Advertorial: Schneller und effizienter dank digitaler Workflows

Im vergangenen Monat feierten wir den 120. Geburtstag des französischen Schriftstellers Antoine de Saint-Exupéry, der unter anderem durch sein Meisterwerk »Der kleine Prinz« an Bekanntheit gewann. Auch in dem IT-Kosmos ist Saint-Exupéry sehr populär und wird immer wieder gern zitiert. So sagte er einst: »Die Technik entwickelt sich immer mehr vom Primitiven über das Komplizierte zum Einfachen.« Denken wir einen kurzen Augenblick darüber nach, wird uns bewusst, dass das vor rund 100 Jahren Gesagte heute immer noch Bestand zu haben scheint. Besonders, wenn wir die vergangenen Monate einmal Revue passieren lassen, merken wir, dass in dem Zitat von damals auch heute noch ein Quäntchen Wahrheit steckt:

Binnen weniger Tage mussten wir unsere bisherige Büroarbeit so umstrukturieren und organisieren, dass wir auch via remote unserer Arbeit produktiv nachgehen konnten. Was auf den ersten Blick relativ einfach zu sein schien – Kiste auf, PC, Aktenordner, Dokumente und Kaffeebecher hinein – entpuppte sich zunächst als ungeahnte Herausforderung, die uns eine gewisse Eingewöhnungszeit und ein Umdenken abverlangte. Nach einiger Zeit merkten wir allerdings auch die Vielzahl an Vorzügen, die das Arbeiten »out of the office« mit sich brachte: Während wir zu Hause arbeiteten, konnten wir nebenbei eine Wäsche anschmeißen, die Kinder bei Laune halten, an einem Meeting teilnehmen und uns konstruktiv einbringen.

Auch scheinbar einfache Workflows können komplex werden

Doch auch im Bereich Post- und Rechnungsworkflow finden wir die Worte des beindruckenden Schriftstellers wieder. Nichts erreicht uns auf so vielen Wegen, wie die Eingangspost in unserem Unternehmen: Via Brief, Fax, Mail oder Kundenportal flattert sie tagein und tagaus in unser Postfach. Doch so einfach es auf den ersten Blick scheinen mag, einen guten Überblick über die zahlreichen Kanäle zu haben, so komplex entpuppt sich der Posteingang bei genauerer Betrachtung. Denn bei einem dezentralen Posteingang ist es gar nicht so leicht, alle Eingänge im Zaum zu halten, sie koordiniert zu bearbeiten und ihre Wege transparent nachzuvollziehen. Doch auch die analoge Rechnungsverarbeitung spielt dabei eine besondere Rolle.

Jeder, der schon einmal in einem Unternehmen mit einem analogen Rechnungsworkflow gearbeitet hat, weiß, wie nerven-, kosten- und zeitintensiv die non-digitale Bearbeitung von Rechnungen sein kann: Zuallererst geht die Rechnung über einen der unzähligen Eingangskanäle ein, wird geöffnet und mit einem Eingangsstempel versehen. Zahlungsfristen und Skonti werden auf der Rechnung notiert. Anschließend wird sie der zuständigen Stelle zugeordnet und tritt ihren Weg dorthin an. Bei dem richtigen Sachbearbeiter angekommen, wird die Rechnung auf sachliche und rechnerische Richtigkeit geprüft. Da dieser Vorgang nicht immer sofort erledigt wird, können Rechnungen unter den Papierbergen verschollen gehen und kostbare Skonti sich dadurch in Luft auflösen. Selbiges gilt auch für den Genehmigungs- und Freigabeprozess, die Kontierung, Zahlungsanweisung und abschließende Buchung. Während dieses gesamten Prozesses kann sich eine simple Statusauskunft zur wahrhaften Mammutaufgabe herauskristallisieren. Was also zunächst als eine Arbeitserleichterung gesehen wurde, entwickelte sich mit der Zeit immer mehr zu einem komplexen Unterfangen.

