Interview: »Von der Wiege bis zur Bahre – 15 Jahre ECM«

Eigentlich wollte unser Chefredakteur Engelbert Hörmannsdorfer mit Dr. Ulrich Kampffmeyer, dem deutschen Experten für Informationsmanagement und Geschäftsführer von Project Consult, ein Interview über den aktuellen Stand von ECM im Vorfeld der Veranstaltungen »ECM World« und »IT & Business« machen. Herausgekommen ist wesentlich mehr: Ein lockeres und sehr umfangreiches exklusives und philosophisches Gespräch über den Stand der ECM-Dinge, das wir – weil sich die beiden Gesprächsteilnehmer seit Jahren sehr gut kennen – im Du-Stil belassen.

  Uli, Du gehörst zu denjenigen, die schon vor 15 Jahren den Begriff ECM für Enterprise-Content-Management mitgeprägt und promotet haben. Auf dem Markt gibt es zurzeit viel Unruhe, was die Bedeutung und den Nutzen des Begriffes ECM angeht. Wie siehst Du dies?

Dr. Kampffmeyer: Der Hintergrund der aktuellen Entwicklung sind international drei Strömungen: in den USA ist ECM als Branchenbegriff sozusagen auf dem absteigenden Ast, weil es links und rechts von anderen Entwicklungen überholt worden und daher nicht mehr zeitgemäß ist – siehe zum Beispiel vor zwei, drei Jahren der SMAC-Stack (Anm.d.Red.: Social-Mobile-Analytics-Cloud). Für diese Fraktion ist das Akronym ECM tot. Es laufen andererseits Diskussionen in die Richtung einer Erweiterung von ECM, also kontinuierlicher Ergänzung – das nennt man dann ECM-next oder next-ECM. Man versucht neue Themen aufzusaugen. Und dann gibt es diejenigen, die die von post-ECM sprechen, also der Zeit nach ECM. Ein Neuanfang mit ECM-Technologien als Basis im Untergrund moderner Informationsmanagementsysteme. Derivate sind dann Begriffe wie beispielsweise Cloud-ECM, Agile-ECM, Social-ECM und andere.

  Gut, alle drei Entwicklungen sind international nicht ganz verkehrt. Aber gilt dies auch für Deutschland?

Dr. Kampffmeyer: In Deutschland haben wir die Situation, dass sich das Akronym ECM – also der Begriff für Enterprise-Content-Management – nicht richtig durchsetzen konnte. Zu spät und zu technologisch-funktional wurde das Thema erst vor wenigen Jahren hier aufgegriffen. Es fehlt die Visibilität bei den potentiellen Käufern der Produkte. Dies hat mit den Anbietern, ihren Verbänden und auch mit den Messen und Kongressen zu tun. In Deutschland war die »DMS Expo« die Veranstaltung, die wesentlich zur Sichtbarkeit des Themas beigetragen hat. Dokumentenmanagement ist auch der Begriff, der von den meisten Anwendern benutzt wird. In diesem Jahr verabschiedet sich die DMS Expo nach 20 Jahren und geht in der regionalen »IT & Business« auf. Bereits im vergangenen Jahr gab es eine andere Veranstaltung, die sich auf ECM fokussierte – und mit der DMS Expo in Wettstreit trat – die »ECM World«. ECM im Titel, und das Versprechen, alles besser, schöner, neuer zu machen. Die Branche orientiert sich nun an dieser Veranstaltung. Ein einheitliches Bild der Branche schwindet aber. Zudem setzen die Vorträge und das Format der ECM World auf altbekannte Konzepte, herkömmliche Themen. Zwar versuchen die Veranstalter, aktuelle Trends in Keynotes und Diskussion zu packen, aber irgendwie wirkt es nicht gerade innovativ und die Branche voranbringend. Reflektiert man die Ausrichtung, an dem was international im Markt abgeht, nun ja…

  Dabei sind doch die Organisatoren hinter der ECM World, KongressMedia, ELO Office und Bitkom ECM, eigentlich angetreten, das Thema neu zu beleben. Gerade die Bitkom-ECM-Gruppe will doch weg von den Formaten und Themen, die früher von dem anderen Branchenverband, dem VOI, propagiert wurden. Oder siehst Du das anders?

Dr. Kampffmeyer: Engelbert, wirf doch einmal Blick auf die Titel der Sessions, die Themen der Referate gerade der Anbieter, so kann man nur konstatieren – der gleiche alte Saft wie vor x Jahren. Im Hintergrund spielt hier immer noch die Auseinandersetzung mit dem VOI, aus dem der Kern des Bitkom ECM kommt. Enterprise-Content-Management sollte ja gerade der neue Motor für die Branche werden, die sich mühsam von DMS gelöst hatte. Vergleicht man dies mit den Strömungen in den USA, so wäre dies eher dem »ECM next« zuzuordnen, dem kontinuierlichen Anpassen. Der VOI geht inzwischen einen Schritt weiter, positioniert sich zu einem ganzheitlichen Informationsmanagement, das strukturierte Daten und unstrukturierte Dokumente zusammenführt. Mit EIM Enterprise-Information-Management wäre dies eher der post-ECM-Fraktion zuzurechnen. Aber der VOI darf ja nicht offiziell bei der ECM World mitspielen, das ist ja eine Bitkom-Domäne. Diese Trennung der Welten zwischen den Verbänden hat der ganzen Branche nicht gut getan.

  Der VOI Verband Organisations- und Informationssysteme hat sich also mit EIM neu positioniert. Du warst dort doch einmal als Gründungsvater dabei – wie siehst Du das heute?

