KI und Co: Trends im Vertragsmanagement

Gründe für digitales Vertragsmanagement

Die Verbesserung der Effizienz und Genauigkeit bei der Vertragsverwaltung sowie die Möglichkeit, Kosten zu senken und die Vertragsabwicklung zu beschleunigen zählen zu den Hauptgründen für Unternehmen, eine Vertragsmanagement-Lösung zu implementieren. Zudem hat der dezentrale Zugriff auf Verträge, vertragsbegleitende Dokumente sowie die Vertragshistorie durch die Pandemie und New Work nochmals massiv an Bedeutung gewonnen. Oft sind Vertragsmanagement-Lösungen komplementärer Teil eines ganzheitlichen Enterprise-Content-Management (ECM-)-Konzepts. Schließlich haben Verträge einen hohen Dokumentenbezug und kombiniert lassen sich einerseits Mehrwerte realisieren. Andererseits kann das doppelte Implementieren und Abbilden von gemeinsamen Funktionalitäten wie ein ausgefeiltes Berechtigungskonzept vermieden werden.

Fortschritte durch Künstliche Intelligenz (KI)

Timo Krause, Produktmanager bei Ceyoniq (Bild: Ceyoniq)

Technologisch verändert sich bei Vertragsmanagement-Lösungen gerade einiges, was vor allem an den Fortschritten im Bereich künstlicher Intelligenz (KI) liegt. Timo Krause, Produktmanager bei Ceyoniq nennt drei Aspekte, wo KI das Vertragsmanagement unterstützen kann: »Die Erfassung beziehungsweise Anlage der Vertragsakten, die individuelle Prüfung einzelner Verträge und Vertragsinhalte sowie die Überwachung von Compliance- und Unternehmensrichtlinien im gesamten Vertragsbestand.« Die Erfassung könne durch die Extraktion von Metadaten auch aus komplexen Vertragsdokumenten erheblich beschleunigt und unterstützt werden. »Enorme Prozessbeschleunigung lässt sich mit dem Einsatz von KI-Tools in der individuellen Vertragsprüfung erreichen. So werden Fachbereiche in die Lage versetzt, Verträge auch ohne die Unternehmensjuristen zu prüfen und gegebenenfalls zu unterzeichnen. Nur in definierten Szenarien muss Rücksprache mit der Rechtsabteilung gehalten werden«, erläutert Krause. Juristen können ihre Zeit auf die komplexen Vertragswerke der Unternehmung fokussieren.

Krause empfiehlt all die Daten, die in den individuellen Prüfprozessen entstehen, im Vertragsmanagement-Tool zu sammeln und zur Recherche in der Datenbank abzulegen. So kann der gesamte Vertragsbestand nach einzelnen Klauseln oder von den Vorgaben abweichenden Formulierungen durchsucht werden. Dadurch lassen sich bei geänderten Rahmenbedingungen auf Knopfdruck die Verträge identifizieren, die gegebenenfalls angepasst werden müssen.

KI bei Vertragserstellung und -analyse

Tobias Müller, Geschäftsführer, Doctra (Bild: Doctra)

Die Bereiche Vertragserstellung und -analyse betrachtet auch Doctra als interessante KI-Einsatzgebiete und testet diese, wie Tobias Müller, Geschäftsführer des ECM-Dienstleisters berichtet: »KI kann aus unserer Sicht, sowohl bei der Vertragserstellung, bei der Formulierung von Texten wie auch bei der Analyse von komplexen Vertragsdokumenten signifikante Effizienzsteigerungen erzielen, die wir im Rahmen von Prototypen bei uns bereits umgesetzt haben.« Des Weiteren sieht Müller ein enormes Potential bei der Anreicherung von fehlenden Metadaten, welche bei der Übernahme von Verträgen aus Altsystemen meist nur unvollständig vorliegen.

Ebenfalls relevant ist das KI-Thema für die intelligente beziehungsweise semantische Suche sowie die zukünftige Vision eines natürlichsprachlichen Zugangs zu den Prozess- und Objektinformationen. Damit ist die Möglichkeit gemeint, Anfragen an das Vertragsmanagement-System in normalen Fragesätzen wie bei ChatGPT zu stellen. So ließe sich zum Beispiel fragen: »Bis wann muss über eine Kündigung oder Verlängerung des Vertrages über das Leasing der NC-Maschine in der Halle 3 entschieden werden?«

KI ermöglicht chatartige Kommunikation

Mihály Gündisch, Vice President DACH, DocuSign (Bild: A.Stadler)

Mihály Gündisch, Vice President DACH bei DocuSign, berichtet, dass KI-Tools schon eingesetzt werden, um lange Verträge zu überprüfen und spezifische Formulierungen zu einem Thema zu finden. »An dem Ziel, in Standardverträgen die Sprache zu analysieren und Vorschläge für geänderte oder vorteilhaftere Bedingungen anzubieten, arbeiten derzeit Juristen gemeinsam mit Datenwissenschaftlern und Software-Ingenieuren und entwickeln darauf zugeschnittene Tools.« Zudem werden Teams zeitnah KI nutzen können, um robuste Risikobewertungsmodelle zu erstellen, die bei der Verfeinerung neuer Verträge helfen.

