Stolperfallen bei Vertragsmanagement-Projekten

Scoping als erste von vier Projektphasen

Der ECM-Dienstleister Doctra gliedert seine Vertragsmanagement-Projekte in die Phasen: Scoping, Konzeption, Implementierung und Test. Dabei gibt es erprobte Vorgehensweisen, die Kunden entsprechend unterstützen sollten. Was passiert, wenn die Unterstützung fehlt, zeigen folgende Beispiele:

Zu Beginn startet Doctra mit der Scoping-Phase, in der definiert wird, welche Vertragsarten verwaltet, welche Teilprozesse abgebildet und welche Funktionalitäten bereitgestellt werden müssen. Aus der Erfahrung des ECM-Dienstleisters wird dieser Phase oft zu wenig Aufmerksamkeit geschenkt. Dies zeigte sich auch bei einem hessischen Unternehmen aus der öffentlichen Verwaltung, das diese Projektphase überspringen wollte. Doch bereits in der darauffolgenden Konzeptphase bekam Doctra von der Projektleitung widergespiegelt, dass sie das Scoping nachholen müssen. Grund hierfür: Den Projektbeteiligten war weder der funktionale Umfang der späteren Lösung klar, noch wurden die Prioritäten aus dem eigenen Management entsprechend kommuniziert.

Für Doctra besteht die Hauptaufgabe des Scopings darin, die unterschiedlichen internen Interessen zu kanalisieren und gegeneinander abzuwägen. Die klare Priorisierung bezüglich des Einsatzes von Funktionen und Komponenten erspart viele Diskussionen in den späteren Projektphasen. Schon in dieser Phase ist es für den Berater wichtig, die Unternehmenskultur zu durchdringen und das Verbesserungspotential in bestehenden Lösungen und existierenden Prozessabläufen zu verstehen.

Die Konzeption beinhaltet organisatorische Betrachtung

In der zweiten Phase, der Konzeptphase, welche klassisch mehrere Workshops erfordert, wird die Ziellösung definiert. Die Herausforderung besteht darin, die Anforderungen und die technischen Gegebenheiten der verwendeten Lösung in Einklang zu bringen. Meist ist es sinnvoll, den organisatorischen Prozess anzupassen, sodass die Umsetzung bestmöglich mit den Standardfunktionalitäten der Software erfolgen kann. Dies vereinfacht den Systembetrieb und reduziert Aufwände bei späteren Upgrades erheblich. Zusätzlich ist darauf zu achten, dass die Anforderungen an die Lösung ganzheitlich betrachtet werden. Eine der wichtigsten Aufgaben ist das Design des Metadatenmodells.

Ein süddeutscher Kunde aus der verarbeitenden Industrie übermittelte Doctra bereits zu Beginn des Workshops ein Metadatenmodell mit dem Kommentar, dass dieses schon vorab erstellt wurde und nicht mehr darauf eingegangen werden muss. Relativ schnell stellte sich jedoch heraus, dass dieses Modell die späteren Reporting-Anforderungen nicht abdecken konnte.

Das Fehlen von Metadaten oder auch die lückenhafte Pflege dieser kann zu unüberwindbaren Hindernissen in der späteren Nutzung des Systems führen. Generell sollte sehr früh analysiert werden, wie gut bestehende Verträge abgelegt sind. Beim Import einer großen Menge von bestehenden Verträgen, beispielsweise im Rahmen einer Altsystem-Migration, erfordert die Erweiterung oder die Anreicherung von Metadaten einen hohen Aufwand.

Lebhafte Diskussionen begleiten die Konzeption

Das Navigations-, Metadaten- und Berechtigungskonzept ist so zu designen, dass der spätere Pflegeaufwand in den Folgejahren angemessen ist. Da das Berechtigungskonzept meist zu vielen Diskussionen führt, empfiehlt Doctra, ein möglichst einfaches und offenes Berechtigungskonzept zu etablieren. Leider stößt dies in der Praxis auf viele Widerstände, was die Effektivität in der späteren Nutzung stark einschränken kann.

