Advertorial: Rechnungsmanagement leicht gemacht

Automatisierte Verarbeitung von Eingangsrechnungen

Das Rechnungsmanagement von ELO Digital Office setzt genau an dieser Stelle an. Mit der »ELO Business Solution Invoice« werden Eingangsrechnungen nach ihrer Digitalisierung vollständig verarbeitet. Im Anschluss besteht die Möglichkeit, die Daten automatisch in das ERP-System zu übernehmen. Berücksichtigt werden dabei alle Phasen des Rechnungseingangsprozesses.

Phase 1: Erfassen

Bei der Rechnungsverarbeitung passt sich ELO den individuellen Abläufen des Unternehmens an. Egal ob die Rechnung in Papierform, per E-Mail oder als ZUGFeRD-Datensatz eintrifft, und ob sie in der Poststelle oder direkt von der Buchhaltung erfasst wird: Sobald die Rechnung eingescannt und digitalisiert wurde, liegt sie in der ELO Postbox und ist bereit für die automatisierte Weiterverarbeitung. Auch bei Fremdwährungen, dank der Berücksichtigung tagesaktueller Wechselkurse.

Phase 2: Verarbeitung

Das optionale Modul »ELO DocXtractor« klassifiziert die Rechnung, extrahiert Daten wie Rechnungsnummer oder Betrag und prüft, ob die richtige Bestellung oder Lieferscheininformation im ERP-System vorliegt. Unvollständige Daten, wie zum Beispiel eine fehlende Kundennummer, werden automatisch ergänzt. Darüber hinaus wird geprüft, ob alle gesetzlich vorgeschriebenen Rechnungsinformationen vorhanden sind. Im Anschluss wird die Rechnung zur Freigabe weitergeleitet. Dies kann individuell und personenbezogen festgelegt werden.

Phase 3: Buchung

Die Kontierung erfolgt anhand eines vorkonfigurierten und erweiterbaren Workflows. Alle Workflowschritte werden protokolliert und im ELO Feed dargestellt. Weitere Informationen zum Rechnungsbeleg können einfach über den Feed ergänzt werden. Auch eine Aussteuerung oder Wiederaufnahme in den Bearbeitungsprozess ist möglich. Alle Informationen werden nach Prüfung und Freigabe dem ERP-System zur Verfügung gestellt. Die Rechnung wird verbucht und in ELO archiviert.

Phase 4: Controlling

Im Rechnungseingangs-Cockpit können alle Rechnungen angezeigt werden, die sich im laufenden Prozess befinden. Anzahl und Status sind direkt ersichtlich, Skontofristen und Fälligkeitstermine werden überwacht und dank eines Frühwarnsystems eingehalten. Mit wenigen Mausklicks können verschiedene Auswertungen generiert werden, wie beispielsweise ein umfangreiches Kreditoren-Ranking. Hinzu kommen individualisierbare Gruppierungs- und Filteroptionen.

Mit der ELO Business Solution Invoice sind Unternehmen daher gut aufgestellt. Die Lösung für Rechnungsmanagement basiert auf Best-Practice-Ansätzen und ermöglicht eine einfache und schnelle Umsetzung.

»Individualisierte ELO ECM-Systeme sind bei Unternehmen aller Größenordnungen und Branchen im Einsatz. In manchen Fällen stellen jedoch Standards den besseren Ansatz dar, zum Beispiel, wenn es um Szenarien wie die Bearbeitung eingehender Rechnungen geht«, erklärt Karl Heinz Mosbach, Geschäftsführer der ELO Digital Office GmbH. »Daneben gibt es zahlreiche weitere Standardabläufe, die wir im Rahmen unserer ELO Business Solutions aufgreifen. So wächst das Portfolio beständig und unsere Kunden profitieren von unseren Erfahrungen und Optimierungen bestehender Projekte.«

Vorteile des ELO Rechnungsmangements auf einen Blick

• Rechnungen unabhängig von Form oder Format verarbeiten
• Rechnungsinformationen erfassen und mit dem ERP-System abgleichen
• Rechnungen individuell freigeben
• Informationen zu Rechnungen im laufenden Prozess abrufen
• Workflows für die Kontierung vorkonfigurieren und erweitern
• Statistische Auswertungen erstellen

Sie wollen mehr über die ELO Business Solution Invoice wissen und sich über weitere ELO Lösungen informieren?

ELO Digital Office bietet kostenlose Veranstaltungen rund um das Thema ECM – auch in Ihrer Region! Informieren Sie sich hier.

Sie würden gerne online mehr über das Thema Rechnungsmanagement erfahren? Dann empfehlen wir Ihnen die Webseminare zur ELO Business Solution Invoice und weiteren spannenden Themen.