Ein weiterer klarer Anwendungsfall für KI ist in den Augen von Gündisch die Erstellung und Analyse von Daten aus dem Vertragsprozess. »Neue digitale Plattformen, die den gesamten End-to-End-Workflow bei Vertragsabschlüssen verwalten können, werden mit KI jeden Schritt beobachten und neue Arten von Daten aus Drittanbietersystemen sammeln. Diese Metriken können analysiert und in Empfehlungen zur Optimierung von Verhandlungen umgewandelt werden.«

Auch ECM-Anbieter ELO Digital Office arbeitet bereits daran, mit KI Vertrags-Prozesse innerhalb seiner Vertragsmanagement-Lösung zu automatisieren und somit weiter zu vereinfachen. »KI ist in der Lage, Verträge automatisch zu klassifizieren und so die jeweilige Vertragsart, -nummer oder den -partner zu erkennen«, berichtet Franziska Feuchter, Produktmanagerin Solutions von ELO.

Integration und Schnittstellen

Franziska Feuchter, Produktmanagerin Solutions, ELO Digital Office (Bild: ELO Digital Office)

Neben KI-basierten Innovationen gibt es weitere technische Fortschritte und Entwicklungen, die das digitale Vertragsmanagement generell verbessern. So sind Hersteller wie auch ELO laut Feuchter bemüht, »Drittlösungen beispielsweise im Bereich Invoice- oder HR-Management direkt anzubinden.« Schließlich müssen sich Vertragsmanagementlösungen in die existierende IT-Infrastruktur mit gängigen Geschäftslösungen integrieren lassen, um einen nahtlosen Datenaustausch und eine reibungslose Interaktion zwischen Benutzerinnen und Benutzern zu ermöglichen. Um dies zu gewährleisten, sorgen beispielsweise bei DocuSign mehr als 350 vorgefertigte Schnittstellen dafür, den digitalen Workflow miteinander zu verknüpfen.

DocuSign arbeitet daneben wie Gündisch berichtet, an der auch in diesem Bereich zunehmenden mobilen Nutzung: »Dabei sind Geschwindigkeit und Nutzerfreundlichkeit wichtiger als je zuvor. In der Folge müssen Unternehmen in Lösungen investieren, die Transaktionen beschleunigen sowie Unterzeichner die Wahl lassen, wie sie Informationen erhalten beziehungsweise Verträge unterzeichnen wollen.« Daher bietet DocuSign seinen Kunden eine Vielzahl verschiedener Wege zur Übermittlung ihrer Verträge – zum Beispiel via SMS, E-Mail oder Messaging-Plattformen wie WhatsApp. Untersuchungen des Herstellers hätten ergeben, dass Verträge, die über WhatsApp versendet werden, bis zu sieben Mal schneller unterschrieben werden als solche, die per E-Mail verschickt werden.

Digital Wallets erhöhen Komfort

»Aufbauend auf dem sich entwickelnden Konzept von »Digital Wallets« gehören Lösungen, die es Unterzeichnern ermöglichen verifizierte identitätsbezogene Daten wie Name, Geburtsdatum und wichtige Ausweisinformationen sicher zu speichern und zu einem späteren Zeitpunkt problemlos erneut zu verwenden, ebenfalls zu wichtigen Innovationen im Vertragsmanagement-Bereich«, ergänzt Gündisch. Die Identity Wallet von DocuSign beispielsweise ermöglicht es, Mehrfach-Unterzeichnern, ihre persönlichen Informationen sicher zu speichern. Sie lassen sich dann für nachfolgende qualifizierte elektronische Signaturen (QES)-Vereinbarungen wiederverwenden, wenn sie nach dem DocuSign-Verfahren erfolgen.

Aus technologischer Sicht ist im Vertragsmanagement-Bereich gerade eine Menge Bewegung. Investitionen zahlen sich hier für Unternehmen sicherlich aus. Schließlich erhöhen digitale Vertragsmanagement-Lösungen die Transparenz, Effizienz und Sicherheit bei Vertragsprozessen.