Effiziente Beschaffung durch digitales Purchase-to-Pay

Advertorial

Purchase-to-Pay-Prozesse, kurz P2P, sind fester Bestandteil im Geschäftsalltag von Unternehmen. Umfassende digitale Lösungen wie nscale unterstützen dabei, P2P-Workflows effizient zu gestalten und unternehmerische Mehrwerte zu erzeugen.

von Marcel Mühlbach, Produktmanager der Ceyoniq Technology 

Analoge Workflows kosten Zeit und Geld

Purchase-to-Pay bezeichnet sämtliche internen Vorgänge im Beschaffungswesen von der Bedarfsmeldung bis zur Bezahlung der Rechnung. Geht etwa in der Produktion ein Bauteil zuneige, muss dieses neu eingekauft werden. Was erst einmal einfach klingt, löst einen komplexen Vorgang aus, der aus mehreren Einzelprozessen besteht und verschiedene Abteilungen im Unternehmen involviert.

Ein manuell organisierter P2P-Prozess – oder einer, der auf digitalen Insellösungen basiert – ist nicht nur zeit- und ressourcenintensiv, sondern darüber hinaus fehleranfällig und oft nicht rechts- sowie revisionssicher. Lange Transport- und Liegezeiten, unklare Freigabekompetenzen und fehlende oder sogar verlorene Dokumente führen zu langwierigen Bearbeitungszeiten, unnötigen Kosten – etwa durch verpasste Zahlungsfristen – und Frustration bei den Mitarbeitern. Denn sie müssen viel Zeit und Aufwand in Verwaltungsaufgaben investieren, anstatt sich auf ihre wertschöpfenden Kernaufgaben konzentrieren zu können. Mit einer digitalen Lösung, die bei jedem Prozessschritt unterstützt und gleichzeitig alle relevanten Informationen zentral zur Verfügung stellt, können Unternehmen ihr Beschaffungswesen effizient aufstellen – und dabei zahlreiche Mehrwerte realisieren.

Reibungsloser P2P-Prozess mit nscale

Die digitale Informationsplattform »nscale« von Ceyoniq Technology ist eine umfassende Gesamtlösung, die Dokumentenmanagement, Rechnungsverarbeitung, Vertragsmanagement, Archivierung und eine E-Akte integriert. Die einzelnen Anwendungen unterstützen Unternehmen bei den verschiedenen P2P-Prozessschritten und sorgen für eine einfache, beschleunigte und transparente Bearbeitung von Beschaffungs- und Bezahlvorgängen. Gleichzeitig sind sämtliche Dokumente dank einer zentralen Ablage jederzeit verfügbar.

Automatisierte Workflows für reibungslose Abläufe

Mit der »nscale Process Automation Platform (PAP)« verfügt die Digitalisierungslösung zudem über ein leistungsstarkes Prozessmanagement-Tool, mit der dank Low-Code-Ansatz auch Mitarbeiter ohne Programmierkenntnisse digitale Workflows einfach und intuitiv automatisieren können. Darüber hinaus bietet nscale PAP Funktionen für die effiziente Überwachung, Verwaltung sowie die Optimierung der automatisierten Workflows.

Schlanke Prozesse sparen Zeit

Schlanke automatisierte Prozesse sorgen für eine erhebliche Zeitersparnis im P2P-Workflow. So erreicht eine Bedarfsmeldung durch im Prozess definierte Rollen und Zuständigkeiten schnell den zuständigen Bearbeiter, der dank zentraler E-Akte Zugriff auf alle relevanten Informationen und Dokumente hat. Das aufwendige Suchen nach Informationen entfällt. All dies führt zu erheblich kürzeren Liege- und Transportzeiten in allen Prozessschritten.

Das wird auch bei der Rechnungsfreigabe deutlich: Die Lösung unterstützt mit einer automatisierten Rechnungsprüfung und einem automatischen Bestellabgleich. Dabei überprüft das System unter anderem eigenständig, ob die Rechnungspositionen und der Wareneingang mit einer getätigten Bestellung übereinstimmen. Dies ermöglicht die Dunkelverarbeitung, also einen automatisierten Rechnungsverarbeitungsprozess ohne menschliches Zutun. Darüber hinaus erlaubt nscale die simultane Bearbeitung von Dokumenten – etwa wenn mehrere Berechtigte eine Rechnung freigeben müssen. Ist der zuständige Mitarbeiter nicht verfügbar oder lässt er sich mit der Freigabe zu viel Zeit, sorgt das System durch vordefinierte Vertreterregelungen und Erinnerungsfunktionen dafür, dass der Workflow nicht ins Stocken gerät. Dies beschleunigt den P2P-Vorgang erheblich und spart Unternehmen nicht nur wertvolle Zeit; darüber hinaus werden Mitarbeiter durch den Wegfall aufwendiger manueller Routineaufgaben entlastet. Die freigewordenen Ressourcen können sie dann für ihre eigentlichen Aufgaben nutzen.

