Informationsfluss dank Dokumentenerfassung mit »nscale«

Der Brief: eine aussterbende Spezies? So scheint es zu sein. Bereits seit mehreren Jahren sinkt die Zahl der täglich in Deutschland versendeten Briefe stetig. Waren es 2018 noch 17,8 Milliarden, lag der Wert 2020 nur noch bei 14,3 Milliarden. Doch mit Blick auf eine umfassende Digitalisierung und die Optimierung der Prozesse sind es 14,3 Milliarden papierbasierte Dokumente, die ihren Weg in ein digitales System finden müssen. Nur so ist ein reibungsloser Informationsfluss möglich. Der Vorteil: Alle Informationen können allen beteiligten Mitarbeitern zur weiteren Bearbeitung zur Verfügung gestellt werden.

Digitalisierung ist nicht nur Scannen

Behörden haben im Vergleich zu Unternehmen verstärkte Compliance-Anforderungen an die Ablage und damit auch an die Erfassung von Briefen von Bürgern. Die Dokumente müssen langzeitstabil und mit digitaler Signatur nach deutschem Signaturgesetz verarbeitet werden. Daher werden Lösungen benötigt, die das sogenannte »ersetzende Scannen« ermöglichen. Scansoftware, die digitale Signaturen und einen definierten Prozess mit sich bringen, sind optimal für diese Anforderung geeignet. In der Regel haben diese Produkte ein BSI-Zertifikat.

Für Industrierunternehmen ist das anders: Hier müssen seltener Urkunden betrachtet und Willenserklärungen sehr lange aufbewahrt werden. Die gängigsten Dokumente entstehen entlang der Wertschöpfungskette. Hier hat der Gesetzgeber andere Anforderungen an die Aufbewahrung. Dokumente, zum Beispiel Papier-Rechnungen, können gescannt und dann vernichtet werden, wenn unter anderem ein internes Kontrollsystem zur Bearbeitung der Dokumente etabliert ist. Hierbei sind Workflows mit entsprechenden Protokollen ein wesentliches Werkzeug.

Das Enterprise Information Management System (EIM) »nscale« von Ceyoniq bietet für viele Branchen Schnittstellen und Integrationen, etwa für die Integration von Software für das ersetzende Scannen wie auch die Nutzung von Industriestandards (zum Beispiel TWAIN) zur Anbindung von Dokumenten-Scannern.

Mit dem Einsatz dieser Technologien entstehen Effizienzpotentiale,  analoge Dokumente können nach der Digitalisierung vernichtet werden. Archivräume, die ausschließlich mit deckenhohen Regalen voll Papier gefüllt sind, gehören der Vergangenheit an.

Erfassen allein reicht nicht aus

Wichtig ist, dass das richtige Dokument zum richtigen Vorgang und damit auch zum zuständigen Sachbearbeiter kommt. Dazu sind viele Daten notwendig, die über eine Klassifikationssoftware bereits im Inputmanagement-Prozess ermittelt werden. Neben der reinen Erfassung ist auch eine Validierung der Daten notwendig. Dokumente, die nicht zu den Prozessen des Unternehmens gehören, ähnlich wie bei Spam-Mails, brauchen nicht bearbeitet werden. Dabei helfen KI-basierte Systeme, den stupiden und manuellen Aufwand extrem zu minimieren.

Das eingescannte Dokument wird – je nachdem, ob es sich beispielsweise um eine Rechnung oder eine Bestellung handelt – in dafür vorgesehenen Nscale-Akten abgelegt. Somit liegen die Dokumente allen zugriffsberechtigten Beschäftigten zentral und strukturiert zur Bearbeitung vor.

Die Aufwände für die Verteilung jedes einzelnen Dokumentes und die Überprüfung der Zuständigkeiten bei der Eingangspost werden somit deutlich reduziert. Statt der Abarbeitung lästiger Routineaufgaben stehen nun wertschöpfende Aufgaben im Fokus. Personalressourcen werden dabei wesentlich besser genutzt. Ein weiterer Vorteil: Mit Nscale werden die Dokumente direkt an den entsprechenden Workflow zur Verarbeitung übergeben. Das führt zu einer deutlichen Effizienzsteigerung, verkürzt Durchlaufzeiten und erhöht die Transparenz.

