Advertorial: Stiefkind CAD: ECM vereinfacht Planmanagement

von Michael Fritz, Produktexperte bei Ceyoniq Technology GmbH

Eine Information besitzt nur dann unternehmerischen Wert, wenn sie zu jeder Zeit, ortsunabhängig und von allen berechtigten Mitarbeitern auffindbar ist. Denn: Egal ob Kundeninformationen, Produktstammdaten, Ein- und Ausgangsrechnungen oder Personalakten, erst die unmittelbare Bereitstellung sämtlicher prozessrelevanter Informationen ermöglicht effiziente Workflows. Diese reibungslosen Arbeitsabläufe zu gewährleisten, ist die zentrale Aufgabe von ECM-Lösungen, die in immer mehr Unternehmen zum Einsatz kommen. Was dabei noch zu oft außen vor bleibt, ist die nahtlose Integration von CAD-Projekten. Der Grund: Nur wenige ECM-Systeme bieten die technischen Voraussetzungen dafür. Betrachtet man jedoch die Bedeutung von CAD-Dateien im Geschäftsalltag vieler Unternehmen, verwundert dieser Nachholbedarf. Schließlich handelt es sich immer um besonders wertvolle Informationen.

Zugegeben, die Verwaltung von CAD-Projekten gestaltet sich aufgrund diverser Referenzen aus unterschiedlichen Quellen sowie großer Projektdimensionen durchaus anspruchsvoll. Mit dem richtigen technischen Überbau einer leistungsfähigen Informationsplattform lässt sich diese Hürde jedoch meistern – mit vielen positiven Nebeneffekten für das gesamte Unternehmen.

Teamarbeit als Herausforderung

In Zeiten der Globalisierung gestalten sich kollaborative Workflows für Planer zunehmend komplex. Abstimmungs- und Freigabeprozesse verlaufen oft über Standortgrenzen hinweg. Häufig ist auch die Einbindung externer Dienstleister und Zulieferer eine gängige Verfahrensweise. Ein ungehinderter Informationsaustausch ist unter diesen Bedingungen unentbehrlich.

Die Verwendung einer gemeinsamen und zentralen Informationsplattform ist ein Weg, um dieser Herausforderung zu begegnen. Sie ermöglicht es, dass Nutzer über Team-, Unternehmens- und sogar Ländergrenzen hinweg gemeinsam an Projekten arbeiten. Sie greifen beispielsweise vom Standort A auf ein Projekt zu, das auf dem Server von Standort B lokal gespeichert liegt. Gerade bei CAD-Daten, die aufgrund diverser integrierter Referenzen oft ein beachtliches Volumen aufbringen, ist dieses Vorgehen jedoch nicht selten performance-kritisch und kann unmittelbar andere Workflows ausbremsen, weil die Server überlastet werden.

Als Folge behelfen sich viele Anwender auf anderem Wege und verschicken Projekte über Onlinedienste und Upload-Links. Dadurch werden weder Duplikate von den Projektbeteiligten erkannt noch Dokumente revisionssicher abgelegt. Im schlimmsten Fall gehen die Entwicklungsfortschritte der aktuellsten Version verloren. Zudem können Fehler, die eigentlich ausgemerzt werden sollten, weiterhin erhalten bleiben. Diesen Aufgaben kann nur mit einem einheitlichen Freigabe- und Genehmigungsprozess auf Basis einer einheitlichen unternehmensweiten Projektdatenstruktur begegnet werden.

Nach diesen Überlegungen stellt sich die Frage, wieso nicht schon längst ECM-Lösungen den Markt prägen, die CAD-Projekte nahtlos in das Dokumentenmanagement integrieren? Ein Grund sind sicher die hohen technischen Anforderungen an solche Systeme, die zum Beispiel die Unterstützung von Schnittstellen oder die Anpassungsfähigkeit an organisatorische Rahmenbedingungen betreffen. Dazu gibt es viele Fragen zu klären: Wie muss eine geeignete IT-Infrastruktur gestaltet sein, die die Grundlage für ein schlankes Informationsmanagement bei möglichst geringen Kosten darstellt? Wie lässt sich die wichtige Zugriffs- beziehungsweise Rechtevergabe mit vertretbarem Aufwand umsetzen? Wie wird die Sicherheit der Daten trotz intensiviertem Informationsfluss garantiert? Immerhin sind digitale Informationen oft die eigentlichen Assets eines Unternehmens. Patente, Entwicklungen und Konstruktionspläne müssen nicht nur optimal verwaltet, sondern wirksam geschützt werden.

