Interview zu ECM-ERP-Kopplung mit Hermann Schäfer, DocuWare

Reduzierung von Dokumentenvolumen, Speicherkosten und Verwaltungsaufwand sowie durchgängige Geschäftsprozesse – diese Vorteile und weitere Aspekte einer ECM-ERP-Integration erläutert Hermann Schäfer, Vice President Sales von DocuWare.

ERP-Systeme bieten teilweise bereits integrierte Dokumentenmanagement-Funktionen. Wo liegen Ihrer Erfahrung nach die Grenzen dieser DMS-Funktionen, die in ERP-Systemen bereits enthalten sind?

Schäfer: Diese Frage lässt sich so pauschal nicht beantworten, da die Grenzen von DMS-Funktionen in ERP-Systemen stark von der spezifischen ERP-Lösung abhängen. Es gibt bestimmt einige ERP-Systeme, die auch Workflows implementieren und abgesehen von Buchhaltungsfunktionen weitere Funktionalitäten mitbringen. Nichtsdestotrotz sind diese in den meisten Fällen nicht so umfassend wie bei einem ECM, was auch die hohe Nachfrage unserer Kunden bestätigt.

Welche typischen Herausforderungen gibt es bei der Koppelung eines ECM- und ERP-Systems?

Schäfer: Das oberste Ziel einer Koppelung ist der reibungslose Austausch und die nahtlose Integration von Daten. Bei der Koppelung eines ECM-Systems mit einem ERP-System müssen Daten in Echtzeit oder im Rahmen eines definierten Zeitplans ausgetauscht werden, um sicherzustellen, dass Informationen stets aktuell sind. Unterschiedliche Datenformate, Datenstrukturen und Geschäftslogiken in den beiden Systemen können dabei zu Dateninkonsistenzen oder sogar Datenverlust führen, wenn die Integration nicht gut durchdacht ist.

Welche Vorteile bietet die Koppelung – auch abgesehen von der häufig verwendeten automatisierten Rechnungsbearbeitung?

Schäfer: Die Koppelung von ERP- und ECM-Systemen bietet eine Vielzahl an Vorteilen. Im ERP selbst werden meist nur ERP-Dokumente verwaltet. Es gibt jedoch durchaus Prozesse, bei denen auch auf Dokumente aus anderen Bereichen zugegriffen werden muss. Mit der Integration eines ECM werden alle relevanten Dokumente und Informationen anwendungsübergreifend an einer zentralen Stelle gespeichert. Dies erhöht zum einen die Transparenz und ermöglicht es den Usern, schnell auf benötigte Informationen zuzugreifen, wenn sie die Berechtigung dazu haben. Zum anderen werden dadurch Brüche in Geschäftsprozessen und eine doppelte Datenhaltung in unterschiedlichen Anwendungen vermieden. Dies reduziert letztendlich nicht nur das Dokumentenvolumen, sondern auch die Speicherkosten und den Verwaltungsaufwand.

Was leistet speziell die ECM-Lösung DocuWare in Verbindung mit einem ERP-System?

Schäfer: Mit der Integration von DocuWare in ein ERP-System kann zudem weiterhin aus der gewohnten Fachanwendung gearbeitet und gleichzeitig schnell auf Informationen und Dokumente aus dem ECM-System zugegriffen werden. Dies ist besonders wichtig, um die Akzeptanz der Mitarbeitenden zu gewährleisten. Unternehmen profitieren außerdem von einer automatischen Datensynchronisation und einem gepflegten Datenbestand. Zusätzlich erleichtert die Integration die Zusammenstellung und Übermittlung von Daten an Steuerprüfer und andere externe Prüfinstanzen. Gesetzliche und regulatorische Anforderungen werden durch die ordnungsgemäße Aufbewahrung und Verwaltung von Dokumenten außerdem erfüllt.

Macht es einen Unterschied, ob sich die Systeme in der Public Cloud, Private Cloud oder On-Premises befinden?