Dr. Kampffmeyer: Der VOI hat sich in der Tat neu mit EIM Enterprise-Information-Management positioniert – nur gibt es anders als bei ECM keine einhellige, international anerkannte Definition, was denn EIM ausmacht. Dabei gibt es aus ECM heraus einen direkten Entwicklungspfad zum Enterprise-Information-Management. Nur sind die Protagonisten der Vergangenheit, die alten DMS-Kämpfer, und die Mehrzahl der Anbieter zum Bitkom abgewandert. Der VOI hat kaum noch die Kraft, die neu gesteckten Ziele anzugehen. Und im Bitkom führt man vieles von dem fort, was früher den VOI ausgemacht hat. Andere Etiketten, gleiche Mitspieler, leider auch gleiche Ansätze der Produktanbieter. Diese Art der Fortführung zeigt sich wie eben erwähnt auch in der ECM World. Aber blickt man auch auf die anderen Kongresse, Messen und Veranstaltungen in Deutschland, dann ist man dort längst vom DMS-Thema wie auch vom ECM-Thema – und vielleicht auch von EIM – weit entfernt. Das aktuelle Interesse spiegelt sich in Veranstaltungen zur digitalen Transformation, zum Internet der Dinge, zur Industrie 4.0 wider. Diesen Trend verpasst die Branche gerade, auch wenn sie mit einem einheitlichen Informationsmanagement einen wesentlichen Beitrag zur Erschließung, Verwaltung und Bereitstellung von Information leisten könnte. Die »wahre Musik« spielt also auf anderen Schauplätzen.

  Deinen Bemerkungen entnehme ich, dass Du nicht auf der ECM World vertreten bist, oder?

Dr. Kampffmeyer: Nein, wir sind dort nicht dabei. Ich habe mehrfach Einladungen erhalten. Aber 750 Euro als zahlender Teilnehmer waren mir zu viel.

  Die Einladungen kriegt doch jeder, die würde ich auch kriegen.

Dr. Kampffmeyer: Du würdest eine Einladung für Null Euro kriegen, du bist ja Presse-Vertreter.

  Das ist eine ganz andere Frage. Ich meinte eine Einladung für Dich nach dem Motto, irgendwas aktiv mitzumachen: Keynote, Präsentation, Stammtisch, oder wie du es immer nennst.

Dr. Kampffmeyer: Bei der ersten Vorstellungssession des neuen Konzeptes – das war vor zwei Jahren auf der DMS Expo 2013 – hat man mich gefragt, ob ich denn mitmache und das unterstütze, was ich auch zusagte. Aber Du weißt ja, was sich alles so über die Zeitläufe entwickeln kann. Lassen wir das einfach. Das war auch eigentlich nur zum Warmwerden für das Interview gedacht. Fangen wir doch einfach mal an…

ECM erzeugte vermeidbare Informationsinseln

  Dann kehren wir einmal zurück zu dem. was ECM eigentlich ausmacht: Enterprise-Content-Management ist eine typisch amerikanische Zusammenballung von Begriffen, die sich nahezu beliebig interpretieren lassen, und bei Nicht-ITlern eher Stirnrunzeln hervorrufen. Sehe ich das richtig?

Dr. Kampffmeyer: ECM als Begriff ist nunmehr 15 Jahre alt. Der Begriff entstand in den USA, wo man durch Internet und Web in den 90er Jahren des vergangenen Jahrtausends einen Umbruch erlebte. Mit Enterprise-Content-Management versuchte man auch Ideen des Content-Managements, eher Web-Content-Management, in die interne Welt der Unternehmen zu transferieren. Das Akronym, so war es gedacht, sollte einen ebenso wichtigen Stellenwert suggerieren wie die gängigen Kürzel ERP, CRM, CMS usw. Das ist, wie gesagt, 15 Jahre her. Ich stand damals mit an der Wiege und heute dann an der Bahre von ECM. ECM war für uns bei der AIIM (Anm.d.Red.: AIIM ist internationaler Dachverband der ECM-Branche), die diesen Begriff im Markt publik gemacht hat und einer derer Direktoren ich damals war, viel mehr als nur Technologie und Funktionalität. Es ging uns – und im Prinzip geht es immer noch darum – Enterprise-Content-Management als Strategie, als Set von Methoden, als ein Konzept, aufzufassen. So steht es auch in der Definition, wird aber gern von Systemanbietern ignoriert. Es geht darum, Informationen im Unternehmen vernünftig zu verwalten und Inseln zu vermeiden.

  Was meinst Du mit Inseln?

Dr. Kampffmeyer: Es geht darum, Informationsinseln zu vermeiden, ganzheitliche Lösungen für das Unternehmen und unternehmensweit zu schaffen. Nicht so hier ein bisschen Workflow, da ein bisschen Archivierung, hier ein wenig Collaboration oder Dokumentenmanagement.

  Es ist aber im Prinzip gar nicht so verkehrt gelaufen mit dem Anspruch, einheitliche Systeme zu schaffen. Besonders, wenn man sich die heutigen Lösungsangebote einmal ansieht. Wo siehst Du denn die aktuellen Probleme?

