Tipps für Lösungen zur elektronischen Rechnungsverarbeitung

In Unternehmen ist die Rechnungsverarbeitung ein relativ aufwändiger Prozess und erfordert viele einzelne Arbeitsschritte. Selbst wenn nur 30 Eingangsrechnungen pro Tag eingehen, bedeutet alleine das manuelle Eingeben von Rechnungsinhalten in ein Buchhaltungs- oder ERP-System einen erheblichen Zeitaufwand. Und dem geht auch noch ein aufwändiger Prüf- und Freigabeprozess voraus. Das Automatisieren ist daher das Ziel vieler Unternehmen wie vom Holz-Großhandelsbetrieb J. u. A. Frischeis, der inzwischen mit einer Lösung von Kendox jährlich über 60.000 Eingangsrechnungen digital verarbeitet und ablegt. Dabei können die Frischeis-Mitarbeiter die Rechnungen im kompletten Prozess verfolgen und berechtigungsgesteuert bearbeiten sowie alle Schritte nachvollziehen.

Vor einem Projekt zur Automatisierung des Rechnungsprozesses ist es zunächst allerdings wichtig, sich einige grundsätzliche Fragen zu stellen und klar zu machen, worauf man Wert legt. Ansonsten erschlägt einen das Angebot an Lösungen, die am Markt zur Verfügung stehen. Der international tätige E-Invoicing-Berater Bruno Koch schätzt, dass allein die Zahl der E-Invoicing-Anbieter in den letzten 20 Jahren von unter 15 auf knapp 1.500 gestiegen ist. Daher sind einige generelle Fragestellungen wichtig, wie Dina Haack, Produktmanagerin bei WMD darlegt: »Ist es am wichtigsten, dass die Lösung möglichst umfassend alle Eingangskanäle abdeckt? Liegt die Priorität auf einem hohen Automatisierungsgrad, sodass manuelle Arbeitsschritte weitgehend vermieden werden können? Soll es ein möglichst schlankes Tool sein, kostengünstig und schnell einsatzbereit? Oder ist die vorhandene Systemlandschaft so breit aufgefächert, dass eine integrierte Lösung bevorzugt wird, damit nicht noch eine weitere Stand-alone-Anwendung für die Benutzer hinzukommt?« Wenn man diese Fragen für sich beantwortet hat, werde Haacks Meinung nach die Auswahl der Lösungen schon deutlich übersichtlicher.

Klare Projektziele setzen

Um den Aufwand bei der Lösungssuche möglichst gering zu halten, empfiehlt außerdem Christian Brestrich, Geschäftsführer bei B&L Management Consulting: »Jedes Unternehmen sollte sich vor den ersten Gesprächen mit möglichen Anbietern ein klares Projektziel setzen und einige Grundsatzentscheidungen treffen.« Eine dieser Entscheidungen sei die Einbeziehung von Dienstleistern oder die Anschaffung einer Inhouse-Lösung.

Im Hinblick auf den Automatisierungsgrad ist zu überlegen, ob ein Kopfdatenabgleich genügt, der Basisangaben, Kreditoren-, Bestellungs- und Rechnungsnummer sowie Betrag inklusive Mehrwertsteuer umfasst. Oder will man auch den Positionsabgleich und vollautomatische Freigabe- und Zahlungsworkflows? »Außerdem müssen die eigenen Anforderungen und Rahmenbedingungen wie die Anzahl der relevanten Rechnungen oder die vorhandene Lieferantenstruktur bekannt sein«, so Brestrich. Wichtig sind ebenfalls die Rechnungsarten und -umfänge. So kann es sich vorwiegend um Einzelrechnungen handeln oder auch um Sammelrechnungen beziehungsweise Rechnungen mit vielen Positionen auf mehreren Dutzend Seiten. Diese können wie bei J. u. A. Frischeis schon vorwiegend über digitale Kanäle eintreffen oder noch papierbasiert sein.

Stricker erhält jährlich 60.000 papierbasierte Rechnungen

Beim Dortmunder Baukonzern Stricker treffen zwar auch vermehrt Rechnungen als PDF-Dateien ein, aber die herkömmliche Papierform umfasst 60.000 Stück jährlich. Um Verzögerungen in der Freigabe, Skontoverluste und unnötige Mahngebühren zu vermeiden, entschied sich Stricker für eine automatisierte Workflow-Lösung von WMD.

