Interview zu BPM in der Cloud mit Fabasoft

Laut Hasan Cakmak, Senior Vice President Software Products von Fabasoft, lassen sich Geschäftsprozesse als BPM-Cloud-Lösungen sehr gut realisieren, wenn Standards wie BPMN 2.0 erfüllt sind. Dies gilt selbst, wenn notwendige Daten und Applikationen lokal im Unternehmen verteilt sind.

Collaboration-Aufgaben traut man sicheren ECM-Cloud-Lösungen, wie sie Fabasoft anbietet, inzwischen zu, aber bei Business-Process-Management (BPM) sind die Bedenken größer. Können Sie dies nachvollziehen?

Hasan Cakmak, Fabasoft (Bild: Fabasoft)

Cakmak: Bei einer BPM-Lösung ist eine höhere Flexibilität und Anpassbarkeit der Software an die Bedürfnisse des Kunden erforderlich zum Beispiel Geschäftsregeln. Eine Integration in bestehende IT-Systeme ist notwendig. Deshalb ist nachvollziehbar, dass im Vergleich zu Business-to-Business Collaboration und Datenspeicherung in der Cloud die Bedenken der Unternehmer größer sind.

Die Bedenken beruhen zum Teil darauf, dass viele notwendigen Daten und Applikationen im Unternehmen lokal verteilt sind. Kann es unter diesen Umständen trotzdem möglich sein, Geschäftsprozesse in der Cloud abzubilden?

Cakmak: Ja sehr wohl. Es gibt Cloud-Lösungen, die sich über standardisierte Schnittstellen sehr gut in bestehende IT-Landschaften integrieren lassen. Wenn es der Anwendungsfall erfordert, Daten aus vielen internen Datenquellen zu sammeln, so muss diese Herausforderung auch für eine On-Premise-Lösung bewältigt werden. Hier sind Cloud-Angebote nicht grundsätzlich im Nachteil. Wichtig ist, eine Cloud-Lösung zu finden, die über die notwendigen Schnittstellen verfügt. Für die Anpassung des Produkts an die Anforderungen sind Standards wie BPMN 2.0 ideal. So bietet beispielsweise die Fabasoft Cloud eine BPM-Lösung auf Basis BPMN 2.0 mit einem webbasierten graphischen Prozess-Editor und einer BPMN 2.0-fähigen Workflow-Engine. Damit führen Anwender graphisch modellierte Geschäftsprozesse direkt in einer Workflow-Engine aus. Die Integration in die eigene IT-Landschaft kann über Standards wie SOAP, CMIS, WebDAV oder CalDAV erfolgen.

Nach welchem Ansatz sollte ein Unternehmen vorgehen, um Geschäftsprozesse in der Cloud abzubilden?

Cakmak: Die Abbildung unterstützender Prozesse des Unternehmens in Personalabteilung, Einkauf, Accounting, Rechnungsverarbeitung lässt sich einfacher gestalten, da es sich um ähnliche Anforderungen handelt. Eine Out-of-the-box-Lösung benötigt nur wenig Anpassung, bevor sie zum Einsatz kommt. Sie hat die Vorteile, dass sie schnell und mit wenig Aufwand implementiert ist und umgehend großen Nutzen bringt. Natürlich sollten sich Unternehmen das Kosten-Nutzen-Verhältnis ansehen. Nach Analyse der Ist-Situation in der Firma und der Evaluierung, welche Prozesse mit einer BPM-Lösung versehen werden, kommt es zur Umsetzung. Meiner Ansicht nach beginnt ein Unternehmen am besten mit noch nicht digitalisierten Geschäftsprozessen. Dort ist der Nutzen am größten. Bei der Auswahl eines Anbieters sollte auf die Anpassbarkeit der Lösung und auf das Vorhandensein von Schnittstellen zur Integration geachtet werden. Des Weiteren sind Datensicherheit, Rechtssicherheit und der Ort der Datenspeicherung sowie Zertifizierung von unabhängigen Prüfstellen (z.B. TÜV Rheinland, ISO 270001, ISO 20000, ISO 9001 oder ISAE 3402) wichtig. Für die Rechtssicherheit ist ein europäischer Cloud-Anbieter empfehlenswert, der auch die Daten in Europa speichert – sozusagen »Cloud Made in Europe«.