Dr. Kampffmeyer: Die Lösungen gerade der deutschen Mittelständler können sehr viel. Aber es gibt ein grundsätzliches Problem mit ECM. Man beschränkte sich meistens auf die unstrukturierten Informationen, also das, was wir in Deutschland landläufig Dokumente nennen. Bis auf COLD (Anm.d.Red.: Computer Output on LaserDisk, Listenarchivierung) hat man die Komponente der strukturierten Daten vernachlässigt. Das war natürlich zu eng und dadurch ist ECM eigentlich nicht dem Anspruch gerecht geworden, den es mal hatte. Ein zweites Phänomen ist, dass eine Reihe der Vertreter von Bereichen des klassischen ECM nicht mehr zu ECM dazugerechnet werden wollten, weil die der Meinung sind, eigene Branchen zu sein. Das sind beispielsweise Output-Management, Business-Prozess-Management (BPM), Collaboration, Web-Content-Management (WCM), die sich sozusagen aus dem ursprünglichen ECM-Konzept herausgelöst haben – oder nie richtig dazugehörten. Diese Bereiche bekommt man mit ECM heutiger Ausprägung auch nicht wieder eingefangen, diese Komponenten sind irgendwie dem ECM entlaufen und haben sich eigenständig weiterentwickelt. Daher ist ECM nicht so umfassend, wie es eigentlich gedacht war. Die Veränderung zeigt sich auch beim Blick auf die letzten Jahre. Es sind viererlei Dinge passiert: Die Unterscheidung zwischen Daten strukturiert und Daten unstrukturiert greift nicht mehr – wir müssen alle Informationen übergreifend verwalten. Zweitens löst sich das Dokument herkömmlicher Art auf – es wird zu Daten, die in einer Oberfläche oder einem Layout wie ein herkömmliches Dokument aussehen, aber nicht mehr den geschlossenen Charakter eines solchen aufweisen. So wird auch das Scannen in Zukunft immer unwichtiger werden, da nahezu alle Informationsobjekte elektronisch entstehen, Digital-Born sind. Auch das Abfotografieren mit dem Mobiltelefon ist ein Scan-Ersatz. Zum Dritten – wir müssen alle Informationen verwalten, um sie nutzbar zu machen. Sich nur auf die aufbewahrungspflichtigen oder aufbewahrungswürdigen Informationen in Archiven und Records-Management-Systemen zu konzentrieren, reicht nicht mehr aus. Wir müssen zuvor überhaupt die werthaltige Information aus dem großen Haufen ermitteln. Hier wirft uns der vierte Megatrend, den wir schon mit dem SMAC-Stack oben angesprochen hatten, immer mehr Information vor die Füße. Der Digitalisierung folgt die Automatisierung – und muss auch, da wir sonst der Informationsflut nicht Herr werden können.

  Da gibt es sicherlich noch mehr, wie Du selbst bei Deiner letzten Präsentation erwähntest…

Dr. Kampffmeyer: Ich habe mich mit meinem Kommentar oben auf die »ECM-nahen« Themen beschränkt. Natürlich wird sehr viel bewegt durch 3D-Drucken, durch Industrie 4.0, durch das Internet der Dinge, durch Spracherkennung und Sprachsteuerung, durch Verarbeitung von Gestik, durch interaktive Videos, und und und. Die Heerschar der neuen Entwicklungen lässt sich kaum noch überblicken. Dies läuft aber weitgehend an den traditionellen ECM-Anbietern vorbei – besonders an denen, die nichts anderes als ECM machen. Werfen wir einmal einen Blick hinter die Systeme der großen Internet-Konzerne und innovativen Start-ups, an die Lösungen von Amazon, Google, Pinterest, Facebook, Ebay, Youtube, Xing, Instagram usw. Laufen dort im Untergrund zur Handhabung der gigantischen Informations- und Datenmengen ECM-Systeme? Nein. Mit ECM-Systemen traditioneller Architektur kommt man da nicht weit, dort werden keine herkömmlichen ECM-Produkte eingesetzt.

ECM und die Cloud – passts, oder passts nicht?

  Da möchte ich jetzt aber einwerfen: da war ECM nie dafür ausgelegt. Google und Co sind ja Firmen, die ständig rapide über sich hinauswachsen und sehr speziellen Bedarf haben. Für normale Firmen, Mittelständler, müsste doch ECM reichen?

Dr. Kampffmeyer: Was ist heute schon eine normale Firma? Aber okay, für normale Firmen kann man sagen – jein. Auch bei Lösungen im Mittelstand und in größeren Unternehmen passiert ein Wechsel. Nimm einfach mal SAP Hana und den Hadoop-Ansatz. Bei Cloud-Lösungen weiß man sowieso nicht mehr, was sich wie im Untergrund dreht.

  Aber Cloud ist doch sowieso noch umstritten?!

Dr. Kampffmeyer: Cloud muss ja nicht immer die Public-Cloud sein, Engelbert, das wissen wir beide. Es gibt schon ewig private Clouds in Rechenzentren, wo man eben durch geschützte Verbindung einen eigenen Bereich mit eigenen Anwendungen hat. Da gibt es vom traditionellen Outsourcing über SaaS, PaaS und IaaS (Anm.d.Red.: Software-as-a-Service, Platform-as-a-Service, Infrastructure-as-a-Service) mannigfaltige Konzepte bis zu hybriden-Lösungen, die Cloud und Inhouse kombinieren. Das ist da – und das setzt sich durch! Die Architektur der meisten älteren ECM-Lösungen ist aber immer noch mit Referenz-Datenbank-Architektur auf Client-/Server ausgerichtet – allerdings noch nicht einmal mit konsequentem Dienste-Konzept, und dann häufig nicht so richtig für die Cloud und große Datenmengen geeignet. Viele der traditionellen Hersteller haben ja auch deshalb Schwierigkeiten, Cloud-Lösungen anzubieten.

  Aber da gibt es doch schon einige mit Angeboten!

Dr. Kampffmeyer: d.velop ist da mit »FoxDox«, Docuware und amagno sind unterwegs, und noch ein paar andere. International fordern gerade Anbieter wie Box und Dropbox mit »ECM aus der Cloud« heraus. Das Problem ist aber, dass viele kleinere und mittlere Anbieter von der Innovations-, Markt- und Entwicklungskraft nicht mithalten können oder ganz einfach zu spät kommen.

  Okay, das sind halt Entwicklungen, wo wir gerade in Deutschland ein bissel spät dran sind….

