Interview mit Peter Schnautz, Inotec, über Produktionsscanner

Im Interview mit ECMguide.de rät Peter Schnautz, Geschäftsführer von Inotec, Anwendern vor einer Kaufentscheidung dazu, Scanner »auf Herz und Nieren« selbst zu prüfen. Außerdem sollten sie die Produkt- und Unternehmensphilosophie des Herstellers bewerten und als zentrales Leistungskriterium die Bildqualität betrachten, von der die Prozess-Effizienz aller nachgelagerter Schritte abhängt.

Am Anfang eines elektronischen Geschäftsprozesses steht meist ein Scanner, um papierbasierte Informationen zu digitalisieren. Da Digitalisierung in aller Munde ist, müssten Sie als Anbieter von Produktionsscannern doch gerade eine enorme Nachfrage erfahren, oder?

Schnautz: Insgesamt ist die Nachfrage nach Dokumentenscannern steigend. Doch ist die Situation in den einzelnen Leistungsklassen unterschiedlich. So überwiegt bei mittelvolumigen Scansystemen das Ablösegeschäft, beziehungsweise bestehende Geräte werden in der Scangeschwindigkeit oder mit neuen Funktionen aufgerüstet. Dagegen wächst der Markt für Produktionsscanner der höchsten Leistungsklasse. Die stärkste Nachfrage kommt aktuell von Regierungsbehörden aus den USA und aus dem asiatischen Raum.

Welche Anforderungen stellen Business-Anwender an Scan-Geräte?

Schnautz: Das zentrale Leistungskriterium für Business-Anwender ist die Bildqualität. Je besser die Bilder, desto zuverlässiger und schneller wird die Erkennungssoftware die Bilder erfassen, sie zu Daten und Informationen strukturieren und sie schließlich an die assoziierten Datenbanken übergeben. Großer Wert wird auch auf einen Service und Support gelegt, der über die reine Wartung und Pflege der Hardware hinausgeht und auch Lösungskompetenz bei der Implementierung des Capturing-Systems umfasst. Eine weitere Anforderung vieler Anwender ist die Zukunfts- und Investitionssicherheit der installierten Produktionsscanner in Form von Upgrade-Konzepten.

Gibt es aus Ihrer Sicht wichtige Punkte, die Anwender häufig außer Acht lassen, wenn sie eine Kaufentscheidung treffen?

Schnautz: Kompetenz ist bei dem Großteil der Anwender vorhanden. Wir raten interessierten Anwendern, sich niemals auf Prospektangaben oder Messevorführungen zu verlassen, sondern den Scanner auf »Herz und Nieren« selbst zu prüfen. Das kann im Rahmen einer Teststellung oder direkt beim Hersteller geschehen. Wichtig ist, dass vor dem Kauf die Scanoperatoren des Anwenders einige Tage im Produktivbetrieb mit dem Gerät arbeiten können. Verantwortungsvoll und nachhaltig denkende Anwender bewerten zudem die Produkt- und Unternehmensphilosophie des Herstellers. Typische Fragen dabei sind: Sind die Geräte auf einen langfristigen Einsatz konzipiert? Lassen sich die Scannerkomponenten möglichst einfach reparieren und mit überschaubaren Kosten austauschen? Hinterlässt der Scanner einen kleinen ökologischen Fußabdruck, zum Beispiel durch einen geringen Stromverbrauch, eine lange Nutzungsdauer und ein Herstellerprogramm zur umweltverträglichen Entsorgung? Wird sozial fair produziert, dass bedeutet konkret, werden gute Löhne gezahlt, Arbeitsschutzvorschriften beachtet und die Menschenrechte eingehalten?

Bei den unterschiedlichen Scannertypen – Arbeitsplatzscanner, Multifunktionsgeräte, Produktionsscanner oder gar Scanstraßen – fällt Anwendern die Auswahl der richtigen Hardware nicht leicht. In welchen Fällen eignet sich vor allem ein Produktionsscanner, die InoTec anbietet?

