»Viele der heute existierenden Lösungen sind ausbaufähig«

Als besonders wichtig erachtet ECMguide.de-Interviewpartner Daniel Fallmann, Gründer und Geschäftsführer von Mindbreeze, bei Posteingangslösungen unter anderem hohe Erkennungsraten, den Einsatz selbstlernender Systeme und Mechanismen zur Vollständigkeitskontrolle. Um diese Anforderungen abzudecken, hat sein Unternehmen eine Appliance entwickelt, die beispielsweise viele Dateiformate direkt unterstützt, während Wettbewerbslösungen Eingänge erst in PDFs umwandeln.

Wie verbreitet und ausgereift sind digitale Posteingangslösungen in der Praxis Ihrer Erfahrung nach?

Fallmann: Unserer Erfahrung nach, noch nicht sehr stark. Der Bedarf in den Organisationen wächst aber rasant. Dabei spielen Faktoren, wie Kostendruck, immer mehr Eingangskanäle von Post und damit auch immer mehr unstrukturierte Kommunikation wie etwa per E-Mail oder Smartphone oder garantierte Service Levels eine wesentliche Rolle. Darüber hinaus bringen automatische Posteingangslösungen Mitbewerbsvorteile, wenn beispielsweise übermittelte Anlagen automatisch validiert werden oder die Rückmeldung schneller erfolgt.

Besteht aus Ihrer Sicht Nahholbedarf bei den existierenden Posteingangslösungen?

Fallmann: Aus unserer Sicht ja. Viele der heute existierenden Lösungen sind ausbaufähig. Dies ist ein wichtiger Wettbewerbsvorteil, wenn die Serviceleistungen besser, mit weniger Aufwand angeboten werden können. Die Vermeidung von Papier in der Sachbearbeitung ist hierbei ein wichtiger Motivator, um Prozesse zu beschleunigen und die Auskunftsfähigkeit zu erhöhen.

Was sind die größten Herausforderungen bei der Realisierung eines digitalisierten Posteingangs?

Fallmann: Trotz weit fortgeschrittener Technologien gibt es in der Praxis einige Probleme. Dies fängt bei der Trennung der einzelnen Dokumente im Scan-Stapel an. Gerade gemischtes Beleggut verlangt oft nach Trennblättern, da die Software-Regeln für die Erkennung von Dokumentgrenzen nicht richtig greifen. Schwierig wird es auch bei der Mehrfachklassifikation von Dokumenten, also der Identifikation mehrerer Geschäftsvorfälle in einem Dokument (»anbei finden Sie die Abrechnung und ich bitte um die Zusendung von Information zum Produkt …«). Hier lassen sich Dokumentenklassen nicht immer ausreichend genau unterscheiden. Wichtig sind dann aussagefähige Statistik-Funktionen, um schnell einen Überblick über typische Problemfälle zu bekommen. OCR-scannen von handschriftlich Eingängen sind ebenfalls eine besondere Herausforderung. Wir lösen das Thema mit »aussagekräftigen Trainingsdokumenten«, und lernen unserer Software auch aus handgeschriebenen Texten die Schlüsselbegriffe zu filtern und das Dokument richtig zuzuteilen. Voraussetzung dafür ist aber eine elektronische Bearbeitung im Back-Office, also beispielsweise ein DMS im Hintergrund. Ein wichtiger Bestandteil bei der Steigerung der Erkennungsrate ist die Validierung mit bestehenden Daten etwa aus einer Kundendatenbank. »Mindbreeze InSpire« hat Konnektoren zu über 450 Datenquellen womit diese wertvollen Daten indiziert werden können. Damit können bei der Klassifizierung oder Datenextraktion Validierungen mit diesen Daten durchgeführt werden wie Kundennummer und Kundenname.

Worauf kommt es beim Aufbau einer digitalen Posteingangslösung hinsichtlich der technischen Komponenten besonders an?

Fallmann: Wir liefern unser Produkt in Form einer Appliance aus, die Kombination aus Hardware und Software ermöglicht es uns die Lösung rasch im Unternehmen einzuführen. Die Integration erfolgt auf Basis offener Standards und durch Nutzung der vorhandenen Infrastruktur, wie Scanningstraßen, Capture-Client oder Back-Office-System. Als besonders wichtig erachten wir die Erkennungsraten bei der Verarbeitung des eigenen Belegguts, die Anpassung der Anforderungen ohne Programmierung durch selbstlernende Systeme, eine einfache Bedienbarkeit über die Tastatur (Stichwort: Barrierefreiheit) und Mechanismen zur Vollständigkeitskontrolle sowie die Integration in führende Zielsysteme.

