P2P mit nscale: techconsult erklärt Ceyoniq erneut zum Champion

Geringere Kosten, ein reduzierter Zeitaufwand und mehr Effizienz: Digitale Prozesse machen Unternehmen wettbewerbs- und somit zukunftsfähig. Der Purchase-to-Pay-Prozess ist ideal geeignet, um exemplarisch darzustellen, wie die Vorteile digitaler Abläufe zu Stande kommen und wo Potenziale gehoben werden können.

Viele Einzelschritte und zahlreiche involvierte Akteure: Sie machen den Purchase-to-Pay-Prozess zu einem der komplexesten Geschäftsvorgänge. Weil er aber in vielen Betrieben schlicht zum Tagesgeschäft gehört, ist seine Beschleunigung besonders wertvoll für den langfristigen Unternehmenserfolg. Durch die Unterstützung von »nscale«, dem EIM-System (Enterprise Information Management) der Ceyoniq Technology GmbH, können deutliche Zeitersparnisse erzielt werden. Im Zusammenspiel mit der eingesetzten ERP-Software deckt die Lösung alle Schritte von der Beschaffung bis zur Eingangsrechnungsverarbeitung ab. Und zwar so zuverlässig und reibungslos, dass techconsult die Ceyoniq erneut ausgezeichnet hat.

Ceyoniq erneut P2P-Champion

Regelmäßig führt techconsult sein Professional User Rating (PUR) Digital Solutions durch. Dabei werden rund 2.000 professionelle Anwender zu den von ihnen eingesetzten Lösungen und deren Anbietern befragt. Bewertet werden unter anderem der Funktionsumfang, der Grad der intuitiven Nutzerführung oder die gebotene Datensicherheit.

Wie schon im vergangenen Jahr, wurde die Ceyoniq Technology als Champion im Produktbereich Purchase-to-Pay ausgezeichnet und konnte ihren Spitzenplatz im Ranking der insgesamt 36 Anbieter verteidigen. Insbesondere in den Kategorien »Anbieterloyalität« sowie »Produktloyalität« erhielten die Bielefelder EIM-Spezialisten beste Bewertungen. Keiner der Wettbewerber erzielte mehr positive Rückmeldungen bei Fragen nach dem eingehaltenen Nutzenversprechen, der Weiterempfehlungsbereitschaft und der Bereitschaft, eine Lösung noch einmal anzuschaffen.

Purchase-to-Pay mit nscale

Welche Leistungsmerkmale heben nscale mit Blick auf Purchase-to-Pay gegenüber zahlreichen Produkten auf dem Markt ab? Um eine reibungslose Implementierung sowie optimierte Prozesse zu ermöglichen, verfügt nscale über eine besonders hohe Schnittstellenoffenheit. So profitieren Anwender insbesondere beim Purchase-to-Pay-Prozess vom perfekten Austausch zwischen der Ceyoniq-Lösung und dem eingesetzten ERP. Im ERP werden Ressourcen verwaltet und kaufmännische Prozesse umgesetzt. Zudem läuft hier das Reporting ab. Das EIM dient als zentrale Plattform, auf der über den ganzen Prozess hinweg alle relevanten Dokumente und Daten gespeichert werden. Dabei vereint nscale folgende Einzellösungen, die in den entsprechenden Phasen des Prozesses eingesetzt werden: elektronische Akte, Dokumentenmanagement und Vertragsmanagement sowie Rechnungseingangsverarbeitung und -prüfung sowie Archivierung.

Doch wie läuft der optimale P2P-Prozess mit nscale ab? Im Zuge des Beschaffungsprozesses werden alle Dokumente, die beim Bestellvorgang anfallen, in dafür vorgesehenen Bestell- und Lieferantenakten gebündelt. nscale sammelt die relevanten Informationen und stellt sie übersichtlich und komfortabel zur Verfügung. Außerdem sorgt es für eine zuverlässige und gesetzeskonforme Archivierung der zugehörigen Dokumente, beispielsweise Bestellanforderung (BANF), Anfragen, Angebote, Bestellungen, E-Mails und Recherchedokumentation. So werden Informationsinseln aufgelöst und die notwendigen Daten stehen abhängig von einem Berechtigungskonzept jedem Prozessbeteiligten automatisch zur Verfügung. Zudem verfügt nscale über eine zentrale, visuelle und standardisierte Prozessmodellierung zur einfachen und intuitiven Prozessumsetzung. Mit ihrer Hilfe werden passgenaue Workflows erstellt, die zur Vermeidung von langen Liegezeiten beitragen.

