Vertragslebenszyklusmanagement: Eine Lösung für jede Anforderung

• Schnelles Erstellen von Verträgen mit Hilfe von Papyrus Business Designer und zentraler Klausel-Bibliothek
• Freie Definition von Workflows für Genehmigungen, Redlining, Unterzeichnung und Routing
• Zusammenarbeit mittels Chat- und Notifikation, mobil und im Web
• Inhalte können direkt aus dem Fall heraus mit internen und externen Experten geteilt werden
• »Papyrus Sign« Lösung zur Vertragsunterzeichnung, Blockchain-gesichert
• Integration mit jeder CRM-, ERP- oder Legacy-Anwendung mittels Adapter
• Digitalisierung bestehender Papierverträge mit Papyrus Intelligent Capture

Unternehmen profitieren von standardisierten Verträgen mit vollständiger Einsicht in alle Bedingungen und Vertragsverhältnisse, was zu einer starken Verhandlungsposition führt sowie Kosteneinsparungen und Effizienzsteigerung ermöglicht. Weitere Informationen hierzu gibt es im White Paper Vertragslebenszyklusmanagement

Automatisierung von Vertragsanfragen im Web, Social und Mobile

Vertragsanfragen können durch beliebige Kriterien, Prozesse oder Anwendungen ausgelöst oder über ein Webformular, eine GUI oder direkte Serviceanfrage über das Web, soziale Netzwerke oder mobile Geräte angefordert werden. Vertragsformulare werden automatisch mit Daten aus dem CRM ausgefüllt, eingegebene Daten und jeder Klick auf eine URL sofort erfasst und ein Dokument im PDF- oder HTML-Format an den Webbrowser des Benutzers zurückgeschickt.

Schnelles Erstellen von Verträgen mit der Klausel-Bibliothek

Vertragsvorlagen und Klauseln werden direkt von den vertragszentrierten Abteilungen – Einkauf, Vertrieb, und Rechtsabteilung – erstellt, und entlasten so die IT. Sobald sie genehmigt sind, werden sie in der zentralen Bibliothek geführt und können in allen Vertragsvorlagen zur Unterstützung verschiedener Produkte, Beziehungen und Gerichtsbarkeiten genutzt werden. Auf diese Weise können Sie sicher sein, dass Ihre Vertragsstandards eingehalten sind, die Erstellung von Verträgen beschleunigt wird und Ihre Rechtsbteilung sich auf Spezialfälle oder Genehmigung von Standardklauseln fokusieren kann.

Papyrus Business Designer: Dokumentvorlagen per Drag & Drop

Vorlagen werden kontextspezifisch und personalisiert mit Variablen und Bedingungen unter syntaxfreier Eingabe von Geschäftsregeln, die steuern WANN und WIE die Klauseln in einen Vertrag einfließen sollen, erstellt. Zum Zeitpunkt der Vertragserstellung werden konkrete Vertragsdaten evaluiert und bedingte Dokumentelemente ein- oder ausgeschlossen, wobei Vertragsdaten über Papyrus Adapter aus verschiedenen Geschäftsanwendungen in unterschiedlichen Datenformaten kommen können.

Papyrus Wizard zur automatisierten Vertragserstellung

Ungenauigkeiten oder Fehler können durch automatisierte Vertragserstellung vollständig eliminiert werden. Benutzer erstellen Verträge, indem sie Fragen beantworten, Informationen eingeben oder eine Auswahl treffen. Der Papyrus Wizard verbindet sich mit verschiedenen Back-End-Diensten und stellt Echtzeitdaten zur Verfügung, zeichnet alle Benutzerentscheidungen auf und stellt dynamisch komplexe, kontextspezifische Verträge zusammen. Alle relevanten Vorschriften werden berücksichtigt sowie etwaige Fehler oder Unterlassungen ausgeschlossen, wobei die Komplexität dieser Aufgabe dem Benutzer völlig verborgen bleibt.

Automatisierung von Workflow-Vorlagen

Alle Workflows im System können frei definiert werden. Der Papyrus Business Designer kombiniert Adaptives Case Management und traditionelles BPM und ermöglicht nicht-technischen Benutzern selbständiges Arbeiten mit vordefinierten Standardvorlagen für Genehmigungen, Redlining, Signierung und Routing. Anpassbare Vorlagen mit integrierten Geschäftsregeln beschleunigen den gesamten Vertragsprozess und sorgen für die Einhaltung von Regeln, gesetzlichen Vorschriften sowie Prozesskonsistenz.

