Ersetzendes Scannen und TR RESISCAN – Bedeutung und Hintergründe

GoBD zeigt Rahmen für ersetzendes Scannen auf

Ersetzendes Scannen bedeutet, dass Originalvorlagen wie Belege und Rechnungen vernichtet werden können nachdem sie eingescannt wurden und digital rechtskonform aufbewahrt werden. Dies gilt für steuerpflichtige Selbstständige, Unternehmen sowie Organisationen und ist über die Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (GoBD) geregelt.

Die GoBD beschreibt aus Sicht der Finanzverwaltung die Anforderungen, die steuerpflichtige Unternehmen erfüllen müssen, wenn die Buchführung in elektronischer Form geschieht. Dabei bezieht sich die GoBD auf entsprechende Vorgaben aus der Abgabenordnung (AO) und verschiedene Steuergesetze.

Die GoBD gestattet ersetzendes Scannen explizit, indem dort geschrieben steht: »Nach der bildlichen Erfassung im Sinne der Rz. 130 dürfen Papierdokumente vernichtet werden, soweit sie nicht nach außersteuerlichen oder steuerlichen Vorschriften im Original aufzubewahren sind.« Nur sehr wenige Dokumente sind im Original aufzubewahren. Hierzu zählen beispielsweise notarielle Beglaubigungen, Beurkundungen, Wertpapiere, Testamente und Vollmachten.

Wird das ersetzende Scannen bei Rechnungen, Belegen oder anderen papierbasierten Dokumenten angewandt, sind bestimmte Rahmenbedingungen einzuhalten. Laut GoBD muss das Verfahren dokumentiert werden, wenn Papierdokumente durch die bildliche Erfassung in elektronische Dokumente umgewandelt werden.

Inhalte einer Organisationsanweisung

Steuerpflichtige sollten daher eine Organisationsanweisung erstellen, die unter anderem regelt:

• wer erfassen darf
• zu welchem Zeitpunkt erfasst wird oder erfasst werden soll (zum Beispiel beim Posteingang, während oder nach Abschluss der Vorgangsbearbeitung)
• welches Schriftgut erfasst wird
• ob eine bildliche oder inhaltliche Übereinstimmung mit dem Original erforderlich ist
• wie die Qualitätskontrolle auf Lesbarkeit und Vollständigkeit
• wie die Protokollierung von Fehlern zu erfolgen hat

Nach dem Scannen oder auch Fotografieren der Dokumente sind diese so aufzubewahren, dass die Wiedergabe mit dem Original bildlich übereinstimmt, wenn sie lesbar gemacht werden. Werden bildlich erfasste Dokumente per Optical-Character-Recognition-Verfahren (OCR-Verfahren) um Volltextinformationen angereichert (zum Beispiel volltext-recherchierbare PDFs), so ist dieser Volltext nach Verifikation und Korrektur über die Dauer der Aufbewahrungsfrist aufzubewahren und auch für Prüfzwecke verfügbar zu machen. Eine vollständige Farbwiedergabe ist nur dann erforderlich, wenn der Farbe Beweisfunktion zukommt, wie bei Minuszeichen in roter Schrift oder wenn die Farbe von Vermerken eine Rolle spielt. Generell muss die Digitalisierung und Archivierung vier prinzipielle Grundsätze erfüllen: Sie müssen vollständig, richtig, ordnungsgemäß und unveränderbar erfolgen.

Systemvoraussetzungen für ersetzendes Scannen

Welche Hard- oder Software ersetzendes Scannen ermöglicht, bleibt den Steuerpflichtigen selbst überlassen. Die GoBD gibt hierzu ausdrücklich keine Produktempfehlungen ab. Auch sogenannte Zertifikate oder Testate Dritter wie von Wirtschaftsprüfern, die die Konformität von Hard- und Softwareprodukten bestätigen, bedeuten keinen Freischein. Sie sagen lediglich aus, dass die Produkte bei verfahrenskonformer Anwendung den Vorschriften entsprechen.

Letztlich entscheidend ist, dass eben der jeweilige Prozess im Unternehmen die Vorgaben erfüllt. Ist dies der Fall, kann ersetzendes Scannen erfolgen, ohne die Beweiskraft vor Gericht zu schmälern. Im Streitfall vor Gericht reicht dann also die digitale Kopie eines Papierbelegs. Hierfür ist es auch nicht notwendig, sich auf TR RESISCAN zu beziehen.

TR RESISCAN Bedeutung

TR RESISCAN ist eine technische Richtlinie des Bundesamtes für Sicherheit in der Informationstechnik (BSI), die das Kürzel BSI TR-03138 RESISCAN trägt. Sie soll in Justiz, Verwaltung, Wirtschaft und Gesundheitswesen als Handlungsleitfaden und Entscheidungshilfe dienen, wenn es um ersetzendes Scannen geht. TR RESISCAN hat ohne besondere rechtliche Bestimmungen lediglich empfehlenden Charakter. Während sie in der Privatwirtschaft bei Ausschreibungen von Scan-Projekten auch kaum eine Rolle spielt, findet sich die Konformität bezüglich TR RESISCAN in vielen Ausschreibungen der öffentlichen Hand wieder. Jedoch ist TR RESISCAN nicht mehr rechtssicher als übliche ordnungsgemäße Erfassungsverfahren, was auch ein Positionspapier von pwc untermauert.

Dass das Ziel, mehr Rechtssicherheit zu erreichen, verfehlt wird, liegt nicht daran, dass die Verfasser von TR RESISCAN an den empfohlenen Mitteln gespart hätten. Im Gegenteil bemängelt pwc, dass der Aufwand für die Vorbereitungen und die Umsetzung der Maßnahmen, die TR RESISCAN empfiehlt, kaum zu rechtfertigen ist. In einem mittelständischen Unternehmen könne alleine die Strukturanalyse und Schutzbedarfsfeststellung mehrere Personenwochen in Anspruch nehmen.

Daneben besteht ein starker Fokus auf den Einsatz digitaler Signaturen und Verschlüsselungstechniken. Diese erzeugen nach Meinung vieler Experten wie dem Chef des ECM-Beratungshauses Zöller & Partner Bernhard Zöller lediglich eine Schein-Sicherheit, führen zu erheblich mehr Kosten im Scanbetrieb und erhöhten Aufbewahrungskosten im Dokumentenmanagement System. Insgesamt liegt der Schwerpunkt auf technischen Methoden, die Papierhandhabung wird nur am Rande berührt.