Scantechnologie: Interview mit Peter Schnautz, Inotec

In welchen Branchen finden aus Ihrer Sicht in Deutschland vermehrt Projekte zur digitalen Post- und Rechnungseingangsbearbeitung statt?

Schnautz: Die stärkste Nachfrage kommt derzeit aus der Öffentlichen Verwaltung. Im Mittelpunkt stehen aktuell Projekte zur Akten-Digitalisierung. Viele Behörden planen aber bereits, die eingeführten Scan-Infrastrukturen für den Post- und Rechnungseingang zu nutzen. Angesichts der großen Dokumentenmengen eignen sich hochvolumige Scansysteme am besten für diese Aufgabe. Ein deutscher gesetzlicher Versicherungsträger zum Beispiel digitalisiert mit unseren Produktionsscannern seine Aktenbestände, derzeit zirka 120 Millionen Blatt pro Jahr, und wird zusätzlich seinen Posteingang scannen.

Worauf führen Sie das Interesse zurück?

Schnautz: Treiber der Digitalisierungsprojekte ist die elektronische Akte (E-Akte) und die damit verbundenen rechtlichen Vorgaben. Das E-Government-Gesetz sieht für Bundesministerien und zum Teil für Länder und Kommunen die Einführung der E-Akte bis 1.1.2020 vor. Viele Behörden unternehmen deshalb große Anstrengungen, diesen Zieltermin einzuhalten. Weitere gesetzliche Vorschriften entfalten zusätzlichen Druck. Das Onlinezugangsgesetz (OZG) verpflichtet die Verwaltungen, innerhalb von fünf Jahren ihre Dienstleistungen flächendeckend über Online-Verwaltungsportale anzubieten. Dies kann ohne eine elektronische Akte nicht funktionieren. Die E-Akte ist regelmäßig zu erweitern und zu ergänzen. Das schließt auch analoge Dokumente mit ein, denn Medienbrüche wird es weiterhin geben.

Wie sind die Anstrengungen im öffentlichen Bereich im Vergleich dazu in anderen Ländern?

Schnautz: Behörden in anderen Ländern haben auch schon vor vielen Jahren die Notwendigkeit erkannt, Papierdokumente in elektronische Prozesse zu überführen. Dies wurde dann auch umgesetzt. Dabei spielt der Einsatz innovativer Scantechnologien immer eine wichtige Rolle. Zudem werden die Digitalisierungsprojekte mehrheitlich in Eigenregie durchgeführt. Die behördlichen Anwender konnten sich dadurch wertvolles Digitalisierungs-Know-how aneignen. Geholfen hat dabei der enge Kontakt und Austausch mit den Scanner-Herstellern und Software-Anbietern. Einer unserer Kunden, das Finanzamt in Australien, ist dafür ein gutes Beispiel. Die Behörde sucht immer den direkten Kontakt zu InoTec, wenn es um Problemlösungen und Prozessoptimierungen geht. Wichtig ist den Scanverantwortlichen, dass alle Mitarbeiter der Prozesskette in den Dialog mit einbezogen werden.

Was genau macht das Finanzamt Australien und können Sie weitere Beispiele erfolgreicher Digitalisierungsprojekte aus dem Ausland nennen?

Schnautz: Das Finanzamt Australien digitalisiert mit Inotec Produktionsscannern seit den 90er Jahren die Steuerunterlagen der Bürger des Landes. Das sind viele Millionen Blatt pro Jahr. Die Staatsanwaltschaft in Korea nutzt unsere Scansysteme für die elektronische Gerichtsakte. Zudem kommen Inotec Hochleistungsscanner bei US-Wahlen zum Einsatz.

Welche Rolle spielt der Scanner für ein erfolgreiches Projekt im Bereich Post- und Rechnungseingangsbearbeitung?

