Post- und Rechnungseingang krisensicher digitalisieren

Da die Coronakrise viele Beschäftigte zwingt, nicht nur für einzelne Tage, sondern längerfristig in das Home Office umzuziehen, kann diese Situation deutlich zeigen, wie hoch der Digitalisierungsgrad im Unternehmen ist. Bei Unternehmen mit niedrigem Digitalisierungsgrad hat sich der Betrieb teilweise erheblich verlangsamt oder ist zum Teil tagelang vollständig zum Erliegen gekommen.

Erfolgskritisch ist nämlich nicht nur, den digitalen Zugriff auf Daten und Dokumente zu gewährleisten, sondern auch dokumentenbasierte Prozesse wie die Post- und Rechnungsbearbeitung digital abzuwickeln. Ansonsten bleiben Rechnungen und andere Geschäftsbriefe unter Umständen bereits in der Zentrale liegen oder sie müssen umständlich per Post zu den am Bearbeitungsprozess beteiligten Personen geschickt werden. »Die Corona-Krise hat die personelle Bindung an das Büro insbesondere für den analogen Post- und Rechnungseingang gezeigt«, bezeugt Jens Büscher, Geschäftsführer des ECM-Softwareunternehmens AMAGNO. »Durch Quarantäne relevanter Mitarbeiter im analogen Posteingang, aber auch im gesamten Workflow, kann es hier zu bedeutenden Ablaufeinschränkungen mit finanziellen und rechtlichen Risiken für das Unternehmen kommen.«

Dass es stark vom Digitalisierungsgrad eines Unternehmens abhängt, wie sehr der Corona-Lockdown die Prozesse beeinträchtigen konnte, bestätigt auch Dina Haack, Produktmarketing Managerin der xSuite Group: »Waren die Bereiche Posteingang und Rechnungsverarbeitung bereits unternehmensweit digitalisiert, konnte der Schritt zur ortsunabhängigen Bearbeitung meist schnell und mit nur wenig Aufwand vollzogen werden. Betroffene Unternehmen mit einer entsprechenden Digitalisierung haben dadurch eher keine Unterbrechungen oder Einschränkungen während des Lockdowns erfahren müssen. Bei Unternehmen hingegen, deren Prozesse noch großteils oder vollständig papierbasiert und manuell abliefen, sah die Situation dann schon anders aus.« Dort seien Prozesse teils komplett zum Erliegen gekommen, wenn die Beschäftigten nach Hause geschickt werden mussten, ohne die Möglichkeit, von dort aus wie gewohnt ihre Arbeit zu erledigen. Dazu sind neben einer geeigneten IT-Infrastruktur, die dies ermöglicht, eben auch die entsprechenden digitalen und automatisierten Arbeitsprozesse notwendig.

Enterprise Content Management Systeme (ECM Systeme) sind in der Lage, diese Arbeitsprozesse beispielsweise für die Rechnungsabwicklung digital abzubilden. So hat das Bauunternehmen Rhomberg Bau mithilfe von »Kendox InfoShare« einen digitalisierten Prozess bei der Rechnungsverarbeitung implementiert. Pro Monat werden so rund 4.500 Eingangsrechnungen bearbeitet, in deren Freigabeprozess neben der Buchhaltung unter anderem Bauleiter, Baukaufleute, Projektleiter und Geschäftsführer involviert sind. Beim digitalisierten Workflow ist genau dokumentiert, wo eine Rechnung aktuell liegt, wer sie bearbeitet, welche Freigabeprozesse sie durchlaufen hat und wer für die nächsten Schritte verantwortlich ist. Insgesamt erzielt das Unternehmen eine schnellere Durchlaufzeit beim Freigabeprozess von Rechnungen und damit einhergehende Kosteneinsparungen.

Den ganzen Posteingang digitalisieren

In Zeiten wie diesen, in denen die Arbeit im Home Office den Normalzustand darstellt, ist es wichtig, nicht nur die Rechnungen digital bearbeiten zu können, sondern den gesamten Posteingang. Papierbasierte Post muss also erst einmal digitalisiert werden, was intern per eigenen Scanner geschehen kann oder über Scan-Dienstleister. So gibt es bereits viele Scan-Dienstleister, die die komplette Post entgegennehmen, sie scannen und dann direkt einer ECM-Lösung zur Verfügung stellen. In Corona-Zeiten hat sich eine weitere Angebotsform entwickelt: Um Unternehmen, den Geschäftsbetrieb während der Pandemie weitgehend sicherzustellen, bietet beispielsweise Cocq Datendienst eine Scan-to-Mail-Verarbeitung an. Der Dienstleister digitalisiert eingehende Sendungen und stellt diese dann auf einem zentralen Filesystem oder einem Notfall-E-Mail-Verteiler zur Verfügung.

Prinzipiell gilt, dass im Home Office nur das bearbeitet werden kann, was zuvor zuverlässig digitalisiert verfügbar gemacht wurde. Dass hierbei Corona für viele Unternehmen ein Weckruf war, um sich in Sachen Post- und Rechnungseingangsbearbeitung im Speziellen und Digitalisierung im Allgemeinen besser zu rüsten, merkt auch Johannes Boerboom, Geschäftsführer des Scanner-Herstellers InoTec, der Hochleistungs-Scanner für Unternehmen und Dienstleister anbietet. Die erhöhte Nachfrage besteht seiner Überzeugung nach nicht nur, »um sich für künftige Ausnahmesituationen wie diese zu wappnen, sondern auch, weil zum Beispiel ein deutsches Recht auf Home Office nur noch eine Frage der Zeit ist, und sich der Anteil der Heimarbeit weltweit vervielfachen wird.« Was die hierfür benötigten Scanner angehe, habe er den Eindruck, dass seine Kunden jetzt noch besser verstehen, was das von Inotec propagierte »Made in Germany« mit einer Herstellung in Deutschland bedeutet: »Dass das nicht nur ein Qualitätsversprechen ist, sondern ihnen auch gesicherte Lieferketten, schnell erhältliche Ersatzteile und somit die Verfügbarkeit ihrer Scanner und folglich ihrer zentralen Geschäftsprozesse garantiert – eben auch zu Krisenzeiten.«

