Interview mit Alos: Scanvolumen steigt, Kosten bei Kunden sinken

Laut Analysen der IT-Experten und Marktforscher wird in den kommenden Jahren die Bedeutung von Automatisierung und Digitalisierung in der Verwaltung der Unternehmen stark steigen. Die ERP-Systeme in der industriellen Produktion weisen den Weg für die ECM-Systeme in der Verwaltung: Das Ziel ist eine durchgängige Automatisierung aller Prozesse. ECMguide.de sprach mit Friedhelm Schnittker. Vice President Sales beim Kölner Capture-Spezialist ALOS, der als Scandienstleister bei der Digitalisierung des Briefverkehrs einen beachtlichen Anteil in Deutschland betreut.

  Wie wirkt sich der derzeitige wirtschaftliche Aufschwung hier in Deutschland auf die Nachfrage nach ECM-Systemen aus?

Schnittker: Die Konjunkturaussichten sind günstig, die Wirtschaft wächst, viele Unternehmen investieren in neue Mitarbeiter, in neue Maschinen oder Prozesse. Doch mit jeder neuen Maschine, mit jedem neuen Geschäftsbereich wächst die Flut der Daten. Viele Verantwortliche kommen an den Punkt, an dem sie sagen, die manuelle Verarbeitung sei schlicht nicht mehr möglich. Während sie gerne weiter expandieren wollen, melden Verwaltung, Buchhaltung oder Fachabteilungen die Überlastung.
Wir hören von unseren Kunden, dass die mit der herkömmlichen manuellen Bearbeitung nicht mehr gegen die Informationen ankommen. Und so erreichen die Konzepte, die in der industriellen Produktion und der Logistik längst zum Alltag gehören, auch Organisation und Verwaltung – die Automatisierung der Geschäftsabläufe. Das ist unsere Domäne, hier helfen wir unseren Kunden mit durchgängigen Lösungen vom Capture bis zur Archivierung des gesamten Prozesses und aller verlinkten Dokumente und Datensätze.

  In der gesamten IT-Branche beobachten die Verantwortlichen einen Wandel bei der Einstellung gegenüber der Automatisierung innerhalb der Verwaltung. Gibt es aber nicht doch noch in vielen Managementetagen die »Alte Garde« die sich gegen Computer und gegen die Digitalisierung wehrt?

Schnittker: Das ist allerdings so. Die Erfahrung sagt, dass viele Geschäftsleitungen zwar sehr großes Vertrauen in ihre automatisierten Produktionen haben, häufig aber der maschinellen Verarbeitung von Informationen aus Dokumenten wie Verträgen, Rechnungen oder Bestellungen misstrauen. In unseren Gesprächen und Präsentationen argumentieren wir, dass sich die Technologie in zehntausenden Unternehmen bewährt. Nicht Misstrauen ist entscheidend – sondern das Umdenken! Tag für Tag digitalisieren unsere Kunden mit Unterstützung der Hochleistungsscanner von Kodak oder mit Scanstraßen von IBML viele Millionen Schriftstücke.
Unsere Systeme sind beim automatischen Interpretieren, Klassifizieren und Übertragen der Inhalte aus den Schriftstücken absolut zuverlässig. Unsere Workflow-Software schickt die Informationen entsprechend der definierten Prozesse an die Mitarbeiter. Sie überträgt Dokumente und Datensätze in Bestellsysteme, in die Buchhaltung und natürlich in die Unternehmensarchive. Die Geschäftsführungen in den Unternehmen sollten darüber nachdenken, dass ECM-Systeme in absehbarer Zeit die gleiche Wertigkeit und die gleiche Bedeutungen bekommen werden, die heute die ERP-Systeme inne haben. Es ist ein ganz klarer Wandel da und wer nicht mitgeht, riskiert im Wettbewerb zu verlieren.

  Können denn Unternehmen in die digitale Dokumentenverarbeitung einsteigen, wenn sie bisher ausschließlich mit der Hand und auf Basis von analogen Prozessen gearbeitet haben?

