E-Invoicing wird zum Impulsgeber der Digitalisierung

Advertorial

Ein entscheidender Anstoß für die Digitalisierung in Deutschland kommt jetzt aus der EU: mit dem Richtlinien-Entwurf zu »VAT in the Digital Age« (ViDA), quasi der Vorgabe zur Umsetzung einer E-Rechnungspflicht.

ViDA soll die bisherige Umsatzsteuer-Richtlinie modernisieren und transnationale Hürden wie die lokale Mehrwertsteuer-Registrierung überwinden. Bedingung dafür ist eine EU-weite Pflicht zum transaktionsbasierten E-Invoicing in einem einheitlichen Standard. Bis spätestens 2028 sollen grenzüberschreitende Rechnungen daher nur noch E-Rechnungen sein dürfen, die direkt automatisch mit an die Steuerbehörde gehen.

Die Auswirkungen auf den innerdeutschen Rechnungsaustausch im Mittelstand dürften nicht auf sich warten lassen und E-Invoicing damit auch hierzulande den entscheidenden Schub erhalten. Der Verband elektronische Rechnung (VeR) unterstützt das Vorhaben der Europäischen Kommission und verspricht sich – wenn die Richtline verabschiedet ist –  starke Impulse für eine rasche Digitalisierung der deutschen Wirtschaft. Im Endeffekt würden dann für das grenzüberschreitende B2B-Geschäft die gleichen Vorschriften gelten wie bereits jetzt für den elektronischen Rechnungsaustausch mit der öffentlichen Hand. Dieser ist gemäß EU-Richtlinie 2014/55/EU bereits seit einiger Zeit möglich und wird in Deutschland inzwischen vom Bund und ersten Ländern sogar verlangt.

Abschied vom Papier rückt in greifbare Nähe

E-Invoicing ist somit ein Thema, um das Unternehmen immer weniger herumkommen. Was den Begriff angeht, herrschen indes nach wie vor Missverständnisse. Mit einer als PDF per E-Mail verschickten Rechnung ist es hier nicht getan. E-Invoicing bedeutet vielmehr: Elektronische Rechnungen werden in einem strukturierten XML-Datenformat (zum Beispiel XRechnung, ZUGFeRD) ausgestellt, übermittelt und so zugestellt, dass der Empfänger sie automatisiert und digital annehmen sowie verarbeiten kann. Damit untrennbar verknüpft ist der Abschied vom Papier. Und das ist auch gut so, denn der größte Bremsklotz bei der automatisierten Verarbeitung ist die Fehleranfälligkeit beim Auslesen von Daten aus eingescannten Belegen. Je weniger Papierrechnungen eintreffen, desto höher ist der Automatisierungsgrad bei der Rechnungsverarbeitung.

Zur Erstellung von E-Rechnungen in einem der gültigen Formate benötigt man eine spezielle Software. Mit ihr lassen sich E-Rechnungen im ERP-System erstellen und über einen der möglichen Übertragungswege versenden. E-Invoicing-Lösungen betreffen neben der debitorischen auch die kreditorische Seite. Daher sind Softwarelösungen für die Annahme und Bearbeitung solcher Rechnungen notwendig. Sie integrieren die elektronischen Rechnungen auf Seiten des Empfängers in dessen ERP-, Warenwirtschafts- oder Buchhaltungssysteme.

Über 50 Prozent schnellere Verarbeitung

Vor allem solche Prozesse auf Empfängerseite sind es, aus denen die größten Einsparpotenziale beim E-Invoicing resultieren. Zwischen 50 bis 60 Prozent kürzere Durchlaufzeiten lassen sich bei einer elektronischen, automatisierten Rechnungseingangsverarbeitung erzielen. Außerdem fallen 40 bis 50 Prozent weniger Transaktionsfehler an. Abstimmungen vereinfachen sich durch weniger Rückfragen. Zu beobachten sind ferner eine deutlich erhöhte Transparenz (Vorteil bei Monats- und Jahresabschlüssen) und bessere Skontoausnutzung.

Die xSuite Group ist spezialisiert auf die automatisierte Eingangsrechnungsverarbeitung und unterstützt Unternehmen in diesem Zusammenhang beim E-Invoicing. Ihre Lösung holt eingehende XML-Rechnungen ab, liest die Inhalte aus und übergibt die relevanten Informationen automatisch in die entsprechenden Felder des ERP-Systems. Sie unterstützt alle am Markt gängigen Rechnungsformate und die Einbindung von E-Rechnungsportalen. So bietet xSuite Unternehmen höchste Flexibilität und lässt ihnen die Wahl, auf welche Art sie elektronische Rechnungen empfangen und weiterverarbeiten wollen.

Künstliche Intelligenz für mehr Automatisierung

Durch elektronische Workflows für die automatisierte Rechnungsbearbeitung werden Prozesse schneller, Fehler minimieren sich und stupide Routineaufgaben für das Rechnungswesen entfallen. Wenn ein digitaler Workflow zusätzlich über Funktionen für künstliche Intelligenz verfügt, eröffnen sich noch einmal ganz neue Anwendungsfelder für die Automatisierung. Selbstlernende Datenextraktion, intelligente Kontierungsvorschläge (aus denen die Beschäftigten nur noch auswählen müssen) oder Vorschlagsfunktionen zum Auffinden der richtigen Person für die Bearbeitung bereits während der Validierung sind Beispiele dafür.