Dr. Kampffmeyer: Ja, ein bissel sehr zu spät, um mittelfristig noch zu überleben – das ist das Problem. Sieh Dir mal zum Beispiel die Webseite von »Merger & Acquisition«-Anbietern, zum Beispiel Document Boss an, die leben vom Kauf und Verkauf von Unternehmen. Das aktuelle Standardangebot solcher auf unseren Markt fokussierten M&A-Firmen sind Exit-Strategien für kleinere und mittlere ECM-Anbieter. Eigentlich stehen alle mittelständischen Anbieter zum Verkauf – nur sind die Kaufpreiserwartungen meistens heute noch zu überzogen. Dieser M&A-Trend zeigt auch den Marktdruck auf. Cloud-Sharing-Anbieter wie Evernote, Dropbox oder Box haben in der Vergangenheit auf kostenfreie Sharing- und Synchronisationsdienste für die Massen gesetzt. Nun gehen sie alle immer mehr in den professionellen Bereich für Unternehmen, kostenpflichtig. Und den nächsten Schritt sieht man sehr gut bei Box: In dem Maße wie EFSS (Anm.d.Red.: Enterprise File Synchronization & Sharing) zur Commodity, zum Allgemeingut, wird brauchen diese Anbieter neue USPs – und die finden sie bei ECM, bei Workflow, bei Collaboration, bei Archivierung. Box beispielsweise bietet Lösungen für E-Government an, die schon weit verbreitet sind. Hier geht es um kritische, vertrauliche Informationen auch aus regulierten Branchen. Pharma-Unternehmen gehen mit Teilen ihrer Information auf solche Lösungen. Und diese Lösungen sind kostengünstig, für eine Enterprise-Solution zahlt man da 4,90 Euro pro Monat und Mitarbeiter. Auch Microsoft mit »Office 365« rüstet in diesem Bereich auf – mit Archivierung, Collaboration. Da kommt unheimlich viel Druck auf die IT-Verantwortlichen in den Anwenderunternehmen mit ihren Inhouse-Lösungen zu. Besonders weil die Cloud-Anbieter jetzt auch noch eine verbliebene andere Hürde überspringen. Für die Speicherung vieler Daten galt, dass der Speicherort immer in Deutschland liegen muss. Da werden von den Cloud-Software-Anbietern halt jetzt Deals mit den Rechenzentren-Anbietern in Deutschland gemacht. Mit Strato, IBM, T-Systems, HP – wer auch immer. Und dann bekommt man halt die Cloud-Lösung auf einem in Deutschland befindlichen System mit der Zusicherung, dass auch die Zweit-Instanz und die Datensicherung ebenfalls in Deutschland verbleiben.

  Ist denn nun Dokumentenmanagement aus der Cloud das Allheilmittel?

Dr. Kampffmeyer: Allheilmittel, nein, und besonders nicht für alle. Aber es gibt immer mehr und immer günstiger – zum Teil sogar bedarfsorientiertere Lösungen aus der Cloud. Interessant für kleine Unternehmen, verteilte Unternehmen, virtuelle Unternehmen usw. Letztlich sind dies aber die Entwicklungen, die gerade in unserer geliebten ECM-Branche zu Verwerfungen führen. Ich beobachte da zwei Entwicklungslinien bei den Anbietern: Die einen ziehen sich darauf zurück, Services oder Subsysteme zu bauen, die man in andere Lösungen integriert. Dazu gehören Konvertierung, Scannen, elektronische Akten als View-Komponente…

  Wen meinst Du jetzt da speziell?

Dr. Kampffmeyer: Bei Sub-Systemen zum Beispiel Kofax, bei Konvertierung zum Beispiel alle unsere PDF/A-Konverter-Freunde, Archiv-Services von Symantec, NetApp, EMC und Co. Natürlich auch BPM-Engines usw. usw. Eigentlich der bekannte ECM-Infrastruktur-Ansatz seit dem Jahr 2000, eine Dienste-Architektur im Untergrund der Anwendungen. Aber kurz zu der anderen, der zweiten Entwicklungslinie: Dienste- und Basis-Komponenten-Anbieter braucht es nicht mehr so viele, deshalb gehen die meisten kleineren und mittelständischen Anbieter immer mehr in die Richtung, Fach- oder Anwendungslösungen zu bauen.

Fachanwendungen – das müsste doch den deutschen ECM-Anbieter gefallen

  Da müssten eigentlich generell die ECM-Anbieter, sagen wir jetzt mal die Deutschen, eigentlich doch auch mit Fachanwendungen anfangen. Das sollte für die kein Problem sein, oder?

Dr. Kampffmeyer: Machen sie ja auch. Sie benutzen hierfür ECM-Mittel, aber da stellt sich natürlich die Frage, ob ECM immer die richtige Programmierumgebung ist. Aber lassen wir das mal. Wenn Du dir solche Anwendungen ansiehst – nehmen wir mal elektronische Rechnung –, dann hat das nur noch sehr, sehr wenig mit Dokumenten und Dokumentenmanagement zu tun. Die eine Anwendung spuckt Daten als elektronische Rechnung aus, die andere liest sie ein – eigentlich schon fertig. Den Rest, oder besser, das Wichtigste, erledigen davor und dahinter ERP-Systeme. Würden wir – in Deutschland – dazwischen nicht noch ein PDF erzeugen – ZUGFeRD –, hätte das Ganze überhaupt nichts mehr mit Dokumenten zu tun. Auch im Bereich E-Government wird das deutlich. Da werden Anwendungen für Fachabteilungen gebaut, in denen irgendwo ein, zwei Dokumente vorkommen – der Rest ist Datenverarbeitung, klassische Fachanwendung. Da man mit dem Verkauf leerer ECM-Produkte, also noch für die Anwendung und den Anwender einzurichten, nicht mehr genug Geld verdienen kann, setzt man halt bei kleineren und mittelständischen ECM-Anbietern auf Fach- und Branchenlösungen. Ist auch okay, wenn man die Lösung eines Kundenproblems in den Vordergrund stellt.

  Aber was wird mit den vielen Produktanbietern – jetzt die reinen ECM-Produktanbieter, nicht die Integratoren –, die das Lösungsgeschäft schon immer machen?

