Mobile Notizen und Datenerfassung – Gedanken zur genauen Technik

Maus und Tastatur – wer mobile Mobil produktiv oder gar kreativ sein will, dem reichen diese Eingabehilfen eigentlich nicht. Doch es gibt auch keine Pauschal-Lösung. Insbesondere für Notizen und Datenerfassung unterwegs existieren eine ganze Reihe unterschiedlicher Tools und Workflows. Ein paar Gedanken des Smartpen-Herstellers Livescribe.

Mehr Effizienz für mobile Notizen – hierbei geht es nicht um die Frage, welche Lösung besser oder schlechter ist. Vielmehr gilt es, entsprechend der jeweiligen Anforderungen und individuellen Präferenzen, den geeigneten Mix herauszufinden – um für sich persönlich maximale mobile Produktivität zu erreichen.

Livescribe-Einschätzung: Mehr Effizienz für mobile Notizen

Aus der Praxiserfahrung des Smartpen-Herstellers Livescribe gelten bei der Wahl der Tools zur mobilen Datenerfassung und -verwaltung schon mal diese vier Prinzipien:
► Praktikabilität beachten: Tastatur, Stift oder Sprache haben alle ihre Stärken und Schwächen. Wichtig ist, dass man für jede Situation ein passendes Tool parat hat, das man beherrscht und auch konsequent nutzt. Es sollte einfach zu handhaben sein, zum persönlichen Lebensstil passen und nahtlos etablierte Arbeitsabläufe unterstützen.
► Komplexität reduzieren: Um die eigenen Notizen effektiv zu erstellen und zu verwalten, sollte man sich auf einige wenige Tools und Apps konzentrieren, die man tatsächlich braucht, um mobil produktiv arbeiten zu können. Ist die Vielfalt der eingesetzten Mittel zu groß, kann man deren Potenzial nicht ausschöpfen und die Effizienz sinkt.
► Systembrüche vermeiden: Die Verwaltung von Notizen muss durchgängig sein, um Doppelarbeit und aufwändiges Suchen zu vermeiden. Das heißt, jede Anwendung sollte alle erforderlichen Schnittstellen besitzen, die für den persönlich bevorzugten Ablauf der Informationsverarbeitung benötigt werden. So wird auch unterwegs der digitale Workflow nicht unterbrochen.
► Der persönliche Mix ist entscheidend: Wer einen effizienten Workflow aufbauen und damit Zeit gewinnen möchte, muss letztlich einen ganz individuellen Mix an Werkzeugen, Apps und Arbeitsmethoden etablieren. Dazu ist es entscheidend, die persönlichen Präferenzen sowie die Anforderungen im Berufs- und Privatleben zu berücksichtigen. Denn nur dann nutzt man die Tools häufig und gern und kann deren Leistungsfähigkeit auch voll ausschöpfen.

Möglichkeiten zur mobilen Notizerfassung

Ausgehend von diesen Prinzipien hat Livescribe die unterschiedlichen Möglichkeiten zur mobilen Notizerfassung näher betrachtet und analysiert:
► Tastatur: Die mobile Dateneingabe über Tastaturen eignet sich besonders für Schnelltipper und ist effizient beim Verfassen von E-Mails, Dokumenten oder Präsentationen. Ihre Grenzen zeigen Tastaturen beispielweise bei der schnellen Darstellung grafischer Elemente, wie Skizzen und Schaubilder oder bei mathematischen Formeln. Zudem wird der Einsatz von Laptops und Tablets in Meetings oder Vorträgen oft als unpersönlich und störend empfunden.

Auch für Mitschriften in Vorlesungen oder auf Konferenzen sind Tastaturen nicht optimal: Aktuelle Studien zeigen, dass die kognitive Verarbeitung von Informationen beim Schreiben mit der Hand deutlich besser ist, als beim Tippen auf einer Tastatur: Handgeschriebenes prägt sich besser ein – das Erfassen komplexer Zusammenhänge gelingt leichter.

