AIIM-Studie: Papierberge in der Rechnungsverarbeitung

So viel kostet im Durchschnitt das (manuelle) Verarbeiten einer Rechnung (Quelle/Grafik: AIMM)

Obwohl es schon seit Jahren viele gute automatisierte Zahlungssysteme gibt – die Hälfte aller Unternehmen nutzt für die Rechnungsverarbeitung immer noch Papierbelege. Dies bringt nicht nur Nachteile bei der Effizienz, sondern auch im Liquiditätsmanagement und behindert die Transparenz von Geschäftsprozessen. Zu diesen Ergebnissen kommt eine Studie, die das Marktforschungsunternehmen AIIM Europe (Association for Information and Image Management) soeben vorgestellt hat. Die durchgeführte Untersuchung »Automating AP/AR Financial Processes – User Feedback on the Real ROI« beleuchtet, wie Unternehmen heute den Rechnungseingang und -ausgang managen und mit welchen Herausforderungen und Problemen sie dabei konfrontiert sind. Dabei stand der Einsatz von Systemen für ein automatisiertes Rechnungsmanagement und die damit erzielbare Zeitspanne bis zum ROI stehen im Fokus der AIIM-Studie.

Wer glaubt, dass nur noch mittlere Betriebe ihre Rechnungen mit Papier verwalten, irrt. Die Hälfte der befragten Unternehmen hantiert immer noch mit gedruckten Belegen. Davon erhält jedes Dritte monatlich mehr als 25.000 Rechnungen – eine beachtliche Menge für einen manuellen Prozess. Diese Praxis verursacht nicht nur hohe Kosten und lange Bearbeitungszeiten, sondern kann auch Compliance-Verstöße nach sich ziehen. Unstimmigkeiten belasten außerdem häufig die Beziehungen zu Kunden und Lieferanten.

Messbare Vorteile des automatisierten Rechnungsprozesses

Wie konkret die finanziellen Risiken im Bereich der Debitorenbuchhaltung sind, zeigt die AIIM-Studie am Beispiel von Zahlungsausfällen, die den Cash-Flow negativ beeinflussen: 20 Prozent der Befragten erklärten, dass sie drei Prozent der Einnahmen allein deshalb verlieren, weil Kunden zu spät oder nicht vollständig bezahlen oder unberechtigte Rabattierungen vornehmen.

»Ohne Zahlungssystem kann ein Unternehmen schlicht nicht richtig funktionieren. Dennoch sehen viele darin nur einen fixen Kostenblock. Von allen Geschäftsprozessen wird dieser Prozess häufig zuletzt verbessert«, erklärt Doug Miles, Director of Market Intelligence bei AIIM. »Dabei liegen die Vorteile der Automatisierung auf der Hand: neben Kosteneinsparungen eine höhere Effizienz und mehr Transparenz. Automatisierte Zahlungssysteme können außerdem schnell an ein sich änderndes Geschäftsumfeld angepasst werden, zum Beispiel an die wachsende Zahl von PDF-Belegen.«

Rechnungsverarbeitungs-Lösungen mit automatisiertem Content-Management

Diese Vorteile lassen sich mit Lösungen für automatisiertes Content-Management, die eigens auf die Finanzverwaltung zugeschnittenen sind, besonders schnell realisieren. Das Softwareunternehmen ASG Software Solutions, das die Erstellung AIIM-Studie unterstützte, verweist in diesem Zusammenhang auf die Lösungen »ASG View Direct Suite« und »ASG Cypress Suite«.

Übrigens verarbeitet ein Viertel der befragten Unternehmen mehr als 10.000 Rechnungen im Monat. Die Kosten für die Rechnungsbearbeitung lagen im statistischen Mittel bei 8 US-Dollar (5,8 Euro) pro Beleg, wobei die Bandbreite zwischen einem US-Dollar (0,7 Euro) und 50 US-Dollar (36,3 Euro) schwankte. Diejenigen Betriebe, die ihre Rechnungsverwaltung bereits automatisiert hatten, erzielten Kosteneinsparungen von durchschnittlich 29 Prozent. Bei monatlich 10.000 Rechnungen immerhin stattliche 278.000 US-Dollar (202.000 Euro).

Relativ schnelle Amortisationszeiten

So überrascht es nicht, dass diese Unternehmen von sehr kurzen Amortisationszeiten berichteten. 80 Prozent derjenigen, die ein System für eine automatisierte Kreditorenbuchhaltung nutzen, verzeichneten einen Return on Investment (ROI) binnen 18 Monaten oder kürzer. Dabei lag der ROI bei 22 Prozent der Studienteilnehmer sogar nur bei sechs Monaten, bei 28 Prozent zwischen sechs und neuen Monaten, und bei 13 Prozent bei einem Jahr. 17 Prozent gaben an, dass sich ihr System nach 18 Monaten bezahlt gemacht hat.

Besonders kostenintensiv, so die Studie, sind dabei Vorgänge, für die im Vorfeld keine Bestellnummer angelegt wurde. Sie sind im Durchschnitt 2,2-mal so teuer wie die Geschäftsfälle mit einer Purchase-Order-Nummer. Denn das Fehlen einer solchen Vorgangsnummer macht es später auch schwieriger, Korrespondenz, Verträge oder Lieferdokumente einem bestimmten Vorgang zuzuordnen.

Automatisierte Rechnungsverarbeitung mit vielen Vorteilen

Besonders die Automatisierung trägt zu den Kosteneinsparungen bei. Immerhin 40 Prozent der Nutzer eines Kreditorensystems erreichen einen so hohen Automatisierungsgrad, dass so gut wie kein manuelles Eingreifen mehr nötig ist. 25 Prozent der Anwenderunternehmen schaffen es immerhin auf einen Automatisierungsgrad von 65 Prozent.

Ein ähnliches Bild zeigt sich auch auf der Debitorenseite. Unternehmen, die in Systeme für das Management von Ausgangsrechnungen und Forderungen bereits investiert haben, konnten einen ROI binnen maximal neun Monaten für sich verbuchen. Bei insgesamt 82 Prozent der Unternehmen hatte sich das neue System bereits nach höchstens eineinhalb Jahren gerechnet.
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An der Umfrage, die im Dezember 2013 durchgeführt wurde, nahmen 229 Unternehmen teil, davon rund 20 Prozent aus Europa.

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