Advertorial: Getränkegroßhandel nutzt Kyocera Prozessoptimierung

Herausforderung

Lieferscheine, Bestellformulare oder Rechnungen: Für das Logistikunternehmen A. Kempf spielt das Erfassen sowie die Bearbeitung und Weitergabe von Dokumenten eine wichtige Rolle.

Ein Beispiel ist hierfür die Abholung von Leergut aus den unterschiedlichen Filialen: Rund 220 Fahrer sind jeden Tag im Einsatz, um die zurückgenommenen Transporteinheiten und -mittel (zum Beispiel Paletten oder Rollcontainer) zu erfassen. Dazu mussten sie bisher ein vorgedrucktes Formular ausfüllen und die jeweilige Anzahl zurückgenommener Transporteinheiten erfassen. Der Beleg wurde dann vom Kunden unterschrieben und anschließend mit einem Barcode versehen. Hatte der Fahrer seine Tour beendet, musste er die Belege in der Zentrale abgeben, wo diese von den Mitarbeitern im Back-Office manuell ins Warenwirtschaftssystem eingearbeitet wurden.

Dazu mussten nicht nur die auf den Belegen erfassten Daten mit dem tatsächlich abgeholten Leergut abgeglichen werden – das Leergut wurde im Lager der Firma Kempf auch noch einmal maschinell erfasst und gezählt – sondern die Daten auch händisch in das System eingepflegt werden, damit der Abrechnungsprozess angestoßen werden konnte. Bei knapp 560 Belegen, die pro Tag eingingen, ein immenser Zeit- und Personalaufwand, der durch die manuelle Erfassung zudem auch fehleranfällig war.

Lösung

Der Belegfluss sollte erheblich beschleunigt und der manuelle Aufwand reduziert werden. Die Firma A. Kempf wandte sich dazu bereits mit einem Lösungsansatz an den Freiburger KYOCERA-Partner jaka GmbH und Co. KG. Darauf aufbauend erarbeitete dieser mittels der KYOCERA Prozessoptimierung ein Optimierungskonzept.

Hierzu analysierten die Experten von jaka und KYOCERA zunächst die vorhandenen Prozesse, um ein Verständnis der Workflows zu erhalten und entwarfen darauf aufbauend ein Verbesserungskonzept. Mit einem neuen Workflow sollte die Belegerfassung weitestgehend automatisiert werden. Dazu entwickelte man zunächst ein neues Formular, das auf einer Art Lochkarte basiert und das vom Fahrer ausgefüllt wird. Am Ende der Tour gibt er seine Belege im Back-Office ab, wo sie einfach eingescannt werden. Die Belege sind so angelegt, dass die Daten automatisch von der Software »Document Processor Core« ausgelesen und direkt mit den in der Zählanlage erfassten Daten abgeglichen werden können. Sollte es hier zu Abweichungen kommen, fordert die Software sofort die entsprechenden Mitarbeiter dazu auf, den Vorgang zu prüfen. Anders als bisher müssen sie daher nicht mehr jeden eingegangenen Beleg prüfen, sondern nur noch bei Abweichungen aktiv werden. Ein immenser Zeitgewinn.

Ergebnis

Mittels der KYOCERA Prozessoptimierung wurden die vorhandenen Workflows bei der Belegerfassung analysiert. Darauf aufbauend wurde eine auf die Anforderungen abgestimmte Optimierungsstrategie entwickelt. Durch die Optimierung der Prozesse rund um die Leergutabholung konnten die Bearbeitungszeit sowie der personelle Aufwand für die Leerguterfassung deutlich reduziert werden. Die Installation der Software-Lösung Document Processor Core hat die Bearbeitung der Belege mittels benutzerfreundlicher Administrationsplattform deutlich vereinfacht.

Hintergrund

Die A. Kempf Getränkegroßhandel GmbH ist einer der führenden Getränkegroßhändler in Südwestdeutschland. Als hundertprozentiges Tochterunternehmen der EDEKA Handelsgesellschaft Südwest mbH beliefert das in Offenburg ansässige Unternehmen sämtliche EDEKA-Märkte in der Region. An den drei Standorten in Offenburg, Balingen und Heddesheim kümmern sich Mitarbeiter um die Beschaffung, die Lagerung, den Transport und die Vermarktung von Getränken auf höchstem Qualitätsniveau. Das Sortiment umfasst alle führenden Getränkemarken und EDEKA-Eigenmarken.