Solche Techniken lassen sich gut aus der Cloud beziehen bzw. dorthin verlagern. Dafür bieten sich insbesondere standardisierte Prozesse mit einem hohen Volumen wie die Beleglesung an. Denn um gute Vorschläge unterbreiten zu können, müssen KI-Anwendungen lernen. Machine Learning funktioniert umso besser, je mehr Datensätze dafür herangezogen werden. Deshalb funktionieren KI-Technologien gut, wenn sie in Public-Cloud-Lösungen eingesetzt werden. Diese sind in der Regel für eine Vielzahl von Mandanten ausgelegt und beinhalten daher ungleich größere Datenmengen zum Vergleich als ein einzelnes, on-premises installiertes System.

On-Premises-Systeme und KI aus der Cloud

Aus der Public Cloud gibt es bereits Out-of-the-Box-Lösungen, auf die man zugreifen kann. Dass die Cloud im Unternehmenskontext angekommen ist, steht außer Frage. Laut Bitkom Digital Office Index 2022 nutzen beispielweise 31 Prozent der Unternehmen in Deutschland ERP-Lösungen mindestens zum Teil aus der Public Cloud. Angst vor mangelndem Datenschutz muss niemand mehr haben. Jeder etablierte und erfahrene Cloud-Provider erfüllt die erforderlichen Datensicherheits- und Datenschutzvorschriften technisch inzwischen ebenso gut, wenn nicht sogar besser, als es das einzelne Unternehmen in seinem Rechenzentrum vor Ort vermag.

Einkaufs- und Rechnungsvorgänge verbinden

Nicht nur im Rechnungseingang, sondern auch bei den vorgelagerten Prozessen im Einkauf sollten Unternehmen versuchen, ihren Digitalisierungsgrad zu erhöhen. Einkaufsabteilungen sehen sich heute gestörten Lieferketten gegenüber, sei es durch Pandemie, Krieg, Energiekrise oder ein Konglomerat aus allem. Hinzu kommen neue Verpflichtungen aus dem Lieferkettensorgfaltspflichtengesetz. Abläufe und Beschaffungsprozesse werden damit insgesamt fehleranfälliger und komplizierter, es muss sehr viel öfter und auch früher umdisponiert werden.

Der Einkauf heute muss daher schnell und flexibel reagieren können. Das geht am besten durch einen hohen Automatisierungsgrad und für diesen ist Digitalisierung eine wesentliche Voraussetzung. Das entlastet den Einkauf von manuellem Workload und es entsteht der Freiraum, auf die neuen Herausforderungen reagieren zu können.

Für die interne Bedarfserfassung und -freigabe sollte daher ebenfalls ein standardisierter, digitaler Prozess eingerichtet werden wie für die Rechnungsbearbeitung. Eine weitere Option ist die Einrichtung eines Lieferantenportals, über das die gesamte Kommunikation sowie der Dokumentenaustausch mit den Lieferanten vollständig digital abgewickelt wird. Wenn Beschaffungs- und Rechnungsprozesse miteinander verknüpft werden, spricht man von Procure-to-Pay (P2P). Hierbei werden Bedarfsmeldungen, Bestellungen, Bestellbestätigungen, Lieferscheine und die eingehenden Rechnungen einbezogen. Die Vorteile sind offensichtlich: Ein durchgängig digitaler Prozess ist viel schneller, da Versand- und Liegezeiten von Dokumenten entfallen. Da keine Medienbrüche entstehen, verbessert sich die Prozess- und Datenqualität deutlich. Der Aufwand für eine manuelle Erfassung von eingehenden Daten entfällt, der Einkauf wird massiv entlastet. Transparenz, Nachvollziehbarkeit und Auswertbarkeit sind gewährleistet.

Einkaufsabteilungen sollten daher anstreben, in den internen Beschaffungs- und Rechnungsbearbeitungsprozessen Daten in Echtzeit vorliegen zu haben, so dass diese mit modernen Technologien wie KI ausgewertet werden können. Rückschlüsse auf kommende Ereignisse können so schneller gezogen werden. Hat der Einkauf dieses Level erreicht, ist ein wesentlicher Baustein bei der Umsetzung des Ziels erreicht: höhere Resilienz in einem Umfeld anfällig gewordener Lieferketten.

Automatisierte P2P-Prozesse, von Bestellung bis Bezahlung

Von einer digitalen, prozessoptimierten Beschaffung profitiert in jedem Fall die kreditorische Buchhaltung: Eine Rechnung mit zugrundeliegender Bestellung lässt sich nämlich viel schneller und einfacher verarbeiten. Sobald im Zuge der Bedarfserfassung bereits alle notwendigen Freigaben erteilt wurden und es, per Definition, keine Abweichung zwischen Bestellung, Wareneingang und Rechnung mehr gibt, erfolgt eine 100-prozentig automatisierte Verarbeitung. Die Prozesse sind ganzheitlich verbunden, von der Bestellung bis zur Bezahlung. Damit ist der automatisierte Durchlauf einer Rechnung bis hin zur Verbuchung komplett im Hintergrund (sogenannte Dunkelbuchungen) möglich. Abgleichmechanismen wie 3-Way-Match erhöhen nochmals die Sicherheit des Prozesses, vor Fehlern ebenso wie vor Betrugsversuchen.

P2P-Prozesse und cloudbasierte Lieferantenportale

Procure-to-Pay-Prozesse mit Lieferanten lassen sich auch gut über die Cloud abbilden. Speziell für SAP-Anwenderunternehmen hat die xSuite dafür auf der SAP Business Technology Platform (BTP) ihr »Business Partner Portal« entwickelt – eine zentrale Plattform, über die Einkauf, Buchhaltung und Lieferanten alle mit der Beschaffung zusammenhängenden Daten und Dokumente austauschen können. Diese werden aus dem Portal automatisch nach SAP übernommen – auch hier wieder eine maßgebliche Arbeitserleichterung für die Fachabteilungen.