Schnittker: Der Einstieg ist natürlich jederzeit möglich – und wer heute ein System anschafft und seine Prozesse digitalisiert, kann deutlich vor seinen Wettbewerbern liegen, die zwar schon seit Jahren digital arbeiten, aber die Systeme nicht aktualisiert haben. Denn die Capture-Technologien entwickeln sich rasant und wir sind ein Unternehmen, das mit seinen Partnern Geschwindigkeit und Takt innerhalb der Branche vorgibt. Mit welcher Dynamik unsere Industrie voran schreitet sehen wir jeden Tag bei den Produkten des amerikanischen Softwareherstellers Kofax.

  Sie haben auch eigene Produkte. Wann kommen die zum Einsatz?

Schnittker: Natürlich entwickeln wir gemeinsam mit unseren Kunden unsere eigenen Alos-Capture-Produkte immer weiter. Und wir nehmen völlig neue Konzepte mit ins Angebot. Ein Beispiel: Die Scanproduktion wird entlastet, wenn etwa Versicherungs- oder Bankkunden ihre Dokumente oder Rechnungen selber direkt in eine Cloud oder Private-Cloud ihrer Finanzdienstleister scannen. Bislang scheiterten diese Projekte, weil die Empfänger unterschiedlichste Scans der Absender managen mussten.
Unsere Lösung bietet ein Portal mit einem integrierten Scan-Button. Die Absender bedienen ihren Scanner über diesen Button auf der Webseite, und unsere Anwendungssoftware kommuniziert direkt mit dem Gerät. Damit stellen wir sicher, dass jeder Scan den vom BPM-System vorgegebenen Parametern entspricht. Früher erhielten die Scanproduktionen gescannte Briefe mit bis zu 1200 dpi und in Farbe. Das ist Geschichte.

  Bleiben wir kurz bei dieser Lösung. Die Prozessverantwortlichen kaufen ihre Software auf Grund von TCO- oder ROI-Berechnungen oder Kalkulationen für die Kosteneinsparung. Wie passt so eine Lösung ins Bild?

Schnittker: Ich gebe zu, die Lösung klingt sehr einfach – dafür ist das Ergebnis durchschlagend: Denn durch die vorgegebenen Scan-Einstellungen kommen die Dokumente in gleichbleibender, normierter Qualität in den Scanproduktionen an. Die Scanproduktionen wird dadurch erheblich entlastet. Dies führt zu immer höheren Geschwindigkeiten in der Produktion, die Kosten pro Dokument sinken. Die Kosten für die Erfassung der Belege entfallen schließlich ganz, die zur Indizierung teilweise.

  Da geht es ja insbesondere um Economy-of-Scale? Durch die schiere Masse der Dokumente werden aus Cent-Beträgen schnell Millionensummen…

Schnittker: Richtig! Die Dokumentenzahlen unserer Scanning-Partner sind inzwischen so hoch, dass schon eine relativ kleine Verbesserung große Beträge einsparen kann. Etwa achtzig Scandienstleiter arbeiten mit unserer »Alos-Scan«-Software. Das heißt ein beachtlicher Teil der Briefsendungen in der Bundesrepublik wird mit den Systemen unserer Partner mit Hilfe von Alos-Scan digitalisiert. Aber wir bearbeiten nicht nur Belege, sondern Faxe, E-Mails und andere Informationen werden mit unseren Lösungen standardisiert und in der Prozesskette bearbeitet.
Aus unserer Sicht liegt natürlich dafür das Fundament in unserer guten Zusammenarbeit mit den Kunden: Durch die permanente Wartung und die ständigen Anpassung der Systeme kennen wir die Produktionen der Scandienstleister sehr gut. Wir sind im ständigen Kontakt und diskutieren Ideen über Softwareverbesserungen und Prozessveränderungen.
Erlauben Sie mir noch das Beispiel eines Kunden: Für eine große Produktion haben wir mit einer kleinen Softwareänderung mit rund zwei Tagen Arbeit fast 30 Prozent des Aufwands gespart. Hier sehen Sie den Vorteil einer maßgeschneiderten Lösung wie Alos-Scan. Solche Softwareänderungen werden Sie mit einer Standardsoftware nicht so einfach realisieren.

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