Interview mit Carina Rodrian, Brother, zur Auswahl von Scannern

Nach der Erfahrung von Carina Rodrian, Produkt Manager Scanner bei Brother, legen Business-Anwender bei der Scanner-Auswahl auf die direkte Anbindung ins Netzwerk, eine zuverlässige Dokumentenverarbeitung sowie die Einbindung von Workflows viel Wert. Im Interview mit ECMguide.de äußert sie außerdem, dass es Entscheidern schwer falle, vorab den Bedarf bei Digitalisierungsvorhaben richtig einzuschätzen.

Am Anfang eines elektronischen Geschäftsprozesses steht meist ein Scanner, um papierbasierte Informationen zu digitalisieren. Da Digitalisierung in aller Munde ist, müssten Sie als Anbieter von verschiedenen Scanner-Typen doch gerade eine enorme Nachfrage erfahren, oder?

Rodrian: In der Tat ist die Nachfrage bei den Dokumentenscannern besonders in den letzten zwei Jahren enorm angestiegen. Viele Unternehmen optimieren Ihre Prozesse, damit sie noch schneller reagieren können. Mit unserem Portfolio von derzeit insgesamt 16 Dokumentenscannern bieten wir da natürlich eine Vielzahl hochwertiger Produkte zur Auswahl. Angefangen von mobilen Dokumentenscannern bis hin zu kompakten Arbeitsplatzscannern, Netzwerk- oder Wireless Dokumentenscannern und professionellen (Flachbett-)Scannern; wir haben für jeden Bedarf die passende Lösung.

In welchem Ihrer Scanner-Bereiche verzeichnen Sie aktuell die stärkste Nachfrage und worauf führen Sie das zurück?

Rodrian: Am stärksten werden derzeit die professionellen Dokumentenscanner nachgefragt, wo wir besonders mit der LAN- (und WLAN-) Schnittstelle sowie der hohen Scangeschwindigkeit und der drei Jahre Vor-Ort-Garantie Punkten können.

Wie sieht die Nachfrage in den anderen Scanner-Klassen aus?

Rodrian: Grundsätzlich ist die Nachfrage bei allen Scanner-Kategorien durchweg positiv, woran man erkennen kann, wie wichtig das Thema Digitalisierung derzeit ist.

Welche Anforderungen stellen Business-Anwender an Scan-Geräte?

Rodrian: Unserer Erfahrung nach zu urteilen, ist besonders bei Business-Anwendern die direkte Anbindung ins Netzwerk, eine zuverlässige Dokumentenverarbeitung sowie die Einbindung von Workflows entscheidend.

Gibt es aus Ihrer Sicht wichtige Punkte, die Anwender häufig außer Acht lassen, wenn sie eine Kaufentscheidung treffen?

Rodrian: Häufig können die Anwender ihren Bedarf nicht richtig einschätzen und wissen nicht, wie der Einsatz genau aussehen soll. Wir unterstützen unsere Kunden gerne bei der Suche nach einem passenden Dokumentenscanner. Auf unserer Webseite gibt es zum Beispiel den Produktberater, der die Kunden Schritt für Schritt führt und am Ende das für ihren Bedarf passende Gerät aufzeigt. Von unseren Kunden wird der Produktberater gerne genutzt, da er ihnen dabei hilft, den Bedarf besser einschätzen zu können.

Bei den unterschiedlichen Scannertypen – Arbeitsplatzscanner, Multifunktionsgeräte, Produktionsscanner oder gar Scanstraßen – fällt Anwendern die Auswahl der richtigen Hardware nicht leicht. Nach welchen Kriterien sollen Anwender hier am besten vorgehen?

Rodrian: Anwender sollten sich zunächst die Frage stellen, wie hoch das tägliche Scanvolumen sein wird und welche Dokumentenformate primär eingescannt werden. Zudem sollten sich die Anwender darüber Gedanken machen, wie sie den Dokumentenscanner einbinden möchten; ob per USB, LAN oder WLAN und wie viele Scanziele direkt vom Scanner aus angewählt werden möchten.

Wo sehen Sie eindeutige Limits von verschiedenen Scan-Typen, beispielsweise Multifunktionsgeräten, Arbeitsplatzscannern und mobilen Scannern?

Rodrian: Grundsätzlich eignen sich sowohl Multifunktionsgeräte als auch Dokumentenscanner zum Digitalisieren von Dokumenten in Unternehmen. Multifunktionsgeräte sind Allrounder, mit denen man geringe Scanvolumen durchaus abdecken kann. Bei einem hohen Scanvolumen ist jedoch ein Dokumentenscanner zu empfehlen, da diese über einen besseren Einzugsmechanismus sowie erweiterte Bildverbesserungsmöglichkeiten verfügen. Somit können auch schwer zu verarbeitenden Medienformate – wie Lieferscheine und Belege – problemlos eingescannt werden. Mobile Dokumentenscanner hingegen sind am besten für den mobilen Einsatz geeignet; jedoch nicht für extrem hohe Scanvolumen.

Was ist generell zu beachten, damit die Hardware mit entsprechender Software zum Erkennen und Klassifizieren sowie digitalisierten Workflows harmoniert?

Rodrian: Zertifizierungen geben hier einen guten Hinweis, welche Hardware mit welcher Softwarelösung erfolgreich getestet wurde. Einige unserer Dokumentenscanner sind zum Beispiel für ABBYY, ELO, Kofax VRS, Convert2PDF sowie vielen weiteren Lösungen zertifiziert.

Wie schätzen Sie die weitere Entwicklung im Scan-Bereich ein?

Rodrian: Meiner Ansicht nach wird das Thema Digitalisierung auch zukünftig noch stärker an Bedeutung gewinnen. Die Digitalisierung hat ein starkes Wachstum und ist noch nicht auf ihrem Höhepunkt angelangt. Die Digitalisierungswelle hat bei großen Unternehmen begonnen und erreicht jetzt SMB und kleine Unternehmen. Es gibt somit noch viel Potenzial.