Workflows unterstützen Freigabeprozess

Speziell bei der Prüfung und Freigabe von Bedarfsmeldungen sowie Eingangsrechnungen entfaltet ein übergreifendes EIM wie nscale seine ganze Wirkung – durch Workflows und den zentralisierten Zugriff auf alle relevanten Informationen gehen die entsprechenden Prozesse leichter und somit schneller von der Hand.

So etwa bei der Prüfung von Rechnungen. Der Gesetzgeber schreibt im Rahmen der GoBD die Funktionstrennung vor, die durch das 4-Augen-Prinzip in Form der digitalen rechnerischen und sachlichen Rechnungsfreigabe erfolgen kann. Gibt es sogar noch weitere sachliche Freigeber, kann die Prüfung mit nscale parallel erfolgen, um Zeit zu sparen. Vordefinierte Workflows sorgen dafür, dass die Aufgabe an die zuständige Person weitergeleitet wird. Erinnerungs- und Aufforderungsfunktionen beschleunigen die Bearbeitung zusätzlich. Dies sorgt für spürbar verkürzte Durchlaufzeiten, was wiederum dazu führt, dass beispielsweise Skonto-Fristen eingehalten werden können.

Des Weiteren können im Workflow unternehmensinterne Regeln definiert werden, sodass sie bei Bedarf automatisch zum Tragen kommen. Muss beispielsweise eine Eingangsrechnung ab einer bestimmten Rechnungssumme von der Geschäftsführung freigegeben werden und gilt dies bei günstigeren Anschaffungen nicht, so kann diese Regel in den Workflow aufgenommen werden. Reibungsverluste durch unnötige Freigabeschleifen werden also vermieden. Auch Vertretungen für krankheits- oder urlaubsbedingte Abwesenheiten können hinterlegt werden.

Routineaufgaben fallen weg

nscale beschleunigt aber nicht nur manuelle Prozessschritte, sondern automatisiert darüber hinaus zeitfressende Routineaufgaben bis hin zur Dunkelverarbeitung mit Freigaben durch das System. Hierzu zählt auch die formelle Rechnungsprüfung. Mit nscale läuft sie softwaregestützt ab: Bei Eingang der Rechnung und dem Auslesen derselben gibt es bereits eine softwaregestützte formelle Prüfung. Wenn keine Abweichungen festgestellt werden, braucht kein Mitarbeiter mehr einzugreifen. Der Prozess kann bei digitalen Rechnungseingängen sogar komplett, ohne das manuelle Scannen durch einen Mitarbeiter, automatisiert werden. Somit werden hier immense personelle Ressourcen durch den Wegfall der lästigen Routineaufgabe gespart.

Zudem verbessern sich mithilfe eines digitalen Eingangsrechnungsmanagements Überblick und Transparenz des Prozesses. Dies gründet vor allem in der automatisierten strukturierten Ablage aller zum jeweiligen Vorgang gehörender Dokumente. Sie stehen somit leicht auffindbar und in einer gemeinsamen Bestellakte zur Verfügung. Das vermeidet in jeder Phase des Purchase-to-Pay-Prozesses langes Suchen nach wichtigen Informationen und Unsicherheiten bezüglich ihrer Aktualität.

Exzellente Lösung, exzellente Unterstützung

Die Ceyoniq Technology versteht sich jedoch nicht nur als Softwarehersteller, sondern vor allem als Digitalisierungspartner für Unternehmen und die öffentliche Verwaltung. Zum Serviceportfolio gehören daher auch die Unterstützung der Einführung sowie im laufenden Betrieb und zudem Schulungen zum besseren Umgang mit nscale. Darüber hinaus ist das Ceyoniq-System intuitiv gestaltet und setzt kein spezielles Technologieverständnis der Anwender voraus. Die Investition in nscale amortisiert sich durch beschleunigte und fehlerfreie Prozesse also bereits nach kurzer Zeit.

Fazit

Die Zeit für papierbasierte analoge Prozesse läuft ab. Die Digitalisierung verschafft Unternehmen wichtige Vorteile gegenüber Wettbewerbern: Dazu gehören ein beschleunigtes Arbeiten bei geringeren Kosten und eine höhere Mitarbeiterzufriedenheit. Auch beim Purchase-to-Pay-Prozess können digitale Abläufe zur Vereinfachung beitragen. Die wiederholt ausgezeichnete Ceyoniq-Lösung nscale eignet sich insbesondere aufgrund der Möglichkeit zur engen Verknüpfung mit dem eingesetzten ERP. Der zentralisierte Zugriff auf alle relevanten Informationen und Daten sorgt dabei für mehr Transparenz und Effizienz. Insbesondere bei Prüfungs- und Freigabeprozessen profitieren Unternehmen von Workflows, die Abläufe optimieren und Liegezeiten vermeiden.