Ceyoniq verbindet SAP und Dokumentenmanagement

SAP ist heute nicht aus dem Alltag der meisten mittelständischen und großen Unternehmen wegzudenken. Um fehlende ECM-Funktionalitäten zu kompensieren oder SAP-Anwendungen von einem zu hohen Datenaufkommen zu entlasten, müssen viele Anwender auf separate Lösungen zurückgreifen. Für ein effizientes Informationsmanagement ist es erforderlich, dass diese Systeme miteinander kommunizieren – doch genau das ist häufig nicht der Fall.   

Anwendungen wie Enterprise-Resource-Planning- (ERP-) Software und Dokumentenmanagement- (DMS) oder Enterprise-Content-Management- (ECM-) Systeme laufen in der Praxis zumeist noch isoliert, was zu Reibungsverlusten in der Bereitstellung von Informationen führt. »Ein Austausch dieser Anwendungen untereinander findet nicht oder nur unzureichend statt. Diese Informationsinseln aber sind hochgradig ineffektiv«, berichtet Oliver Kreth, Geschäftsführer bei Ceyoniq Technology, aus der Praxis. Das schnelle und unkomplizierte Auffinden von Informationen jedoch sei die Basis kosteneffizienter Prozesse und der Kern einer erfolgreichen digitalen Transformation.

SAP ist im Dokumentenmanagement limitiert

Mit seinen Lösungen für mittelständische und große Unternehmen ist SAP zwar weltweit marktführend im ERP-Umfeld, doch beim Thema Dokumentenmanagement stoßen die Anwendungen schnell an ihre Grenzen. So ist das Arbeiten mit fachbezogenen E-Akten oder Rechnungsbüchern in SAP ebenso wenig möglich wie die revisionssichere Langzeitarchivierung von Dokumenten. Daher sind ergänzende Lösungen gefragt, die eine tiefgehende und medienbruchfreie Integration in die Business-Software zulassen. »Einen wirklichen Mehrwert bietet die vollständige Digitalisierung von Vorgängen wie Archivierung oder Umlaufmappen erst dann, wenn alle wichtigen Informationen zentral zusammenfließen und unmittelbar verfügbar sind«, betont Kreth. Er empfiehlt vor diesem Hintergrund die Nutzung eines flankierenden ECM-Systems, um die Funktionalitätslücken rund um das Dokumentenmanagement in SAP zu schließen. Zugleich kann das System so von einem hohen Dokumentenaufkommen entlastet und Reibungsverluste bei der Bereitstellung der Informationen minimiert werden. Nicht zuletzt erleichtert dies auch die Usability beim dokumentenorientierten Arbeiten, die aufgrund der ERP-Konzeptionierung bei der SAP-Nutzeroberfläche nicht sehr hoch ist.

Ceyoniq integriert ECM in SAP

Ceyoniq setzt genau hier an: Das Unternehmen bietet die integrierte ECM-ERP-Lösung »nscale SAP«, die über die zertifizierte SAP-Schnittstelle »ArchiveLink« alle wichtigen ECM-Features unmittelbar in die SAP-Bedienoberfläche integriert. So ist gewährleistet, dass Anwender zuverlässig auf sämtliche prozessrelevante Dokumente zugreifen können – zur gewünschten Zeit, entlang der gesamten Prozesskette und direkt in der gewohnten Arbeitsumgebung. »Dadurch erhöht »nscale« den Bedienkomfort beim Dokumentenmanagement für SAP-Anwender enorm«, unterstreicht Kreth. »Medienbrüche und Informationsinseln gehören so der Vergangenheit an.«

Die Anwender können sämtliche Dokumente oder E-Mails revisionssicher archivieren, optional auch in Form einer TR-ESOR-konformen Langzeitarchivierung. Zudem unterstützt Nscale den Austausch mit dem SAP Information Lifecycle Management, sodass Dokumente und Metadaten nach Nscale ausgelagert und bei Bedarf jederzeit aus dem SAP-System heraus wieder angefordert und aufgerufen werden können. So wird das Datenvolumen des Systems nachhaltig optimiert.

Ceyoniq verbindet SAP mit Drittsystemen

Nscale bietet bei Bedarf auch branchenspezifische Features, beispielsweise die individuelle und automatisierte Abbildung von Aktenstrukturen. Hierdurch können verschiedene Branchen oder Arbeitsbereiche wie etwa die Immobilienwirtschaft oder das Personalwesen Dokumente direkt aus der SAP-Umgebung heraus effektiv mit Geschäftsprozessen verbinden. Darüber hinaus verfügt Nscale über ein Rechnungseingangsbuch speziell für SAP.

Neben der Verbindung zwischen dem eigenen ECM-System Nscale und SAP hat Ceyoniq mit dem Modul »nscale SAP Proxy« eine Lösung entwickelt, die auch weitere Drittsysteme anbindet. Diese müssen lediglich über die zertifizierte Schnittstelle »ArchiveLink« mit SAP verknüpft sein. Nutzer sind damit nicht nur in der Lage, Informationen parallel und automatisiert in Nscale abzulegen, sondern auch aus anderen Systemen in SAP bereitzustellen. Somit werden beispielsweise Daten aus Alt-Archiven bei Bedarf zugänglich gemacht und ohne zusätzlichen Aufwand in Form einer »schleichenden Migration« auf die zentrale Informationsplattform Nscale transferiert. IT-basierte Konsolidierungsprojekte lassen sich auf diesem Wege ohne viel Aufwand durchführen. Nscale SAP Proxy ist in der neuen Systemversion »nscale 7.8« enthalten.