Hybride Rechnungsbearbeitung bei Finanz Informatik

Wege, wie Unternehmen den Post- und Rechnungseingang digitalisieren, gibt es viele. Ein Unternehmen kann sogar wie beim IT-Dienstleister der Sparkassen-Finanzgruppe Finanz Informatik interne und externe Lösungen bereits nur für die Rechnungsbearbeitung kombinieren. Finanz Informatik bearbeitet einen Teil seines Rechnungseingangs selbst mit eigener Hard- und Software und lagert den Rest aus. Für Kreditoren mit einem hohen Rechnungsvolumen geschieht die automatisierte Rechnungsbearbeitung über einen externen Dienstleister. Der Dienstleister erhält die Rechnungen der Finanz Informatik per E-Mail, Briefpost, Fax oder auch EDI, vereinheitlicht die verschiedenen Formate und übermittelt anschließend ein PDF inklusive XML-Datei zurück an den Kunden. Diese Dokumente werden über ein System von Kofax zur automatischen Dokumentenklassifikation und Extraktion von Datenfeldern,  ausgelesen. Anschließend gehen die Daten zur Verarbeitung an das SAP-System in der Finanz Informatik während das PDF-Dokument im elektronischen Archiv abgelegt wird.

Mit Medienbrüchen und potenziellen Fehlerquellen gestaltete sich bis vor kurzem dagegen der Rechnungseingang von kleineren Kreditoren, die ihre Rechnungen zum Großteil als PDF per E-Mail direkt an das Unternehmen adressieren. Pro Jahr machten diese immerhin rund 7.000 Stück aus mit steigender Tendenz. Die empfangenen PDFs wurden ausgedruckt, an die zentrale Poststelle versendet, wieder eingescannt und dann bearbeitet. Um auch diesen Prozess zu automatisieren, implementierte der ECM-Dienstleister DMSFACTORY seine Middleware »DocumentsPipeliner«, die Dokumente und Informationen regelbasiert zwischen Systemen transportiert und bei Bedarf in ein rechtssicheres Format konvertiert. Bei der Finanz Informatik kommt die Lösung direkt beim Eingang der Mails zum Einsatz. Sie extrahiert zunächst die PDF-Dateien und wandelt diese in ein verständliches Format für die danach folgende Kofax-Plattform um. Zudem sorgte Dmsfactory für den Aufbau der Klassifikationen und Extraktionsregelwerke sowie dafür, dass die ursprünglichen E-Mails in SAP mit den jeweiligen SAP-Belegen verknüpft werden konnten.

Das Projekt erzielte eine Verbesserung der gesamten Qualität der Rechnungsverarbeitung. Die Konvertierung der Rechnung in das PDF/A-Format, die Archivierung der PDF-Datei und die Übertragung der Daten nach SAP ist nun automatisch möglich. Für Finanz Informatik wird dadurch zum einen eine bessere Kontrolle über den Bearbeitungsstand aller Rechnungen und die Einhaltung gesetzlicher Vorgaben gewährleistet. Zum anderen spart sie auch Kosten ein, da weniger Rechnungen über einen externen Dienstleister abgewickelt werden müssen.

Anreiz für Prozessänderungen fehlte bislang

Ein großer Hemmfaktor, weshalb bislang Digitalisierungsprojekte im Post- und Rechnungseingang nicht angegangen werden, ist die Gewohnheit, die Haack als größten Feind der Innovation bezeichnet: »Damit meine ich, dass die bestehenden Abläufe in den Bereichen Posteingang und Rechnungsverarbeitung über Jahre – wenn nicht Jahrzehnte – in Unternehmen eingeschliffen und natürlich auch immer weiter optimiert wurden. Wenn diese manuellen, papierhaften Prozesse grundsätzlich rund laufen, fehlt oft der Anreiz über geeignetere Arbeitsabläufe nachzudenken.«

Teilweise ist dies verständlich, da der organisatorische Aufwand gerade bei der Einrichtung eines digitalen Posteingangs relativ hoch ist. Wie Manfred Terzer, Geschäftsführer von Kendox, erklärt, verändert ein digitaler Input auch die dahinter liegenden Bearbeitungsprozesse, die ebenfalls zwingend digitalisiert werden müssen. »Dadurch entstehen jedoch teilweise komplexe arbeitstechnische, organisatorische und soziale Änderungsprozesse.« Während diese bei der elektronischen Verarbeitung von Lieferantenrechnungen und anderen verwandten Dokumenten wie Avise, Lieferscheine und andere Dokumente aus der Leistungsvereinnahmung noch begrenzt seien, führe die Einführung eines »allgemeinen digitalen Posteingangs« zu größeren Konsequenzen. »Die technische Anforderung der automatisierten Klassifizierung und Indizierung der eingehenden Dokumente ist dabei nur der kleinere Teil, die große Herausforderung liegt bei der Neugestaltung der Geschäftsprozesse«, so Terzer.

Allerdings könnten die Herausforderungen, die sich durch fehlende Digitalisierung bei manchem Betrieb im Corona-Lockdown ergeben haben, jetzt der Anstoß sein, die Herausforderungen der Digitalisierung anzunehmen. Schließlich wurde überdeutlich, wie störungsanfällig Prozesse sein können, die nicht mal eben von einem anderen Standort aus gesteuert werden können.