen«, erklärt Hackenson. Jetzt können die Benutzer ihre Inhalte direkt aus ihren bevorzugten Anwendungen wie »Salesforce« und Office 365 über Box austauschen bei gleichzeitiger Wahrung der Governance und brauchen Daten nicht mehr über ungesicherte Emails hin und her schicken.

Einfaches und transparentes Arbeiten

Generell hat Box dem Unternehmen intuitivere, optimiertere Unternehmensprozesse ermöglicht. Zum Beispiel ist die Erstellung von Angebotsanfragen für Projektmanager normalerweise aufwendig, da sie Zahlen aus verschiedenen Quellen in einem Dokument zusammentragen müssen. Box erleichtert die Kommunikation und die Freigabe verschiedener Dateitypen für Anbieter außerhalb des Unternehmens. Die Vertriebsteams können bei Kundenterminen auf Präsentationen und Marketingmaterial zugreifen, ohne die Dateien im Vorfeld herunterladen zu müssen. Die detaillierten Zugriffberechtigungsstufen sorgen dabei für die notwendige Sicherheit und den Schutz der Daten.

Zudem hat Box Schneider Electric dabei unterstützt, zahlreiche papierbasierte Prozesse zu digitalisieren, darunter faxbasierte Lieferantenbestellungen, rechtliche Abwicklungsprozesse, die Verwaltung von Mitarbeiterdaten und viele Lieferketten-Anwendungsfälle. Mit Box als Content-Ebene und kohäsiven Prozessen hat Schneider Electric jetzt einen konsistenten Überblick über das unternehmenseigene Ökosystem, das 207 Werke in 44 Ländern umfasst.

Da Unternehmen wie Schneider Electric zahlreiche Verträge abschließen, war auch die Integration von Box mit der elektronischen Signaturlösung »DocuSign« hilfreich. Unmengen an Papier und manuelles Unterzeichnen gehören damit der Vergangenheit an.

Cloud-Content-Management lohnt sich sowohl bei kleinen wie großen Anwendern, die Docuware wie Box und andere Anbieter gleichermaßen bediehnen. Die Abrechnung des Cloud-Services erfolgt in der Regel pro User, wobei der Pro-Kopf-Preis bei einer steigenden User-Anzahl meist abnimmt. Als weitere Preiskomponenten kommen bei den Cloud-Anbietern häufig beispielsweise der belegte Speicherplatz, genutzte Funktionen und die Anzahl der integrierten und genutzten Applikationen hinzu.