Digitale Verarbeitungsprozesse eröffnen ungeahnte Möglichkeiten

Das Zitat von Saint-Exupéry wäre jedoch längst nicht so populär, wenn es nicht auch eine Lösung für das Einfache gäbe. Denn hier kommt die digitale Verarbeitung der Eingangspost ins Spiel. Mithilfe von intelligenter Dokumentenmanagement Software (DMS), die wahlweise als On-Premise- oder Cloudvariante betrieben wird, sorgen digitale Post- und Rechnungsworkflows nicht nur für ein effizienteres und transparenteres Arbeiten, sondern bringen außerdem jede Menge Kosteneinsparungen mit sich. Im Vergleich zur manuellen Rechnungsverarbeitung sparen Unternehmen bei der Bearbeitung einer Rechnung rund elf Euro je eingehender Rechnung. 

Wieso das so ist, lässt sich bei der näheren Betrachtung der digitalen Post- und Rechnungsworkflows leicht erklären:

Es wird noch eine Weile dauern, bis Unternehmen ihre Rechnungen ausschließlich digital übersandt bekommen. Um Medienbrüche und Redundanzen zu vermeiden, sind viele Unternehmen dazu übergegangen, ihre Papierrechnungen direkt nach Erhalt zu digitalisieren. Ob am Empfang oder im Sekretariat – Dokumentenscanner sind optimal, um die Briefpost zu digitalisieren und sie in ein Dokumentenmanagement zu importieren. Alternativ lässt sich der komplette Briefverkehr zu Scandienstleistern wie Dropscan umleiten und von ihnen digitalisieren. Das spart das Öffnen, Scannen und Vernichten der Briefpost inklusive Rechnungen.

Bei digitalen Rechnungen verhält es sich ganz ähnlich. Auch sie können in einer Vielzahl von Kanälen eingehen, was die Bearbeitung erschwert und unnötig verkompliziert. Deshalb sind viele DMS- und ECM-Anbieter dazu übergegangen, mit anderen Cloud-Dienstleistern Kooperationen zu schließen. Durch die Zusammenarbeit von AMAGNO und invoicefetcher, landen eingehende Rechnungen beispielsweise nicht mehr erst in Online-Portalen und müssen anschließend in die entsprechenden Systeme importiert werden, sondern gehen direkt in »AMAGNO« ein. Die anschließenden Prozesse wie Import, Rechnungsverteilung und Weiterleitung geschehen mithilfe der Dokumentenmanagement Software automatisiert. Durch das Wegfallen langer Laufwege und Verzögerungen, können Fälligkeiten schneller beglichen, jede Menge Kosten eingespart und Medienbrüche reduziert werden, da viele einzelne Prozesse sich mit nur wenigen Klicks bearbeiten lassen. Die Archivierung der Dokumente ist ein gutes Beispiel: Während bei dem analogen Rechnungsprozess lange Wege gegangen und Ordner gesucht werden mussten, um Rechnungen zu archivieren, erfolgt das mithilfe von modernen DMS- und ECM-Lösungen mit nur einem Klick. 

Klassische Eingangsrechnungsverarbeitung ist Schnee von gestern

Der digitale Rechnungsworkflow kann jedoch nicht nur die herkömmliche Eingangsrechnungsverarbeitung abbilden, sondern bietet darüber hinaus auch eine ganzheitliche Lösung zur Bearbeitung des Rechnungseingangs. Was beim Erfassen von Rechnungen – ob per E-Mail oder der Digitalisierung von Papierrechnungen – beginnt, geht über die Klassifizierung von Rechnungsdetails, das Prüfen und die Freigabe via digitales Stempeln bis zur Übergabe der Buchungsdetails per Schnittstelle an Buchungssysteme wie DATEV oder Sage. Damit auch die Kommunikation mit externen Anwendungen gewährleistet werden kann, bietet eine moderne Dokumentenmanagement Software wie Amagno vielfältige Im- und Exportmöglichkeiten via XML, TXT oder CSV Dateien an.

Digitale Pioniere, die die Vorteile eines digitalen Post- und Rechnungsworkflows erkennen und sie für ihr Unternehmen zu nutzen wissen, können problemlos auf den Zug aufspringen, der digitale Transformation und effizienteres Wirtschaften geladen hat, und sich durch unzählige Wettbewerbsvorteile und zahlreiche Synergieeffekte zu den Gewinnern von morgen zählen.