Dr. Kampffmeyer: Die Zahl der großen Systeme, der vollständigen ECM-Suiten, die wird sich weiter reduzieren. Mit großen Systemen meine ich die eierlegenden Wollmilchsäue, mit denen man versucht, alles abzudecken. Da wird es über die nächsten Jahre vielleicht noch zehn wichtige Überlebende geben, international gesehen. IBM wird dabei sein, OpenText wird da weitermachen, auf dem deutschen Markt hätte eine SER, Optimal Systems, Easy Software, d.veleop und eine ELO noch ganz gute Chancen, aber bei den anderen, da wird es dann schon auf Dauer eng. Oder, wie erwähnt, man spezialisiert sich eben auf bestimmte Branchen oder man beschränkt sich, macht Klein-Klein mit Lösungen im Mittelstand – aber es braucht auch standardisierte, vorgefertigte Lösungen. Da gibt es ja noch ein paar andere nette Produktansätze, die ganz billigen, nicht aus der Cloud, sondern für Zuhause. Schon mal was von ECO DMS gehört?

  Gehört schon, aber ad-hoc kann ich damit nichts anfangen…

Dr. Kampffmeyer: ECO DMS ist ein richtig kleines DMS für Kleinunternehmen, und kostet 49 Euro. Die fangen von ganz unten an, und das sind diejenigen, die dann am ehesten noch einem Cloud-Angebot Inhouse Kontra bieten können. Ich glaube aber, die größte Bedrohung für die ECM-Branche ist, dass die meisten Anbieter von Standardsoftware und Standardlösungen – zum Beispiel Unternehmen wie die DATEV oder SAP oder Software AG –, Basisfunktionalität wie Aufbewahrung, Prozesse usw. einfach in ihre Produkte integrieren, so dass man kein zusätzliches ECM braucht. Dies führt zwar häufig zu Daten-Silos, weil jede Anwendung ihren eigenen Topf hat, aber das Geld für eine übergreifende ECM-Infrastruktur wird dann selten in die Hand genommen.

Sharepoint – ist der große Hype vorbei?

  Allerdings scheint es aber aus meiner Sicht so, dass zumindest im Sharepoint-Umfeld diese Kombination von Standard-Anwendung plus notwendigen ECM-Komponenten anscheinend klappt…

Dr. Kampffmeyer: Die Anbieter von ECM für Sharepoint rutschen in der Wahrnehmung im Moment alle etwas hinten runter. Sharepoint Inhouse ist nicht mehr so der große Hype wie in den vergangenen Jahren, weil auch Microsoft die Entwicklung und ihre Kunden immer mehr in die Cloud treibt.

  Das kommt doch im Prinzip dem Trend entgegen, oder nicht?

Dr. Kampffmeyer: Es wirkt, sagen wir mal so, auf den Markt der Integratoren für Sharepoint, die jetzt immer mehr argumentieren müssen, warum man noch on-premise macht und nicht Microsoft in die Cloud folgt. Weil, wenn die Anwender in die Cloud gehen, haben die Integratoren weniger Geschäft.

  Wenn Microsoft diesen Trend vorgibt, müsste sich dann der Integrator nicht anschließen?

Dr. Kampffmeyer: Die Kurve der Publikums-Attraktivität von Sharepoint hat ihren Zenit vor einem Jahr schon überschritten. Interessant wird hier die Sharepoint-Konferenz werden, die parallel zur IT & Business in Stuttgart stattfindet – mal sehen, ob die Sharepoint-Themen auch in die Ausstellungshalle überschwappen. Allerdings sind in den letzten Jahren andere Themen wichtiger geworden. Sharepoint verliert auch kontinuierlich ein bisschen an Visibilität, allerdings nicht so stark wie ECM.

  Ob das Microsoft auch so sieht?

Dr. Kampffmeyer: Ich glaube, Microsoft sieht es in den Bereichen, wo es in die Cloud geht und wo sie Plattformen anbieten, in Bezug auf die Popularität ganz anders. Aber es ging mir um On-Premise-Lösungen – das ist der Unterschied. Die Zeiten für Sharepoint on-premise gehen auch einem Ende zu, aber das wird sich noch über Jahre hinziehen. Es stellt sich die große Frage, was bringt die Zukunft bei Collaboration und ECM, wo soll man hingehen?

  Sharepoint ist ja nur sehr eingeschränkt auf ECM ausgerichtet und wird auch nicht so als ECM-Lösung platziert. Sah es nicht eine Zeitlang so aus, als ob Sharepoint der Maßstab für die ECM-Basisfunktionalität sein könnte?

Dr. Kampffmeyer: Nimmt man die Definition von ECM, wie sie die AIIM gefasst hat, dann deckt Sharepoint nur Teile von ECM ab. Definiert man ECM einfach um, kann das anders aussehen. Wie erwähnt gibt es die Fraktion, die ECM umdefinieren will – und das ist okay, wenn sie damit meinen, ECM ist Enterprise-Change-Management für das Unternehmen… Spass beiseite. Das ist nicht der Ansatz, den Microsoft mit Sharepoint und auch nicht mit Office 365 in der Cloud verfolgt. Für Office 365 gibt es auch immer mehr ECM-nahe Funktionalität, vom E-Mail-Management bis zum Records-Management. Man nennt es aber nicht ECM. In Deutschland haben wir zudem die Situation, dass sich ECM als Begriff nie so richtig durchgesetzt hat. Zu spät den Trend aufgegriffen, nicht konsequent vermarktet und jeder Anbieter hat ECM danach definiert, was sein Produkt hergab. Deshalb stellt sich die große Frage, soll man dieses halbtote Pferd noch weiter reiten oder rechtzeitig absteigen. Die Endkunden sprechen immer noch viel von Dokumentenmanagement, da ist revisionssichere Archivierung ein Thema, da ist Workflow ein Thema. Die Branche erreicht mit ECM als Motto und Leitbild viele potentielle Endkunden nicht.

Dokumentenmanagement – immer noch bekannter als ECM?