Fehlerresistente Beschaffungs- und Bezahlprozesse

Auch eine leistungsstarke Informationsplattform wie nscale kann nicht alle Aufgaben innerhalb des Purchase-to-Pay-Prozesses übernehmen. Zusätzlich kommen Drittsysteme zum Einsatz, etwa ein ERP-System oder eine Finanzbuchhaltungssoftware. nscale integriert alle am Workflow beteiligten Einzellösungen über zertifizierte Schnittstellen und ermöglicht dadurch einen medienbruchfreien digitalen Datenaustausch zwischen den verschiedenen Systemen. Fehler, die bei der manuellen Übertragung und Prüfung von Daten regelmäßig vorkommen, sind damit quasi ausgeschlossen. Das Risiko fehlerhafter Dokumente oder falscher Bestellungen reduziert sich ebenfalls auf ein Minimum. Gleichzeitig sorgt nscale für eine rechts- und revisionssichere Archivierung von nicht mehr im Geschäftsalltag benötigten Dokumenten.

Hohe Transparenz und Auskunftsfähigkeit

Als zentrale Informationsplattform mit übersichtlicher elektronischer Aktenstruktur ermöglicht nscale zu jeder Zeit allen Prozessbeteiligten einen Überblick über aktuelle Bearbeitungsstände. Sämtliche im Purchase-to-Pay anfallenden Dokumente – von der Bedarfsmeldung bis zum Zahlungsbeleg – legt das System außerdem automatisch in der vorgangsbezogenen E-Akte ab, gleichzeitig werden alle Bearbeitungsschritte dokumentiert.

Das schafft intern Transparenz und erleichtert die Entscheidungsfindung – zum Beispiel die Auswahl des Lieferanten mit den besten Konditionen. Darüber hinaus sind auch die eigenen Mitarbeiter gegenüber Externen jederzeit auskunftsfähig. Das wirkt sich nicht nur positiv auf die Zusammenarbeit und die Prozessbeschleunigung aus, sondern trägt auch zu einer verbesserten Beziehung zu Lieferanten und anderen Partnern bei.

Erhebliche Kostenersparnis durch automatisiertes P2P

Die Kostenkontrolle spielt im Beschaffungswesen eine wichtige Rolle und hat in vielen Unternehmen strategische Priorität. Durch einen automatisierten P2P-Workflow sowie jederzeit zentral verfügbare Informationen lassen sich auf mehreren Ebenen erheblich Kosten minimieren. Großes Potenzial liegt etwa in der Reduzierung von routinemäßigen Verwaltungsvorgängen, die unverhältnismäßig viele personelle Ressourcen binden.

Das automatische Fristenmanagement garantiert zudem, dass Unternehmen keine Mahn- oder Zahlungsfristen verpassen und Skontovorteile nutzen können. Mahngebühren gehören damit genauso der Vergangenheit an wie verpasste Chancen. Zudem werden Fehlbuchungen reduziert – und mit ihnen zeit- und kostenintensive Folgeprozesse wie die Retourenabwicklung.

Ein ineffizienter Beschaffungsvorgang kann nicht zuletzt direkte Auswirkungen auf die Produktivität – und damit die Wettbewerbsfähigkeit – eines Unternehmens haben: So können fehlende Bauteile oder defekte Geräte, die auf ein Ersatzteil warten, betriebliche Abläufe verlangsamen oder sogar erheblich behindern.

Automatisierter P2P-Workflow: ein echter Wettbewerbsvorteil

Als zentrale digitale Informationsplattform ermöglicht nscale Unternehmen, den so bedeutenden Purchase-to-Pay-Prozess effizient und ressourcenschonend zu organisieren. Die zahlreichen Mehrwerte sorgen nicht nur für eine spürbare Entlastung von Verwaltungsaufwänden, sie reduzieren zudem Kosten und ermöglichen transparente sowie fehlerreduzierte Beschaffungs- und Bezahlvorgänge. Als Schlüsselkomponente der Digitalisierung von Unternehmen sind automatisierte digitale Workflows zudem ein echter Wettbewerbsvorteil.

Weiterführende Links

• Informationen von Ceyoniq zu Purchase-to-Pay
• Großes nscale-Update von Ceyoniq
• Von Easy zu Ceyoniq: Thomas Schiffmann
• Effiziente Prozesse durch digitales Vertragsmanagement