Was ist zu vermeiden, wenn ein Unternehmen Geschäftsprozesse in der Cloud abbilden will?

Cakmak: Die IDC-Studie zum Thema »Cloud Computing« (2013) zeigte, dass die Verbesserung der Geschäftsprozesse für beinahe ein Drittel der befragten Unternehmen das mit Abstand wichtigste Unternehmensziel ist. Es wird jedoch schwierig, wenn Fachabteilungen auf eigene Faust eine Lösung suchen. IT- und Fachbereiche müssen bei der Umsetzung von Cloud-Lösungen verstärkt zusammenarbeiten. Es sollte immer die IT-Abteilung – zumindest beratend – bei der Auswahl des Anbieters involviert sein. Die technischen Anforderungen können nur von der IT evaluiert werden.

Welche Geschäftsprozesse werden bereits häufig in der Cloud abgebildet?

Cakmak: Häufig finden unterstützende Prozesse mit standardisierten Anforderungen Anwendung (siehe oben). Auch unternehmensübergreifende Prozesse sind ideal in der Cloud abbildbar. Dazu gehören natürlich Prozesse, die eine Mobilität erfordern. Ein Beispiel dazu wäre ein Freigabeprozess, wo Außendienstmitarbeiter Angebote von ihren Vorgesetzen freigeben lassen. Konkretere Beispiele wären das in der Cloud abgewickelte Vertragsmanagement (Mobility House-Case Study) oder auch das mittels Cloud-App umgesetzte Zertifikate-Management (Daimler Case Study).

Welche Geschäftsprozesse werden eher lokal abgebildet?

Cakmak: Das betrifft Prozesse, bei denen die Vorteile der Standardisierung aufgrund zu differenzierter Anforderungen nicht genutzt werden können. Das sind beispielsweise interne Kernprozesse oder auch Produktionsprozesse zur Steuerung von Anlagen oder Echtzeitsysteme.

Wann empfehlen Sie Geschäftsprozesse in der Cloud abzubilden und wann raten Sie davon eher ab?

Cakmak: Geschäftsprozesse in der Cloud abzubilden ist kein Selbstzweck. Wenn diese bereits mit einer internen Lösung digital abgebildet wurden und gut funktionieren besteht kein Grund diese in der Cloud abzubilden. Insbesondere dann, wenn neue Geschäftsprozesse abgebildet werden sollen beziehungsweise es neue Anforderungen wie die Einbindung von externen Mitarbeitern oder gesteigerte Mobilität im Unternehmen gibt, muss überlegt werden, ob eine Cloud-Lösung in Frage kommt. Für KMUs mit einem sehr begrenzten IT-Budget ist die Cloud aufgrund der Kostenstruktur mit laufenden nutzungsbasierten Kosten statt Investitionskosten oft die einzige vernünftige Alternative, Geschäftsprozesse digital abzubilden.

Welche Vorteile ergeben sich für ein Unternehmen, wenn es Geschäftsprozesse in der Cloud abbildet?

Cakmak: Der größte Vorteil ist die sofortige Verfügbarkeit der Lösung ohne hohe Investitionskosten. Unternehmen müssen sich nicht um den Betrieb und die Wartung kümmern, haben aber trotzdem immer den aktuellsten Stand der Technik im Einsatz. Unternehmensübergreifende Geschäftsprozesse und Prozesse mit einer hohen Anforderung an die Mobilität können meist nur mit einer Cloud-Lösung sinnvoll umgesetzt werden.

Welche Nachteile sehen Sie?

Cakmak: Mit einer On-Premise-Lösung hat ein Unternehmen mehr Gestaltungsspielraum in der Umsetzung. Es gibt nur wenige Cloud-Anbieter, deren Lösungen, sich gut an Kundenanforderungen anpassen lassen, und Schnittstellen für die Integration anbieten. Arbeiten in der Cloud erfordert ein Vertrauensverhältnis zwischen Anbieter und Kunde. Bei der Auswahl des Anbieters sind deshalb die Punkte Datensicherheit, Zugriffssicherheit, Rechtssicherheit und Qualitätssicherheit sehr wichtig.