  Die Sache ist ja die, dass auch der Suchbegriff »Dokumentenmanagement« bei Google wesentlich häufiger benutzt wird als der Begriff ECM. Gleiches gilt für unsere Webseite ECMguide.de: Dokumentenmanagement ist per se bekannter.

Dr. Kampffmeyer: Das ist wohl richtig. Meine eigene Community auf Xing habe ich damals auch nicht Enterprise-Content-Management genannt, sondern Information & Document Management. Ich habe mir schon damals, bei der Gründung vor 15 Jahren, etwas dabei gedacht.

  Aber was nun tun in Deutschland?

Dr. Kampffmeyer: Einiges. Entscheidende Voraussetzungen sind, dass sich die Animositäten und Konkurrenzen zwischen den Verbänden legen, dass die Anbieter in Deutschland mit einander reden, und gemeinsam eine verständliche Botschaft rüberbringen, dass …

  Das hatten wir doch schon mit »ECM jetzt« – klingt fast so ähnlich wie das neue ECM-next, oder?

Dr. Kampffmeyer: Aus »ECM jetzt« ist leider nichts geworden, was mehr an den Menschen als am Anspruch lag. Aber zurück zur aktuellen Situation. Wir müssen das Kind in Deutschland wieder beim Namen nennen. Wie wichtig die richtige Ansprache der Endanwender ist, zeigt auch die Verwendung anderer Bezeichnungen für Produktkategorien, wenn man im Ausland unterwegs ist. Mit dem Begriff revisionssichere Archivierung kann man international nichts reißen, dort heißt das halt Records-Management – ein Begriff, der in Deutschland wenig bekannt ist. So muss man sich halt auf die angestrebte Zielgruppe einrichten. Stellt sich so die Frage, ob es bei den neuen Anläufen im Bitkom oder bei der ECM World nicht besser gewesen wäre, ECM hinter sich zu lassen und gleich auf das Thema Information-Management – oder wie auch immer – zu setzen. Hier haben sich die traditionellen Anbieter durchgesetzt, denn zum Beispiel bei den Veranstaltungsorganisatoren der ECM World gab und gibt es deutlich innovativere Formate.

  Okay, aber die Anbieter sind doch diejenigen, die das Geld für so eine Veranstaltung geben…

Dr. Kampffmeyer: Die – im Moment noch – neben ihren eigenen Veranstaltungen da Geld reinstecken. Aber selbst nicht alle deutschen, von den internationalen Playern einmal zu schweigen, machen da mit. Irgendwie paralysieren sich ECM World, IT & Business und noch ein paar ähnliche Veranstaltungen gegenseitig. In alten Tagen hat eine Veranstaltung wie die DMS Expo schon mal allein 15.000 oder 16.000 Besucher gezogen – und heute?

  Aber das kann man doch nicht nur auf die Ebene von Veranstaltungen zurückführen. Haben wir nicht eher ein Innovationsproblem?

Dr. Kampffmeyer: Da hatte aber die Branche noch ein Gesicht zum Markt. Das Thema Innovation, besser das Fehlen von Innovation, habe ich mehrfach adressiert und nur böse Blicke geerntet. Man muss dazu aber die besondere Situation der mittelständischen Anbieterunternehmen in Deutschland sehen. Viel Geld kommt durch die langfristigen Wartungsverträge rein, besonders beim Dauerbrenner Archivierung. So müssen denn aber auch die älteren Systeme weiterentwickelt und verfügbar gehalten werden. Da geht auch schon einmal ein Teil der Programmier-Ressourcen rein. Dann gibt es die Bereiche, die Projekte machen und Lösungen bauen. Auch dort braucht man qualifizierte Entwickler-Ressourcen. Und dann bleibt da noch der Bereich Innovation, neue Produkte, neue Märkte. Wie viele Menschen arbeiten dort? Wie viel wird nur noch adaptiert und als Innovation verkauft? Die Fertigungstiefe ist bei den meisten ECM-Anbietern mit großem Portfolio sehr flach geworden. Man kauft vieles dazu, Produkte oder gleich ein ganzes Unternehmen. Aber der Mittelstand der ECM-Anbieter bringt nicht genügend Kraft auf das Innovationspedal. Nimm nur mal eine Firma wie IBM oder Google – wenn die was komplett Neues machen wollen, setzen die auf einen Schlag mehr Entwickler dran als alle deutschen Mittelständler zusammen an Personal in der Entwicklungsabteilung haben. Und wie eingangs erwähnt, man schleppt ja auch als Archivsystemanbieter über Jahre seine Altlasten mit sich. Einerseits Gelddruckmaschine, andererseits Klotz am Bein. So bleibt es denn bei der Adaption von dem, was in anderen Segmenten der ITK an Innovation vorangetrieben wird.

Opentext – reitet das Pferd EIM noch nicht so richtig

  Gut, also nichts Eigenes, nichts Adaptiertes, aber ab und zu mal etwas Zugekauftes. Nehmen wir Opentext. Auf die stürmen doch die gleichen Marktentwicklungen ein. Auch die haben viele Programmierer, aber ihr Gesamtportfolio noch nicht so richtig zusammenbekommen. Opentext setzt auf EIM, also weiter gefasst als ECM, aber so richtig reiten sie dieses Pferd doch auch nicht?

Dr. Kampffmeyer: EIM (Anm.d.Red.: Enterprise Information Management) ist nur ein Zwischenschritt. Es baut die Brücke von ECM in die neue Welt des Informationsmanagements. In Bezug auf Opentext kann man feststellen, dass sie mit der Konsolidierung aller Zukäufe nie so richtig fertig geworden sind – oder auch nicht fertig werden wollten. Sie verfolgen ein Konzept, nehmen das Beste, was wir von der Vergangenheit haben und packen ein paar neue Sachen dazu. Auch Opentext macht viel me too, zum Beispiel beim »Filesharing und File Synchronsiation« oder mit dem eigenen E-Mail. Aber es gibt Bereiche, wo Opentext selbst Stärken hat. Nehmen wir das Thema Analytics und Search. Opentext hat als Anbieter von Suchmaschinen angefangen. Opentext nimmt das Thema Automatisierung sehr ernst – ein Trend, der die gesamte Branche bewegt oder bewegen sollte. Das ist nicht nur Workflow, Klassifikation oder BPM, sondern geht runter bis auf die Selbstkonfiguration der Systeme und selbstlernender Software.