Was spielt abgesehen von den technischen Komponenten eine Rolle?

Fallmann: Die Wirtschaftlichkeit und die Herkunft. Von großer Bedeutung ist, das Abrechnungsmodell genau zu prüfen, denn bei Modellen basierend auf Seiten, kann dies schnell teuer werden. Darüber hinaus sollte das System »selbstlernend« sein, damit ist gemeint, dass sich das System die Korrekturen merkt und diese bei weiteren Dokumenten anwendet. Wichtig ist für uns auch ein direkter Kontakt, wir stehen mit unseren Kunden in engem Austausch. Wir wollen wissen, was unseren Kunden hilft und viele weitere Innovationen mit großem Praxisnutzen im Standardprodukt umsetzen. Bei der Auswahl ist es sicherlich wichtig auch darauf zu achten, dass der Produkthersteller für den Kunden »greifbar« ist, so sind sicherlich europäische Hersteller klar im Vorteil für eine intensive Zusammenarbeit und einen intensiven professionellen Austausch. Ganz abgesehen vom natürlich auch sehr wichtigen Sicherheitsaspekt. Durch die Verwendung neuer Technologien öffnen sich für ein Unternehmen außerdem neue Möglichkeiten. Werden die Mitarbeiter von den Routinetätigkeiten freigespielt, können diese für wichtigere Tätigkeiten eingesetzt werden.

Richtig lohnend ist ein digitalisierter Posteingang erst, wenn sich Unternehmensprozesse automatisiert anschließen. Inwieweit ist dies in der Praxis schon Realität?

Fallmann: Viele große Unternehmen haben bereits ihre Unternehmensprozesse angeschlossen. Bei einem Kunden von uns wird die Eingangspost, direkt nach der Klassifizierung mittels Workflow an die zuständigen Abteilungen weitergeleitet. Die hohe Integrationsmöglichkeit ist dabei ein wesentlicher Erfolgsfaktor, da sich unsere Lösung nahtlos einfügt, ist kein zusätzlicher Schulungsaufwand oder die Neuanschaffung von Systemen nötig.

Nach welchen Erkennungsverfahren geschieht die Klassifizierung der Eingangspost bei Ihren Lösungen und mit welchen Erkennungsraten arbeiten Sie?

Fallmann: Mindbreeze versteht und analysiert den Inhalt von Dokumenten. Dies bringt den Vorteil, dass so sehr viele Dateiformate (PDF, E-Mail, Word, …) perfekt unterstützt werden können. Daraus können wir direkt strukturierte Metadaten ableiten und verarbeiten. Mindbreeze kann beispielsweise automatisch das semantische Thema, den Betreff, das Eingangsdatum oder ein KFZ-Kennzeichen erkennen, ohne das Dokument verändert zu haben. Viele Mitbewerber wandeln diese Eingänge erst in PDFs um, danach erfolgen ein OCR-Scanning und die Klassifizierung, dies ist fehleranfälliger und zeitaufwendiger. Da bei unserer Lösung die Klassifizierung nicht auf Basis einer Formularerkennung erfolgt, gibt es auch kein Problem, wenn sich Formulare ändern.

Inwieweit setzt sich der ZUGFeRD-Standard inzwischen in der Praxis durch und welche Auswirkungen hat dies?

Fallmann: Wir haben schon einige Anfragen zu dem Thema erhalten, aber noch keine konkreten Projekte umgesetzt. Prinzipiell können wir den Export von PDF/A-3. Das Befüllen der Metadaten erfolgt im Rahmen eines Projekts.

Welche Rolle spielen E-Postbrief und De-Mail aus Ihrer Sicht als Dienstleister heute in der Unternehmenspraxis?

Fallmann: Das Sicherheitsbewusstsein in Unternehmen steigt. E-Postfach und De-Mail als sichere E-Mail-Zustellung werden sicher in Zukunft stärker genutzt werden. Auch hier liegt die Herausforderung darin, aus den unstrukturierten Daten die Metadaten zu extrahieren, um die Dokumente nach der Klassifizierung idealerweise direkt in ein Dokumentenmanagementsystem zu übergeben. Es fallen mir auch für typische E-Mail-Postfächer viele spannende Mehrwert-Anwendungsfälle mit »Mindbreeze InSpire« ein. Daher evaluieren wir bereits partnerschaftliche Kooperationen in die verschiedensten Richtungen.

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