Auswahlkriterien für Lösungen zum Scannen und Erfassen

Vom mobilen Scanner über Arbeitsplatzscanner und Multifunktionsgeräte bis hin zu Produktionsscanner und Scanstraßen – Scanner gibt es in den unterschiedlichsten Klassen. Der Trend zur Digitalisierung von Geschäftsprozessen trägt dazu bei, dass immer mehr Scan-Hardware benötigt wird, die papierbasierte Informationen digitalisieren kann. Anwender stehen vor der Herausforderung, die richtigen Geräte für ihre Einsatzzwecke zu finden. »Entscheider im Unternehmen wollen nicht plötzlich einfach so einen Dokumentenscanner kaufen«, bestätigt Klaus Schulz, Manager Produkt Marketing von PFU (EMEA) Limited. » Sie stehen zum Beispiel vor der Herausforderung, wie sie ihre Papierdokumente in Geschäftsprozesse integrieren, Compliance ist ein großes Thema, genauso wie ein effizienteres Dokumentenmanagement.« Wichtig ist den Anwendern daher eine gute Beratung, die prinzipiell zeigt, wie sich ein digitaler Geschäftsprozess oder elektronischer Workflow aufsetzen lässt, wie der Scan-Bedarf einzuschätzen ist und welche Auswahlkriterien wichtig sind.

Scanner persönlich testen

Laut Peter Schnautz, Geschäftsführer des Scanner-Spezialisten InoTec, ist das zentrale Leistungskriterium für Business-Anwender die Bildqualität: »Je besser die Bilder, desto zuverlässiger und schneller wird die Erkennungssoftware die Bilder erfassen, sie zu Daten und Informationen strukturieren und sie schließlich an die assoziierten Datenbanken übergeben.« Hinsichtlich der Bildqualität und auch der anderen Leistungskriterien sollten sich die Anwender nicht alleine auf Prospektangaben oder Messevorführungen verlassen. Schnautz rät, »den Scanner auf »Herz und Nieren« selbst zu prüfen. Das kann im Rahmen einer Teststellung oder direkt beim Hersteller geschehen. Wichtig ist, dass vor dem Kauf die Scanoperatoren des Anwenders einige Tage im Produktivbetrieb mit dem Gerät arbeiten können.« Unter dem Aspekt Nachhaltigkeit sollte zudem darauf geachtet werden, welche Lebensdauer der Scanner besitzt, wie hoch die Gesamtkosten inklusive Stromverbrauch und Entsorgungskosten sind und unter welchen Bedingungen das Gerät hergestellt wurde.

Fragen kann sich der Anwender auch, ob bei einem geringen Scan-Aufkommen ein platzsparendes Multifunktionsgerät, das scannt, kopiert und druckt, für die Einleitung von digitalen Workflows genügt. »Multifunktionsgeräte sind Allrounder, mit denen man geringe Scanvolumen durchaus abdecken kann«, so Carina Rodrian, Produkt Manager Scanner von Brother. »Bei einem hohen Scanvolumen ist jedoch ein Dokumentenscanner zu empfehlen, da diese über einen besseren Einzugsmechanismus sowie erweiterte Bildverbesserungsmöglichkeiten verfügen. Somit können auch schwer zu verarbeitenden Medienformate – wie Lieferscheine und Belege – problemlos eingescannt werden.« Neben der geringeren Leistung bei der Belegverarbeitung und der niedrigeren Bildqualität, ist bei Multifunktionsgeräten die höhere Ausfallwahrscheinlichkeit zu berücksichtigen. Fällt eine Komponente beziehungsweise Funktion aus, muss das Gerät repariert werden. Auch wenn das Scannen unter Umständen gar nicht betroffen ist, steht das Gerät nicht zur Verfügung.

Scan-Workflows erfordern konzeptionelle Vorbereitung

Allerdings nützt selbst der beste Scanner nichts, wenn der Scan-Prozess nicht richtig abgestimmt und softwareseitig nicht richtig unterstützt wird. Häufig wollen Anwender einmal täglich oder wöchentlich papierbasierte Informationen wie Lieferscheine, Rechnungen oder Versandunterlagen stapelweise digitalisieren. Wichtig sind dann die konzeptionelle Vorbereitung und ein Regelwerk, das definiert, wie mit den erkannten Informationen umgegangen werden soll. Voraussetzung ist zunächst eine gute Belegtrennung beispielsweise per Barcode, den ein ERP-System generieren kann. Die Erfassungssoftware sorgt dann dafür, dass die getrennten Belege auch in unterschiedlichen Dateien abgespeichert werden und in ein lokales oder cloud-basiertes digitales Archiv wandern oder weiterbearbeitet werden. Welche Dateitypen und nachgelagerten Systeme unterstützt werden, ist von der Erfassungssoftware abhängig.

Generell verwendet Erfassungs- oder Capture-Software Optical Character Recognition (OCR) oder Intelligent Character Recognition (ICR), um gescannte Dokumente in maschinenlesbaren Text zu wandeln. Zum Extrahieren dienen den Lösungen verschiedene analytische Technologien sowie mathematische, statistische und semantische Modelle. Nicht zuletzt spielt auch hier der Einsatz von Künstlicher Intelligenz (KI) eine große Rolle.

Wichtige Unterscheidungsmerkmale im Softwarebereich sind auch die Bereitstellungs- und Abrechnungsvarianten. So gibt es neben lokal zu installierenden Lösungen Software-as-a-Service-Modelle sowie Systeme die seiten-, user- oder CPU-basierte Nutzungskosten abrechnen. Welche Lösungen es konkret gibt und was diese Lösungen auszeichnet, können Sie in unserer Übersicht »Auswahl verschiedener Capture-Lösungen« nachlesen.