  Von wem kommt das denn, von Opentext selbst?

Dr. Kampffmeyer: Nur zum Teil. Opentext arbeitet in diese Richtung. Hier haben aber alle ECM-Anbieter Nachholbedarf. Im Zeitalter der Digitalisierung und der Informationsflut kommt der Automatisierung eine besondere Bedeutung zu. Ein schönes Betätigungsfeld für ECM-Anbieter, die es gewohnt sind, Massen von Informationen zu verwalten und zu erschließen. Ich hatte mal so eine kleine Liste gemacht und auf Xing gepostet, was denn Neues zu ECM eigentlich dazu kommen müsste, was sich bei ECM verändert, was EIM ausmacht und dann auch gleich über EIM hinausgeht.

Von ECM zu »Informationmanagement«?

  Okay Uli, und wie sollte dann das Neue potenziell heißen? Ist das wirklich einfach nur Information- und Dokumentenmanagement?

Dr. Kampffmeyer: Ich würde das Informationmanagement nennen, weil Information derjenige Begriff ist, der alle obigen Positionen mit einschließt. Ich würde auch das Enterprise weglassen – das war der erste Punkt –, weil die Grenzen der Unternehmen gerade aufweichen. Kennt ihr bei ECMguide.de selbst: Man muss Partner, Kunden, Lieferanten, Dienstleister, Öffentlichkeit, Verwaltung, Presse und so weiter heute in das Informationsmanagement einbeziehen. Nicht mehr alle wichtigen Unternehmensinformationen liegen dann auch im Unternehmen. Es gibt hier sich aktuell selbst verstärkende Trends wie das Thema Selbstbedienung. Früher machte eine Mitarbeiterin im Unternehmen eine Adressänderung, eine Anmeldung, oder was auch immer – heute machen das Kunden, Partner usw. selbst. Self-Service. Wenn man Dritte aber auf seine Systeme lässt oder die Informationen selbst irgendwo verteilt liegen, wird das Thema Sicherheit immer wichtiger. Auch hier können die ECM-Anbieter punkten. Aber nehmen wir noch einen anderen Aspekt von Self-Service, der bis auf die Lizenzpolitik der Anbieter durchschlägt. Stell Dir vor, Du hast im Unternehmen eine Lizenz für 1.000 User-Clients gekauft und willst jetzt 100.000 deiner Kunden auf ihre Dokumente, ihre Daten zugreifen lassen. Für jeden eine Lizenz kaufen? Das will keiner bezahlen. Da funktionieren die ganzen Preismodelle der Anbieter nicht mehr. Auch hier verändern Apps und Cloud den Markt dramatisch. Es geht darum, wie man Services, Mandanten und unterschiedliche Kategorien von Nutzern bepreist – ganz abgesehen davon, wie das technisch überhaupt in den Systemen abgebildet werden soll.

  Ja, da kommt Einiges auf die Softwarefirmen und auch auf die Kunden zu…

Dr. Kampffmeyer: Zumal bestimmte Services aus dem Umfeld von ECM wie Konvertierung eine elektronische Rechnung erzeugen, ein PDF/A generieren, alte Dateien retten. Viewer usw. sind auch als kostenfreie Services – werbefinanziert – im Internet zu haben. Natürlich – noch – nicht auf der Ebene, dass es für Unternehmen interessant ist.

  Können hier die Cloud-Service-Anbieter wie auch die zuvor erwähnten kleinen Low-cost-Produkte zuschlagen?

Dr. Kampffmeyer: Ja, da gibt es einiges. Wer keine Cloud will, installiert sich halt etwas Einfaches. Letztlich kommt es darauf an, wieviel und welche Funktionalität man benötigt. Kleine und mittelständische Unternehmen brauchen nicht den Overhead der vollen ECM-Suite. Da kann man etwas von den Apps lernen: kleine Anwendungen, meistens fokussiert auf einen Zweck, intuitiv zu bedienen. Bei Cloud-SaaS-Lösungen kommt noch hinzu, dass man sich über Updates, Sicherung, Wartung usw. keine großen Gedanken bei den professionellen Anbietern machen muss.

  Relativ simpel eigentlich. Man kauft sich ein kleines Produkt oder nutzt einen Cloud-Service. Eingangs erwähntest Du aber, dass es noch einen anderen Ansatz gibt: dass die Anbieter von Standardsoftware gleich ECM- oder wenigstens Archiv-Funktionalität mitliefern. Also wozu dann extra ECM?

Dr. Kampffmeyer: Nehmen wir die DATEV als Beispiel: Das Unternehmen hat nicht mehr nur Komplettangebote für Steuerberater im Programm, sondern inzwischen auch Lösungen für die Kundenunternehmen der Berater. Und natürlich ist da gleich eine möglichst rechtlich konforme Aufbewahrung dabei, natürlich werden da die klassischen Prozesse vorgefertigt angeboten. Dies knabbert auch am Marktpotential aller ECM-Anbieter.

  Dann ist doch das, was die DATEV da macht, im Prinzip richtig, oder nicht?

Dr. Kampffmeyer: Natürlich aus ihrer Sicht und auch aus Sicht der Kunden, wenn es denn um diese speziellen Anforderungen geht. Ein ganzheitlicher, durchgängiger Ansatz für alle Informationen aus allen Anwendungen, wie wir ihn beim klassischen ECM haben, den gibt es dann allerdings nicht. Es sind dann halt bequeme Einzellösungen, beispielsweise beim Dokumentenmanagement und bei der Archivierung, direkt in die Anwendung eingebaut.