Schäfer: Die Möglichkeit zur Integration hängt unter anderem von der Kompatibilität der Systeme ab. Nicht alle ECM- und ERP-Versionen lassen sich problemlos miteinander verbinden. Der Zugriff auf die Datenbank stellt dabei immer die zentrale Herausforderung dar.

Viele Hersteller und Systemhäuser bieten fertige Schnittstellen und Konnektoren für die ECM-ERP-Koppelung. Wie lässt sich beurteilen, wie gut diese sind?

Schäfer: Auch unser Partnernetzwerk aus über 800 Partnern bietet viele Schnittstellen zu ERP-Systemen, worunter Schnittstellen zu Addison, Sage, Microsoft Dynamics 365 Business Central, SAP4/HANA oder auch DATEV zu finden sind – um hier ein paar Beispiele zu nennen. In erster Linie muss jedoch der Kunde individuell entscheiden, ob die Schnittstellen bzw. Konnektoren seine Anforderung hinsichtlich zum Beispiel der Funktionalität, Sicherheit oder Skalierbarkeit erfüllen. Bei der Entscheidung können unsere DocuWare Partner die Kunden unterstützen.

Was müssen Anwender bei der Auswahl der Schnittstelle oder des Konnektors technisch, finanziell und ansonsten beachten?

Schäfer: Jedes moderne ECM-System, so auch DocuWare, bietet standardmäßig eigene Bordmittel an, die ohne aufwendige Programmierung eingerichtet werden können. Dies spart nicht nur wertvolle Zeit, sondern reduziert auch Kosten erheblich. Wenn diese vordefinierten Schnittstellen nicht ausreichen sollten, empfehlen wir unseren Kunden, bereits vorhandenen Konnektoren für ihr ERP-System zu verwenden. In diesem Bereich sind wir besonders gut aufgestellt, da unser großes Partnernetzwerk eine breite Palette von Konnektoren für verschiedene ERP-Systeme bietet. Die Nutzung dieser vorgefertigten Konnektoren verringert den Aufwand sowohl für den Kunden als auch für den Lieferanten erheblich, was sich wiederum positiv auf die Kosten auswirkt. In jedem Fall streben wir immer zuerst nach standardisierten Lösungen. Wenn diese jedoch nicht ausreichend sind, stehen unseren Kunden individuell anpassbare Schnittstellen zur Verfügung, die entweder speziell für sie entwickelt oder an ihre Anforderungen angepasst werden können, wobei der höhere Aufwand auch höhere Kosten mit sich bringt.

Sehen Sie aktuell weitere Fälle, bei denen ein ECM-System ERP-Migrationen oder andere ERP-Einsatzfälle unterstützen sollte?

Schäfer: ECM-Systeme können in verschiedenen ERP-Einsatzfällen unterstützen. Der Einsatz eines ECM-Systems ist besonders sinnvoll, wenn Daten, Dokumente und Informationen in beiden Systemen, also dem ECM und dem ERP, verarbeitet werden müssen. Steigt ein Unternehmen von einem ERP-System auf ein anderes um oder migriert Daten zwischen verschiedenen ERP-Systemen, kann ein ECM-System eine zentrale Rolle spielen, denn es ermöglicht die sichere Aufbewahrung und den einfachen Zugriff auf historische Daten und Dokumente, was die Komplexität der Migration reduziert.

Zusätzlich dazu unterstützt das ECM-System bei der Speicherung, Suche, Versionierung und Freigabe von Dokumenten und bietet Funktionen zur Einhaltung von Vorschriften und zur revisionssicheren Archivierung von Dokumenten. Dies ist besonders wichtig in Branchen, die strengen Compliance-Anforderungen unterliegen. Die Automatisierung von Geschäftsprozessen, sorgen für schnellere Abläufe und geringere Fehleranfälligkeit. Gerade in der Rechnungsverarbeitung profitieren Unternehmen mit der automatischen Erfassung, Prüfung und Freigabe von mehr Effizienz und Produktivität. Zuletzt können ECM-Systeme dazu beitragen, dass Geschäftsdaten und Berichte leichter zugänglich sind. Diese unterstützen bei der Analyse und Auswertung von Daten, was wiederum die Grundlage für fundierte Entscheidungen bildet.