► Touchscreen-Eingabestift (Stylus): Mit Stylus-Stiften direkt auf Touchscreens schreiben und zeichnen – so wird ein Tablet mit den passenden Apps zum elektronischen Notizbuch. Praktisch ist dies vor allem zum raschen Skizzieren von Ideen und Konzepten sowie für stichpunktartige Mitschriften. Im Gegensatz zu Tastaturen können mit einem Stift schneller und intuitiver inhaltliche Zusammenhänge visualisiert werden. Beliebt sind Stylus-Stifte auch für Annotationen von PDFs und Präsentationen.

Allerdings eignet sich diese Art der Notizerfassung weniger für längere Texte – dafür fehlt der Überblick auf dem kleinen Screen – oder präzise Zeichnungen, da die Spitze zu dick ist. Auch fehlt oft die Möglichkeit, Stylus-Aufzeichnungen in maschinenlesbaren Text zu konvertieren oder in digitale Workflows einzubinden. Zudem lehnen viele das Schreibgefühl auf Tablets ab: es fehlt der Schreibwiderstand auf der Glasfläche, der Schreibpunkt ist ungenau und die leichte Verzögerung, mit der das Geschriebenen auf dem Display erscheint, irritiert.

► Spracheingabe: Audioaufzeichnungen über integrierte Mikrophone in Smartphones oder Tablets eignen sich insbesondere für schnelle Memos als Gedankenstütze und zur Dokumentation von Besprechungen, Interviews oder Vorträgen. Doch um Audio-Inhalte effizient verwalten und weiterverarbeiten zu können, müssen sie letztlich in Schriftform gebracht werden – das ist aufwändig und daher häufig nicht alltagstauglich.

In Einzelfällen kann Spracherkennungs-Software für längere Texte oder E-Mails praktisch sein. Dafür gibt es heute durchaus leistungsfähige Lösungen – allerdings sind diese nur sinnvoll in ruhigen Umgebungen bzw. wenn man allein im Raum ist.

► Fotos: Fotos in Aufzeichnungen einzubinden ist vielfach hilfreich und spart Notizen – beispielsweise Vortragsfolien, Gegenstände oder Textdokumente, die sich bei ausreichender Qualität auch in lesbare PDFs umwandeln lassen. Handschriftliche Notizen einzeln oder als ganze Seiten als Foto in den persönlichen Workflow zu integrieren, ist allerdings wenig effizient.

► Smartpens: Smartpens wie der »Livescribe 3« schließen die Lücke zwischen analoger und digitaler Welt: Handschriftliche Notizen auf Papier werden über eine App in maschinenlesbaren Text umgewandelt, und sind für alle Software-Anwendungen des täglichen Berufs- und Privatlebens verfügbar – von Office-Anwendungen über Produktivitäts-Apps wie Evernote und Microsoft »OneNote« bis hin zu Projektmanagement-Tools.

Papiernotizen sind vielfach flexibler und schneller als elektronische Eingabegeräte: Ob für Mitschriften bei Vorträgen und Meetings oder für kurze Einfälle unterwegs. Smartpen-Notizen liegen digital an einem zentralen Ort vor und können strukturiert verarbeitet und archiviert werden – lästige Zettelwirtschaft ist vorbei. Zudem schätzen Anwender beim Livescribe-3-Smartpen die Möglichkeit, mit ihren Notizen Fotos und parallel aufgezeichnete Audio-Dateien verknüpfen zu können. Letzteres ist hilfreich, um sich schriftlich auf Stichworte zu beschränken und bei Bedarf nachzuhören, was genau bei welcher Notiz gesprochen wurde.

Anders als Laptops oder Tablets werden in Gesprächen und bei Vorträgen Stift und Papier für Notizen nicht als störend, sondern eher als Zeichen der Wertschätzung empfunden. Allerdings: Um handschriftliche Aufzeichnungen mit Smartpens zur digitalen Weiterverarbeitung nutzen zu können, ist wie im Falle des Livescribe-3-Smartpen Spezialpapier erforderlich.

Fazit: kein »entweder-oder«

Daran wird deutlich: Auf die Stärken der sich ergänzenden Tools für Notizen zu setzen ist der Königsweg. Persönliche Produktivität ist kein »entweder-oder« von Lösungen, sondern die Frage, wie auf geschickte Weise technologische Innovationen für eine individuell optimale Arbeitsumgebung kombiniert werden.

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