Die Konzeptionsphasen leben von intensiv geführten Diskussionen, in denen die Berater der Doctra ihre Erfahrung aus vielen Projekten einbringen und Änderungen der bestehenden Prozesse vorschlagen. Solche Konzeptionsworkshops führt der Dienstleister in der Regel in Präsenz durch. Auch wenn durch die heutige Kultur des »mobilen Arbeitens« Online-Meetings möglich sind, können diese, insbesondere in den intensiven Diskussionen dieser Projektphase, ein klassisches Präsenzmeeting nicht ersetzen. Hierzu gibt es in der Vertragsanbahnung häufig Diskussionen. Aber erst kürzlich hat ein IT-Leiter eines Schweizer Kunden nochmals bestätigt, dass Workshops in Präsenz und auch das anschließende Projektessen sehr viele Barrieren aus dem Weg geräumt und sich dieses Investment nicht nur aus Projektsicht gelohnt hat.

Enge Abstimmung bei Umsetzung

Erst nach Fertigstellung eines klassischen Konzeptes und dessen Freigabe beginnt Doctra mit der Um-setzung. Besonders ist in dieser Phase, die in der heutigen Zeit überwiegend »remote« durchgeführt wird, zu beachten, dass der intensive Austausch und die häufigen Feedback-Runden stets beibehalten werden. Besonders die enge Abstimmung mit Vertretern aller Prozessbeteiligten ist von Bedeutung. Denn es hat sich in der Umsetzung gezeigt, dass sich die Sprache und das Verständnis der Beratung, der IT-Abteilung und der einzelnen Fachbereiche sehr unterscheiden können. Umso wichtiger ist es, den Beteiligten im Detail am System zu zeigen, wie die spätere Lösung aussieht, die Prozesse abgebildet werden und die Bedienung erfolgt.

Die unterschätzte Testphase

Nach der Implementierung müssen entsprechende Tests definiert und auch durchgeführt werden. Dabei fällt Doctra immer wieder auf, dass diese Phase häufig unterschätzt wird. Insbesondere zeigt sich, dass keine aussagekräftigen Testdaten verwendet oder Tests oftmals zeitbedingt durch Externe oder »nur« durch die IT-Abteilung durchgeführt werden. Jedoch haben gerade in dieser Phase die Fachabteilungen die Möglichkeit, einfach korrigierend einzugreifen. Mehr als einmal hat der ECM-Dienstleister erlebt, dass sich hier die fachlichen Projektmitarbeiter zurückziehen und das Tests ohne spezifische Testdefinitionen und aussagkräftige Testdaten ausgeführt werden. Die Anwender einer Bank aus Baden-Württemberg haben sich dann beispielsweise gewundert, dass die produktiv gesetzte Lösung nicht ihren Erwartungen entsprach. Das nachträglichen Änderungen im Produktionsbetrieb haben viel mehr Kraft gekostet, als dies eine Korrektur in der Testphase benötigt hätte.

Ergänzende Technologien und Nutzen

Zusammenfassend sind bei der Einführung einer Vertragsakte bekannte Erkenntnisse wie beispielsweise sauberes Scoping, Einbinden aller Prozessbeteiligten, umfangreiche Testphasen und ordentliches Change Management konsequent umzusetzen. Insgesamt kann man mit neuen Technologien wie digitalen Signaturen, Integrationen in Microsoft 365 oder auch KI-Technologien viele zusätzliche Prozessoptimierungen erreichen.

Abschließend ist hervorzuheben, dass ein gut eingeführtes Vertragsmanagement-System durch Transparenz und die Verwaltung von Kündigungsfristen direkte Kosten einsparen können. Durch effizientere Abläufe in Unternehmen können darüber hinaus indirekte Kosten in nicht unerheblichen Maßen reduziert werden, da diese Szenarien abteilungsübergreifend sind und an diesen Schnittstellen in der Praxis traditionell sehr hohe Reibungsverluste entstehen.