Schnautz: Hochleistungsscanner nehmen eine zunehmend wichtigere Rolle in Digitalisierungsprojekten ein. Ihre wichtigste Aufgabe ist es, die Dokumente produktiv und in hoher Qualität zu erfassen. Produktionsscanner werden zudem immer »intelligenter«. Die Folge: Mehr und mehr Arbeitsschritte des Capture-Prozesses lassen sich in das Gerät verlagern. Das betrifft die Bildoptimierung und die Imagebearbeitung, aber auch das Vorstrukturieren von Dokumenten anhand von Index-Informationen. Diese können aus verschiedensten Dokumenten-Merkmalen bestehen, zum Beispiel Format, Farbe, Barcodes, etc. Zusätzlich kann eine Integrity-Control genutzt werden. Mit dieser Funktion wird geprüft, ob sich die Belege auswerten und nutzen lassen. Sind Belege zum Beispiel stark verschmutzt, geknickt oder beschädigt, kann es zu Informationsverlusten kommen. Der Scanner erkennt dies und kann die entsprechenden Dokumente, wenn gewollt, verwerfen.

Worauf sollten Anwender beim Kauf eines Scanners für Projekte im Bereich Post- und Rechnungseingangsverarbeitung besonders achten?

Schnautz: Erstens Bildqualität: Je höher die Bildqualität, desto zuverlässiger und schneller können Software-Anwendungen die Bilder erkennen, sie strukturieren und klassifizieren und am Ende an die assoziierten Datenbanken übergeben. Zweitens Produktivität: Produktives Scannen ist die Summe aus Scangeschwindigkeit plus Prozesseffizienz. Zum zweiten Faktor gehören zum Beispiel ein Papiereinzug, der auch inhomogenes Beleggut sicher und zuverlässig verarbeitet sowie neue Methoden der Papierzuführung, die ein unterbrechungsfreies Scannen ermöglichen. Und drittens die oben erläuterte »Intelligenz« von Hochleistungsscannern. Wichtig beim Kauf: Der Preis eines Einzel-Geräts sagt nichts über die Gesamtkosten während des Betriebs aus. Entscheidend sind Belastbarkeit und Robustheit des Systems. Damit werden geringe Stillstandszeiten und eine lange Einsatzdauer erzielt. Zu niedrigen Gesamtbetriebskosten gehört auch ein kundenfreundlicher Service. Anwender können dabei weitgehend selbstständig das Gerät reinigen und den Belegfluss aufrechterhalten.

Was spielt bei der Projektvorbereitung und –durchführung sonst noch eine wichtige Rolle?

Schnautz: Immer die Probe aufs Exempel machen und die Geräte im Vorfeld umfangreich testen. Wie verhält sich der Scanner bei inhomogenem Beleggut? Kommt es zu Stillstandszeiten? Wie gerät die Image-Qualität in Schwarzweiß und Farbe auch bei hohen Scangeschwindigkeiten? Welche Erkennungsraten werden erreicht? Testläufe geben auf diese Fragen wichtige Antworten. Zudem können Hardware- und Softwarehersteller mit Praxiserfahrungen weiterhelfen. Inotec zum Beispiel unterstützt seine Kunden mit sogenannten »Kompetenz-Pools«, in denen das gesamte Know-how des Unternehmens und seiner Partner zum Thema »Dokumentenerfassung« gebündelt ist.

Wenn Prozesse vollständig digitalisiert ablaufen, sind am Ende keine Scanner mehr erforderlich. Wie gehen Sie als Scannerhersteller mit dieser Entwicklung um?

Schnautz: »Die Zukunft ist die Ausrede all jener, die in der Gegenwart nichts tun wollen.« Dieses Zitat des britischen Literaturnobelpreisträgers Harold Pinter trifft die deutsche Situation beim Thema »Digitalisierung in der Dokumentenverwaltung« gut. Wir reden oftmals von einer fernen Zukunft, Stichwort: Papierloses Büro, und vergessen dabei das Naheliegende. Nehmen wir uns ein Beispiel an der pragmatischen Herangehensweise in anderen Ländern. Wenn die Notwendigkeit erkannt wird, dass Akten und Dokumente digital vorliegen müssen, gilt es loszulegen. Die Produkte sind vorhanden, die Expertise ist da und die gesetzlichen Rahmenbedingungen gegeben. Uns als Scannerhersteller ist vor der Zukunft nicht bange. Ja, der Wandel hin zu medienbruchfreien Prozessen ist klar erkennbar. Aber ob damit das Ende papierbasierter Informationen gekommen ist, halte ich für fragwürdig. Wenn ich mir den aktuellen Digitalisierungsstatus in verschiedenen Branchen anschaue, bin ich für unser Geschäft in den nächsten Jahren weiterhin positiv gestimmt.