Advertorial: Ein digitaler Posteingang ist strategisch notwendig

Es ist bekannt, dass die bisherige Arbeitsweise in Büros durch die zunehmende Menge an Dateien, Papierbelegen und Emails für die Mitarbeiter bei den täglichen Entscheidungen und Aufgaben nicht mehr tragbar ist. Die derzeit entstehenden Betriebskosten, die verlorene Arbeitszeit sowie fehlende Rechtsanforderungen nehmen die Unternehmen in die Pflicht zur Digitalisierung.

Und wir brauchen auch nicht mehr annehmen, dass die kommende Whatsapp-Mitarbeitergeneration Spass daran hat, in Netzlaufwerken über Minuten Dateien zu suchen, in Aktenräume zu gehen oder einen Stempel auf ein Blatt Papier zu setzen.

Papier ist nicht nachhaltig, jedoch teuer aber vor allem nicht interaktiv. Es ist tot. Wie oft haben Sie schon IBAN, Adresse, Email oder Rechnungsdaten vom Papierdokument abtippen müssen?

Der digitale Arbeitsplatz muss Spaß bereiten

Wenn wir produktiver arbeiten wollen, müssen wir den Mitarbeitern die Angst nehmen und die Vorteile eines digitalen Dokuments aufzeigen, um das Papier zu beseitigen.

Aus diesem Grund müssen die digitalen Dokumente selbst so viele Mehrwerte bieten, dass Mitarbeiter Lust haben, nicht mehr im Dateisystem oder auf dem Blatt Papier zu arbeiten.

Dieser Herausforderung stellt sich der Digital Workplace und Dokumentenmanagementanbieter AMAGNO mit seiner bald erscheinenden AMAGNO Living Documents™ Technologie.

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Video: AMAGNO Living Documents™ Technology für interaktive Dokumente

Diese Technologie macht digitale Dokumente nach dem Posteingang oder Import von Dateien, Belegen und Emails für fast alle Formate automatisch interaktiv. Ein Doppelklick auf ein beliebiges Wort in der Vorschau von fast allen Formaten löst die Suche nach anderen Dokumenten aus. Diese Volltextsuche ist sofort für über 100 Dateiarten verfügbar.

Den Posteingang für alles durch jeden automatisieren

Derzeit legen die Mitarbeiter immer noch jede Datei manuell in Ordnern ab. Egal, ob eine ähnliche Datei schon tausendfach manuell abgelegt wurde. Oder auch die Papierdokumente, die wiederholt mühsam in Papierakten abgelegt werden. Das ist in Anbetracht der extrem zunehmenden Dokumentenmengen eine enorme Zeitverschwendung. Und das in einer Zeit, wo uns die Digitalisierung die Arbeit abnehmen und automatisieren kann und soll.

Eine Digital Workplace Lösung, wie AMAGNO, automatisiert den Posteingang, die Ablage und die Datenextraktion von Dokumenten jeder Quelle (Datei, Papier, Emails) und jeden Typs, also von der Rechnung bis zum Gehaltsbeleg.

Mit der »Magnetisierung« von AMAGNO reicht ein Klick auf einen Wert in der Vorschau eines Dokuments aus, um dessen Daten für externe Anwendungen (ERP, Fibu, etc) zu erfassen und das Dokument für die Wiedererkennung gleicher Folgebelege zu trainieren. Der Mechanismus ist so einfach, dass dies jeder Mitarbeiter verwenden kann und sollte.

Je mehr Dokumente ein Mitarbeiter magnetisiert, desto automatisierter wird die Ablage und Datenerfassung aller Mitarbeiter im Unternehmen.

Automatisierung durch jeden Mitarbeiter, ohne Limits

AMAGNO sieht die Automatisierung als Grundrecht jedes Mitarbeiters und nicht als teures Privileg weniger. In AMAGNO darf jeder Mitarbeiter seine Ablage automatisieren. Dies wird nur durch ein Recht gesteuert und nicht durch gesonderte teure Lizenzen, Ausbildungen, Scanclients, Scripting oder sogar die Notwendigkeit externer Dienstleister. AMAGNO limitiert die Unternehmen nicht in Seitenzahlen, Dateimengen, Inhaltarten oder Dokumenttypen.

AMAGNO geht davon aus, dass bereits nach kurzer Zeit an einem typischen Arbeitsplatz die Zeitersparnis bei der Suche und bei der automatisierten Ablage von Dokumenten jeglichen Typs bei über 90 Prozent im Vergleich zu den aktuellen Aufwänden steht.