Was zeichnet ein gutes ECM-System aus?

Leistungsfähige ECM-Systeme wie die maßgeschneiderte Lösung »nscale CAD« von Ceyoniq Technology halten Antworten auf die oben skizzierten Fragen bereit. Zu den kritischen Anforderungen zählen beispielweise die revisionssichere Archivierung, eine E-Mail-Verwaltung, die Bereitstellung einer zentralen Aktenstruktur oder die ERP- und PLM-Integration. Zudem bieten solche Systeme aber auch speziell auf die CAD-Datenverwaltung ausgerichtete Features.

Hauptfunktion eines ECM-Systems ist die Optimierung von Arbeitsabläufen in Unternehmen, zum Beispiel Freigabeprozesse. Die Konstrukteure sollen sich auf ihre Kernaufgaben konzentrieren und nicht mit Zusatzaufgaben gehemmt werden. Im Kontext der CAD-Integration bietet nscale CAD deshalb jederzeit einen Überblick zum aktuellen Projektstatus und hilft aktiv, das Vorkommen von Dubletten zu vermeiden. Diese entstehen zum Beispiel bei nicht standardisierten Ablagestrukturen auf einer Fileserver-Topologie. nscale CAD bietet Zugriff auf alle relevanten Informationen zu einem Projekt, beispielsweise auch auf E-Mails. Hinzu kommt eine inhaltssensitive Volltextsuche. Diese vereinfacht den Zugriff auf alle Informationen spürbar.

Bündelung der CAD-Umgebung

Da oft verschiedene CAD-Programme in einem Unternehmen angewendet werden, sind führende ECM-Lösungen wie nscale CAD multi-CAD-fähig, sie unterstützen demnach alle gängigen Systeme. Zudem verweisen CAD-Projekte und die dazugehörigen Dateien häufig auf Elemente aus diversen Quellen. Zur optimalen Integration von Referenzen eines Planungsprozesses sowie aller projektbegleitenden Dokumente ist deshalb eine einheitliche Verwaltung vollständiger Daten anhand einer Aktenstruktur wichtig. nscale CAD betrachtet ganze Projekte, Baugruppen mit allen Referenzen und begleitende Dokumente als einheitliche Aktenstruktur und ermöglicht somit den geregelten Zugriff auf die Inhalte unmittelbar und unternehmensweit.

Effektive Teamarbeit

Das System unterstützt außerdem kollaboratives Arbeiten gezielt durch entsprechende Features wie etwa Teamräume. Neben dem obligatorischen Aspekt, dass mehrere Nutzer parallel an einem CAD-Projekt arbeiten können, gehört hierzu auch das Freigabemanagement, bei dem sich Team-Strukturen abbilden lassen. Ebenso ist eine Viewer-Funktion vorhanden. Mit diesem Feature können auch fachfremde Mitarbeiter zeitweise Einsicht in CAD-Projekte erhalten, ohne dass für sie der Kauf einer teuren Lizenz für das verwendete CAD-Programm nötig ist.

Zur Gewährleistung effektiver Teamarbeit unterstützt nscale CAD den standort- unabhängigen und unmittelbaren Zugriff aller berechtigten Mitarbeiter auf sämtliche für das jeweilige Projekt relevanten Informationen, sowie die Teilnahme an entsprechenden projektspezifischen Workflows wie Freigaben und Änderungsaufträgen.

CAD-fähiges ECM – ein Must-have

Globalisierung und intensivierter Wettbewerb stehen in Zeiten von Industrie 4.0 auf der Tagesordnung, so dass eine ausgeprägte Innovationsfähigkeit von Unternehmen wichtiger denn je ist. Es gilt, schneller und besser, sprich: effizienter zu entwickeln und eigene Innovationen vor unberechtigtem Zugriff zu schützen. Dieses Credo wird in vielen Branchen und Unternehmensfeldern mit ECM-Systemen bereits gewinnbringend gelebt. Gerade im Bereich der Konstruktion und des Planmanagements besteht aber vielerorts Nachholbedarf. Durch die Integration von CAD-Projekten in das gesamtunternehmerische ECM kann effektives Informationsmanagement erreicht werden.

.