Verhandlungs- und Genehmigungs-Workflows

Die Lösung verwaltet alles – Daten, Inhalte, Kommunikation, Prozesse, Ziele und Regeln – in einem einzigen Vertragsfall und bietet Kollaboration und automatisierte Workflows für Verhandlungen und Vertragsgenehmigung. Inhalte können direkt aus dem Vertragsfall heraus geteilt werden – sowohl intern als auch mit externen Experten, Kunden und Partnern – wobei genau bekannt ist, was mit wem und wann geteilt wurde. Die integrierte Versionskontrolle verfolgt alle Änderungen und protokolliert alle Aktionen im System für Berichte und Audits.

Überprüfung und Freigabe

Dokumente werden geprüft, bearbeitet (redlined), automatisch versioniert und zur weiteren Bearbeitung und/oder Freigabe an zuständige Stellen verteilt. Vertragspartner erhalten Dokumente direkt in ihren Posteingang und nutzen kollaborative Content Services, um Inhalte zu erstellen, abzurufen, zu überprüfen und genehmigen. Integrierte Kommunikationsfunktionen stehen zur Verfügung, um zu chatten und diskutieren, Anmerkungen zu machen und Aufgaben zur laufenden Arbeit zu verfolgen. Als Omnikanal-Kommunikationsplattform integriert Papyrus die gesamte Kommunikation über alle Kanäle und ermöglicht es internen und externen Vertragspartnern, Nachrichten und E-Mails direkt aus dem Vertragsfall heraus zu versenden, oder Telefonate direkt vorzunehmen.

Verträge signieren

Verträge werden für den rechtlichen Nachweis, Vertrauenswürdigkeit und Authentizität mit Papyrus Sign digital signiert. Papyrus Sign verlässt sich auf die rechtliche Authentifizierung durch anerkannte juristische Personen, wie »Signaturit« oder »DocuSign« und bietet volle Rechtssicherheit an. Die digitale Signatur von Signaturit ist als Teil der Papyrus Sign direkt in der CLM-Lösung integriert. Die Papyrus Blockchain-Technologie kann als eine Ergänzung zur elektronischen Signatur genutzt werden, und stellt Blockchain-gesicherte, überprüfbare Dokumente bereit, die nicht verfälscht, oder beschädigt werden können und die Echtheit garantieren.

Zentrale Ablage aller Vertragsdokumente und Fristenüberwachung

Alle Verträge, zugehörige Inhalte und ganze Fälle werden im Papyrus Vertrags-Repository gespeichert und zentral verwaltet, um den globalen Zugriff sowie Konsistenz und Compliance sicherzustellen. Alle Informationen – Vertragssituation, -versionen, Kommunikations- und Prozesshistorie, Zeitpläne und umsetzbare Bedingungen und Klauseln sowie frühere vertragliche Vereinbarungen – werden sofort dort zur Verfügung gestellt, wo sie benötigt werden.

Aufbewahrung und Disposition sind im System implementiert, während der Benachrichtigungsservice kritische Vertragstermine überwacht und Warnungen generiert. Das Vertrags-Repository bietet eine Online-Methode zur Speicherung, Ansicht und Verfolgung aktiver, geänderter und beendeter Verträge und unterstützt automatisches Laden von Verträgen und Scannen direkt ins Repository, eDelivery von Dokumenten und Benachrichtigungen sowie den privilegierten Zugriff über Web, Mobile und Desktop.

Reporting und Prüfung

Vertragspartner können jederzeit auf Vertragsdaten zugreifen und Status der aktuellen Vertragslandschaft und einzelner Verträge überprüfen, Mitarbeiteraktivitäten einsehen, Vertragsinhalte überprüfen und Analysen der Vertragsbedingungen und tatsächlicher Leistung durchführen.

Der Nutzen:

1. Rationalisierung der Vertragserstellung inklusive Einbindung externer Parteien (Recht)
2. Standardisierung der Verträge und Optimierung von Geschäfts- und Genehmigungsprozessen
3. Schnelle Time-to-Value & Wiederherstellung der Transparenz
4. Verwaltung der Vertragspflichten und Verlängerungsfristen
5. Minimierung von rechtlichen und wirtschaftlichen Risiken
6. Einhaltung regulatorischer Anforderungen
7. Reporting über die Vertragslandschaft und einzelne Verträge