Auch E-Mails müssen strukturiert erfasst werden

In gleichem Maße, wie die Verwendung der Briefpost als Kommunikationsmittel abnimmt, steigt die Zahl der versendeten E-Mails. Bis 2024 wird der Wert in Deutschland Schätzungen zufolge bei 361,6 Milliarden Nachrichten täglich liegen, ein Großteil davon im geschäftlichen Umfeld. Das bedeutet im Vergleich zum Jahr 2022 einen Anstieg um knapp 30 Milliarden. Doch vielerorts sorgt die schiere Masse an eingehenden E-Mails schon heute für überfüllte Postfächer und es wird immer schwieriger, den Überblick zu bewahren. Denn viele Nachrichten enthalten komplexe Arbeitsaufträge, die nicht alle zugleich bearbeitet werden können und so erst später eingeplant werden müssen.

Zudem sind bei E-Mails, die im persönlichen Postfach verbleiben, statt zentral abgelegt zu werden, ähnliche Probleme wie bei ausgedruckten Dokumenten an der Tagesordnung. Informationen müssen gesucht werden, und das sowohl im eigenen als auch in den Postfächern von Kollegen. Zusätzlich bleiben bei Krankheiten, Urlauben oder anderweitigen Abwesenheiten Arbeitsaufträge von Kunden nicht nur unbearbeitet, sondern sogar unbemerkt.

Um Versäumnissen vorzubeugen und auch in diesem Bereich die Mehrwerte der Digitalisierung zu nutzen, eignet sich der Einsatz von »nscale E-Mail-Management«. Das E-Mail-Management auf Basis von Nscale bietet nicht nur die reine Ablage von E-Mails. Neben der eigentlichen E-Mail liegen hier auch alle anderen Daten und Dokumente, die für eine schnelle und effiziente Bearbeitung notwendig sind. Damit verringern sich auch die Zeiträume für Entscheidungen, da diese auf Basis von verifizierten Informationen gefällt werden, die alle in einem System liegen. Die Entscheidungen sind im Nachhinein für alle berechtigten Anwender transparent zugänglich. Aus unstrukturierten Daten werden damit wertvolle Informationen, die zu richtigen Entscheidungen genutzt werden.

Optimierung der Unternehmens-Prozesse durch digitale Workflows

Mit einem effizienten Input-Management werden nicht nur stupide Ablage-Aufgaben gelöst. Erst strukturierte Daten ermöglichen effiziente, digitale Prozesse. Vor allem in der Eingangsrechnungsverarbeitung geht es nicht um die Ablage, sondern um den Freigabeprozess. Desto schneller die Freigabe erteilt wird, desto mehr Kostenvorteile (zum Beispiel Skonto) sind möglich. Mit dem richtigen Inputmanagement und der optimalen Ablagestruktur auf Basis von digitalen Beschaffungsakten können den Anwendern in Rahmen von Workflows alle Daten zur Freigabe bereitgestellt werden. Neben Papierrechnungen werden auch vermehrt digitale Rechnungen bereitgestellt, die ebenfalls maschinell verarbeitet werden müssen und den gleichen Verarbeitungskanal wie Papierrechnungen durchlaufen müssen.

Fazit

Die Digitalisierung verspricht zahlreiche Mehrwerte. Dazu gehören unter anderem ein Effizienzgewinn, Zeit- sowie Kosteneinsparungen, mehr Überblick und Transparenz. Um diese Ziele tatsächlich zu erreichen, ist es unerlässlich, alle verfügbaren Informationen allen involvierten Mitarbeitenden standortübergreifend und jederzeit zur Verfügung zu stellen. Voraussetzung dafür ist eine vollständige strukturierte Erfassung aller ins Unternehmen eingehenden Dokumente sowie eine schnelle und einfache Klassifikation. Die Ceyoniq Technology bietet mit der Informationsplattform Nscale und verschiedenen Input-Management-Werkzeugen die entsprechenden Funktionen und unterstützt mit automatisierten Workflows bei der Digitalisierung von Unternehmen und Behörden.