Übernahmen in der ECM-Branche – das sind die Trends

  Vielleicht ist dann das Sich-übernehmen-lassen, wie Saperion durch Lexmark, für den einen oder anderen Anbieter die richtige Antwort…

Dr. Kampffmeyer: Ja, einige werden sich auch noch kaufen lassen. Das Problem ist nur, dass die meisten potentiellen Aufkäufer schon selbst solche Lösungen haben. Dann wird nicht wegen Innovation oder Funktionalität dazugekauft, sondern wegen Wartung, vorhandenen Kunden und Marktbereinigung. Das war ja auch bei Saperion, die Du erwähntest, so der Fall. Lexmark war im wichtigen deutschen Markt noch nicht richtig präsent, und Saperion hatte halt Kunden wie Daimler oder Siemens. Auch für andere Unternehmen, die noch nicht in diesem Marktsegment unterwegs sind – von einer einheitlichen ECM-Branche will ja keiner mehr so recht reden –, stellt sich vielfach die Frage, einen Mittelständler dazukaufen oder eine innovative Truppe, zum Beispiels als Startup, selbst daran setzen. Die Basis-Funktionalität von ECM lässt sich bei ausreichend Geld und Manpower durchaus in einem halben Jahr erstmal hochziehen – und dann kann man anbauen. Wer vielleicht etwas kauft, das wären gegebenenfalls noch Seiteneinsteiger-Firmen, die sich arrondieren oder ihr Portfolio in neue Marktbereiche erweitern wollen. Man ist dann schneller und risikoloser am Markt. Beispielsweise Anbieter von kaufmännischer Software, die sich Workflow und Archivierung dazu kaufen. Output-Management-, Scanner-, Drucker- und MFP-Hersteller, die eine Wertschöpfung jenseits des Papierdokumentes benötigen und sich in die Welt des elektronischen Dokumentes retten wollen. Auch die Anbieter von traditionellen Papierarchiv-Lagern müssen in die elektronische Welt ausbauen. Und auch der eine oder andere große Systemintegrator nutzt vielleicht die Chance, sich ein eigenes System als Produkt zuzulegen.

  Na gut, das ist immerhin schon mal eine Auswahl von potentiellen Interessenten. Und Lexmark hat es ja vorgemacht, wie man sich in den Markteinschätzungen der Analysten in wenigen Jahren nach ganz oben katapultiert…

Dr. Kampffmeyer: Ja – aber – man muss auch die Schwierigkeiten sehen, die Lexmark bei der Integration, bei der Schaffung eines komplett neuen Geschäftes überwinden musste. Erst heute, nach fünf Jahren, ist Lexmark mit den zugekauften Unternehmen und Lösungen als eigene Lexmark-Division aufgestellt. Und es hat eine große Menge Geld gekostet.

  Aber Lexmark hat den Markt zumindest mal ziemlich durchgerüttelt. Aber es gibt doch auch noch andere, echte ECM-Spezialisten, die wir in Europa noch nicht am Markt haben. Ich denke da an all die Namen, die in den Marktstudien von Gartner, Forrester usw. stehen, und die hier kaum einer kennt…

Dr. Kampffmeyer: In den ganzen Waves, Quadrants, Circles und Matrix’en stehen in der Tat viele größere Anbieter, die in Europa und besonders Deutschland keine Rolle spielen. Einige sind nur in speziellen Gebieten tätig, andere nur regional, wie zum Beispiel in USAMexCan. Aber andere unternehmen Anläufe, um in Europa Fuß zu fassen. Vielfach waren sie erstmal mit Partnern unterwegs, dann mit eigenen nationalen Firmenniederlassungen. Nehmen wir Hyland, die haben jetzt eigene Leute in Deutschland, oder nehmen wir M-Files, die bauen gerade ein Partner-Netzwerk auf.

ECM-Newcomer unterwegs

  Hyland, das sind die mit »Onbase«. Fangen die wieder hier an?

Dr. Kampffmeyer: Ja, zunächst waren sie über einen Vertriebspartner präsent, nun auch mit eigenen Mitarbeitern, die Partner und Kunden unterstützen sollen.

  M-Files stammt doch aus Skandinavien?

Dr. Kampffmeyer: Die kommen ursprünglich aus Finnland, sind aber jetzt in den USA mit Schwerpunkt ansässig, und versuchen sich auch beim Abwerben von Partnern in Europa zu platzieren.

  Also tut sich doch etliches Neues auf dem ECM-Markt. Und Du willst in Stuttgart auf der IT & Business ECM beerdigen?

Dr. Kampffmeyer: Eine Trauerfeier, Engelbert, bei meinem Stammtisch mit Streuselkuchen, für alle die da sind. In erster Linie geht es aber um die Verabschiedung der DMS Expo, die in der IT & Business dieses Jahr aufgeht. Zum Zweiten, um deutlich zu machen, dass sich bei ECM etwas ändern muss, dass man nicht so wie bisher weiter machen kann. Ähnliches haben wir ja auch schon letztes Jahr diskutiert. Und dabei kann man all die Themen, die wir in unserem Gespräch hier angerissen haben, mit Experten einmal ansprechen – wie sich der Druck aus allen Seiten auf die Branche verstärkt, welche Rolle neue internationale Mitspieler spielen, die Cloud und Consumer-ECM-Produkte, das Thema Integration in bestehende und zukünftige Anwendungen, wie Industrie 4.0. Auch Du bist natürlich zum Streuselkuchen eingeladen.

  Danke, danke. Ich werde wohl dabei sein. Und danke Dir für dieses Gespräch mit zahlreichen Einblicken, was sich so auf dem Markt tut.

Dr. Kampffmeyer: Ich danke Dir auch für das lockere Gespräch!

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