Per ECM Geschäftsprozesse unterstützen

Jetzt ist wieder Urlaubssaison. Doch bevor man in den verdienten Urlaub gehen kann, muss man als Arbeitnehmer Urlaubsanträge stellen und genehmigen lassen, Urlaubsvertretungen suchen und Urlaubstage berechnen. Administrative Prozesse wie diese nerven viele Arbeitnehmer. Eine von Lexmark beauftragte Umfrage in elf Ländern ergab, dass 59 Prozent der Büromitarbeiter zeitaufwändige Admin-Prozesse bemängeln. Manuell durchgeführte Verwaltungsaufgaben wie das Stellen von Urlaubsanträgen, die Archivierung von Verträgen und die Bearbeitung von Aufträgen sind häufig kompliziert und kosten wertvolle Arbeitszeit. Drei Stunden oder mehr pro Woche verbringt ein Drittel der Befragten allein mit der Bearbeitung von Verwaltungsaufgaben, die nicht ihr eigentliches Aufgabengebiet ausmachen. 70 Prozent denken außerdem, dass der Aufwand in den vergangenen fünf Jahren zugenommen habe. Neben der Vergeudung von Arbeitszeit gaben zwei Drittel der Befragten auch an, dass manuelle Verwaltungsprozesse häufig zu Fehlern führen. Fehlerhafte Daten, das Verstreichen von Fristen und verärgerte Geschäftspartner kosten den Unternehmen Geld.

Workflow- und BPM-Tools für die Prozessautomatisierung

Um dies zu vermeiden, automatisieren Unternehmen verstärkt Geschäftsprozesse mittels Workflow- und Business-Process-Management-(BPM-) Lösungen. Bedienen können sie sich dabei bei vielen Enterprise-Content-Mangament-(ECM-) Anbietern, die entsprechende ECM- und Workflow-Lösungen anbieten. Wie beispielsweise der gesamte Prozess rund um die Urlaubsbeantragung mittels Workflowmanagement innerhalb einer ECM-Lösung abgebildet wird, zeigt ein Beispiel von ELO auf ECMguide.de.

Generell sind ECM-Systeme für das Lösen von automatisierten Geschäftsprozessen prädestiniert. Schließlich sind viele Geschäftsprozesse abhängig von Dokumenten, deren Management wiederum die Kernaufgabe von ECM-Systemen ist. Aktuell erachtet daher das Marktforschungsunternehmen IDC die Automatisierung von Geschäftsprozessen als einen der vier Schlüsseltrends für ECM. Die Digitalisierung von papiergebundenen Dokumenten und die verbesserte Erfassungstechnologie (Scanning und Capturing) ebnen zudem immer den Weg für automatisierte Geschäftsprozesse. Um durchgängige Prozesse vom Input bis zum Output anbieten zu können, hat Lexmark beispielsweise zwölf Softwareunternehmen in den letzten vier Jahren akquiriert. Nun ist der Druckerhersteller laut Andreas Duthel, Director Global Services von Lexmark, dabei, »die Softwarethemen und die Managed Print Services zu verheiraten.« Acht von Lexmark identifizierte Märkte wie Einzelhandel, Fertigungsindustrie und Gesundheitswesen will das US-Unternehmen damit gezielt adressieren. »Dabei bemerken wir, dass die klassischen Ansprechpartner für unsere Vertriebsmitarbeiter immer stärker aus den Fachabteilungen direkt kommen und nicht mehr so stark aus der IT- und Einkaufsabteilung«, so Duthel.

Unterschiedliche BPM-Strategien von ECM-Anbietern

Strategisch interessant ist auch der BPM-Ansatz von Open-Source-ECM-Anbieter Alfresco: Bislang hat Alfresco die BPM-Open-Source-Software »Activity« in ihre Plattform für Hybrid Enterprise Content Management (ECM) »Alfresco One« integriert. Um aber dokumentenunabhängige Geschäftsprozesse direkt unterstützen zu können, offeriert Alfresco unter dem Namen »Alfresco Activiti Enterprise« ein Paket von Services und Applikationen für  Activity als eigenständige BPM-Lösung.

Alfresco bedient wie Opentext und Fabasoft auch cloudbasierte BPM-Anwendungen, die viele Projektverantwortliche häufig als schwer zu realisieren ansehen. Grund sind die verteilten Lokationen von verschiedenartigen Daten und Applikationen wie ERP- und CRM-Systeme, die für BPM-Anwendungen oftmals anzubinden sind, um Prozesse digital abbilden zu können. In der verteilten Ablage von Daten und Applikationen sieht Hasan Cakmak, Senior Vice President Software Products von Fabasoft, jedoch keinen grundsätzlichen Nachteil für Cloud-BPM: »Wenn es der Anwendungsfall erfordert, Daten aus vielen internen Datenquellen zu sammeln, so muss diese Herausforderung auch von einer On-Premise-Lösung bewältigt werden.« Wichtig sei, eine Cloud-Lösung zu finden, die über die notwendigen Schnittstellen verfügt. Als eine wichtige Schnittstelle gilt in diesem Zusammenhang BPMN 2.0, mit der sich grafisch modellierte Geschäftsprozesse direkt in einer BPMN 2.0-fähigen Workflow-Engine abbilden lassen.

Auswahlkriterien für BPM-Lösungen

Bei der Auswahl einer BPM-Lösung sollten Anwender aus der Sicht von Stefan Waldhauser, Director Alfresco Business Solutions, nicht nur auf eine ausreichende Funktionalität, sondern vor allem auf die Integrationsfähigkeit und Zukunftsfähigkeit achten. »Offene Standards und Schnittstellen, wie BPMN 2.0 und CMIS, sind dabei das A und O.« Ebenso wichtig sei es zudem, über die Firewall hinauszudenken und auch die Cloud und mobile Endgeräte in die Überlegungen miteinzubeziehen. Weiterhin ist zu bedenken, wie sehr und wie lange man sich mit der Entscheidung an einen bestimmten Hersteller bindet. Flexibilität ist herstellerbezogen ebenso wichtig wie generell bei der Auswahl eines BPM-Systems, da gilt, »dass Prozesse nicht an Abteilungs-, Unternehmens- und schon gar nicht an IT-Systemgrenzen Halt machen. Die Anwender benötigen folglich BPM-Lösungen, die so flexibel anpassbar sind, dass sie die geschäftlichen Veränderungszyklen ohne Verzögerungen unterstützen können. Darüber hinaus müssen solche Lösungen ebenso aufgabenorientiert angelegt sein wie die Unternehmensprozesse selbst. Das bedeutet, dass sie keine Systemgrenzen kennen dürfen«, erklärt Arsalan Minhas, Director Solution Consulting EMEA von Opentext.

Weitere Tipps zur Auswahl von entsprechenden Lösungen sowie Nutzen und Trends im ECM-BPM- und Workflow-Umfeld, enthalten unter anderem die kompletten ECMguide.de-Interviews mit Stefan Waldhauser von Alfresco, Hasan Cakmak von Fabasoft und Arsalan Minhas von Opentext.