Schnautz: Produktionsscanner von Inotec kommen überall dort zum Einsatz, wo große Mengen unterschiedlichster Dokumente sicher, schnell und in höchster Imagequalität digitalisiert werden müssen. Zudem sind die Inotec-Geräte für alle Anwender interessant, die Wert auf ein nachhaltiges Produktdesign legen. Ein nachhaltiges Produktdesign weist vier Ausprägungen auf: Lange Betriebszyklen mit robusten Komponenten und Upgrade-Konzepten, eine hohe Energieeffizienz beim Betrieb, eine fachgerechte Komponenten-Entsorgung sowie eine umwelt- und sozialverträgliche Herstellung.

Wie grenzen sich Ihre Produktionsscanner nach oben von Scanstraßen ab?

Schnautz: Die Produktivität und Leistungsfähigkeit der »InoTec SCAMAX 8×1« Hochleistungsscanner steht derjenigen von Scanstraßen in nichts nach. Im Gegenteil: Besonders bei stark heterogenem Beleggut punkten wir mit kontinuierlich sehr guten Bildergebnissen bei durchgängig hohem Belegdurchsatz. Für den Betrieb unserer Produktionsscanner benötigt der Anwender weniger Platz. So ist der Raumbedarf einer Scanstraße mindestens dreimal so groß wie der eines Inotec-Scanners. Zusätzlich sind Scanstraßen doppelt so schwer wie ein Scamax 8×1 und verbrauchen erheblich mehr Strom. Im Vergleich liegt die Ampere-Zahl einer Scanstraße dreimal so hoch. All diese Vorteile bekommen Anwender von Produktionsscanner zu einem deutlich günstigeren Preis, je nach Konfiguration beträgt der Preisvorteil gegenüber Scanstraßen zwischen 70 und 90 Prozent.

Wo stoßen Produktionsscanner an ihr Limit?

Schnautz: Scanstraßen bieten mehr Sortiermöglichkeiten als Produktionsscanner. Ansonsten gibt es im Vergleich zur Scanstraße keine weiteren Limits. Allgemein gibt es noch Herausforderungen, die bei allen Scansystemen gleich sind: Transport und Papierablage bei sehr hohen Scangeschwindigkeiten sowie die Verarbeitungskapazität der Elektronik im High-Speed-Betrieb.

Und wie grenzen sich Produktionsscanner nach unten beispielsweise zu Multifunktionsgeräten ab? Wo stoßen Ihrer Meinung nach Multifunktionsgeräte hinsichtlich der Scanfunktion an ihre Limits?

Schnautz: Multifunktionsgeräte besitzen keine professionelle Scanfunktion. Sie sind nicht darauf ausgerichtet, große Dokumentenmengen sicher und in hoher Geschwindigkeit zu erfassen. Neben der niedrigeren Leistung ist zudem die Bildqualität für produktive OCR-/ICR-Anwendungen mit hohem Belegvolumen zu niedrig. Durch den Ausfall einer Funktion sind zudem die anderen Funktionen nicht mehr einsetzbar. Das Multifunktionsgerät muss repariert oder ausgetauscht werden. Das führt zu nicht akzeptablen Stillstandszeiten.

Was ist generell zu beachten, damit die Hardware mit entsprechender Software zum Erkennen und Klassifizieren sowie digitalisierten Workflows harmoniert?

Schnautz: Der wichtigste Faktor ist die Bildqualität. Von ihr hängt die Prozess-Effizienz aller nachgelagerten Schritte ab. Klassifizierung und Indexierung lassen sich nur dann erfolgreich durchführen, wenn die Daten und Informationen in den digitalen Images klar und deutlich erkannt werden. Voraussetzung für ein harmonisches Zusammenspiel ist weiterhin eine sehr gute Belegtrennung mit Patchcode, Barcode oder sonstigen Merkmalen, Scanner-interne Indexierungsmöglichkeiten oder eine Sortierfunktion, mit der sich zum Beispiel einzelne Dokumententypen anders ablegen lassen. Wichtig ist aber auch die konzeptionelle Vorbereitung. So ist für eine automatisierte Verarbeitung von Rechnungen oder der eingehenden Post das sogenannte »Regelwerk« von strategischer Bedeutung. Dieses definiert, wie mit den erkannten Informationen umgegangen werden soll, zum Beispiel welche Zahlen in eine Datenbank extrahiert oder welchem Geschäftsvorgang die Dokumente zugeordnet werden.

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