Ausgehend von den papierbasierten Rechnungen funktioniert der Rechnungsprozess folgendermaßen: Rechnungen treffen in Dortmund, Stadtlohn und Marl ein, erhalten einen Barcode, werden vor Ort eingescannt und dem Mandanten zu dem sie gehören – entweder der Stammgesellschaft oder einer Beteiligung – zugewiesen und im Archiv elektronisch abgelegt. Eine OCR-Software liest die Rechnungsdaten aus und die Buchhaltung verifiziert das Ergebnis. Anschließend werden die Daten an das ERP-System übergeben, das die eingetroffene Rechnung mit dem Status »ungeprüft« erfasst.

Rechnungsprüfung per Workflow

Danach folgt der eigentliche Rechnungsworkflow. In ihrem Posteingang erhalten die Verantwortlichen für die Rechnungsprüfung das Dokument, kontrollieren es auf sachliche und rechnerische Richtigkeit und gleichen es gegebenenfalls mit vorhandenen Lieferscheinen ab. Anschließend geht der Workflow an die Bauleiterin oder den Bauleiter, die oder der das bereits vorgeprüfte PDF am Bildschirm nochmals kontrolliert und abschließend freizeichnet. Eine »Skontoampel« zeigt die Fälle an, bei denen besonders schnelles Bezahlen angesagt ist.

Bei der Buchung wird die Rechnung im ERP-System auf »geprüft« gesetzt und ist hier jederzeit aufrufbar. 145 Mitarbeiter/innen in allen angeschlossenen Stamm- und Beteiligungsgesellschaften arbeiten auf diese Weise mit der neuen Rechnungsprüfung. »Für uns hat es sich auf jeden Fall gelohnt, auf elektronische Rechnungsverarbeitung umzusteigen«, so Tobias Saalmann, IT-Leiter der Stricker Dienstleistung. »Jederzeit ist nachvollziehbar, welchen Status eine Rechnung hat, die Buchhaltung kann gezielt nachhaken, wir können alle Skonti in Anspruch nehmen und neue Aktenordner müssen wir auch nicht mehr mit Papierbelegen füllen.«

Verschiedene Lösungen spielen ineinander

Das Beispiel macht deutlich, in welchem Ausmaß automatisierte Rechnungsverarbeitung ein Zusammenspiel von ERP- und ECM-Systemen aber auch von weiteren Produkten wie Scanner-Hardware und OCR-Software ist. Unternehmen sollten berücksichtigen, dass die Auswahl der Produkte auch Auswirkungen auf andere Digitalisierungsvorhaben hat. »Im Zuge der Digitalisierung beginnen viele Unternehmen mit der elektronischen Verarbeitung insbesondere von Eingangsrechnungen. Und ist erst einmal eine solche Lösung – zum Beispiel auf einer ECM/DMS-Plattform – implementiert, dann sind die Chancen für einen späteren Ausbau der Plattform mit weiteren Lösungen entsprechend grösser«, meint Manfred Terzer, Geschäftsführer von Kendox.

Auf der Hardwareseite haben Hochleistungsscannern die Hauptaufgabe, Dokumente produktiv und in hoher Qualität zu erfassen. Dass sie eine zunehmend wichtige Rolle in Digitalisierungsprojekten einnehmen und auch immer »intelligenter« werden, berichtet Peter Schnautz, Geschäftsführer von InoTec: »Mehr und mehr Arbeitsschritte des Capture-Prozesses lassen sich in das Gerät verlagern. Das betrifft die Bildoptimierung und die Imagebearbeitung, aber auch das Vorstrukturieren von Dokumenten anhand von Index-Informationen. Diese können aus verschiedensten Dokumenten-Merkmalen bestehen, zum Beispiel Format, Farbe, Barcodes, etc.« Daher sei es beim Kauf von Scansystemen wichtig, auf die Intelligenz der Systeme aber auch auf Bildqualität, Produktivität und Gesamtkosten zu achten.

Selbstverständlich sind die Gesamtkosten im Hinblick auf das komplette Projekt von Bedeutung. Nicht immer gilt für alle Digitalisierungsprojekte generell, dass sie in jedem Fall Einsparungen bringen.