Scan-Projekte in großen Dimensionen erfordern viel Know-how

Große Scan-Projekte mit kilometerlangen Papierakten sind mit dem einfachen Scannen von einzelnen Seiten per Multifunktions- oder Tischgeräten nicht zu vergleichen. Im MARCHIVUM, dem Archiv der Stadt Mannheim, galt es beispielsweise, Akten und Unterlagen auf 15 laufenden Regalkilometern zu digitalisieren. »Wenn es um solche Dimensionen geht, sehen die Anforderungen an Hard- und Software ganz anders aus, als man dies vom Scannen im Büro- und Home-Office-Umfeld kennt«, erklärt Wolfgang Urban von Janich & Klass. Hier werden umfassende professionelle Gesamtlösungen gesucht, die hoch performante Produktionsscanner und entsprechende Erfassungssoftware beinhalten. Neben zuverlässigen, stabilen und langlebigen Produkten sind unter anderem auch Backup-Konzepte, Notfallpläne und ein schnell verfügbarer technischer Support notwendig. Die Produktionsscanner müssen in der Lage sein, unterschiedlichste Vorlagen in verschiedenen Formaten und Qualitäten mit hoher Geschwindigkeit zu verarbeiten.

Heterogenes Beleggut benötigt zwei Scanner-Typen

Zum Bestand des Marchivums gehören beispielsweise Ratsprotokolle, die bis 1661 zurückreichen sowie Bauakten, die sich im Regal über eine Länge von einem Kilometer erstrecken. Letztere bestehen aus herkömmlichen DIN-A4-Dokumenten, aber auch aus großformatigen Plänen – also heterogenes Beleggut, wie es in vielen Anwendungsfällen vorkommt. Welche wesentlichen Anforderungen sich daraus ergeben, erläutert Thorsten Baron, Verwaltungsleiter beim Marchivum: »Damit wir die Bauakten mit ihrem unterschiedlichen Beleggut in einem Arbeitsgang digitalisieren können, benötigen wir eine Software, die sowohl einen Durchlauf- als auch einen Großformatscanner ansteuert. Eine weitere Anforderung war, einen performanten Hochleistungsscanner zu finden, um die unendliche Belegmenge in vertretbarer Zeit zu digitalisieren.«

Erfüllen konnte diese Punkte Janich & Klass mit dem Hochleistungsscansystem »XINO S700« und der Erfassungssoftware »DpuScan«. Zur Digitalisierung der großformatigen Baupläne wird ein Großformatscanner der Firma Rowe genutzt. Das Besondere der Lösung besteht darin, dass sich durch die Erfassungssoftware Dpuscan sowohl der Durchlauf-Scanner für die losen Dokumente als auch der Großformatscanner für die Baupläne in einem Arbeitsgang ansteuern lassen. So werden zunächst die Einzelblätter stapelweise digitalisiert. Kommen Pläne an die Reihe, wechselt der Anwender über das Auswahlmenü zum Großformatscanner, ohne dabei die Konfiguration oder Einstellungen ändern zu müssen. Sind diese verarbeitet, kehrt der Anwender per Mausklick wieder zum Xino-Hochleistungsscanner zurück und verarbeitet den Rest des Stapels.

Digitalisierung mit zwei Scannern in einem Arbeitsgang

Sämtliche Dokumente werden nach der Digitalisierung verzögerungsfrei im gleichen Verzeichnis abgelegt. Dabei bleibt die Reihenfolge der Originalaktenbelege und des digitalen Abbildes immer erhalten. So wird heterogenes Beleggut aus herkömmlichen Dokumenten, großformatigen Plänen und kleinen Belegen in einem Arbeitsgang und ohne manuelles Vor- oder Nachsortieren digitalisiert.

»Mit dem Xino konnten wir den Zeitaufwand deutlich minimieren«, berichtet Baron. »Das ist auch ein Erfolgserlebnis für die Mitarbeitenden, wenn sie zum Feierabend sehen können, welche Menge sie an einem Tag digitalisiert haben.« Eine weitere Eigenschaft des Xino-Scanners, von der das Marchivum profitiert, ist das schonende Papiertransportsystem, mit dem sich unterschiedliche Papiergrößen und -arten ohne Beschädigung verarbeiten lassen.

Doch nicht nur bei historischen Dokumenten ist dies vorteilhaft, sondern bei vielen Anwendungsfällen wie im Posteingangsbereich, wo Briefinhalte geheftet, geöst und geklammert sowie Kassenbons, Notizzettel und Belege bis zu 250 g/m² enthalten sein können. »Alle Kunden legen auf die Sicherheit ihres Belegguts wert. Keiner will seine Belege in den Scanner stecken und geschreddert heraus bekommen«, so Urban. Die produktive Bearbeitung von unterschiedlichem Belegmaterial stellt auch ein integriertes Ultraschallsystem sicher, das über fünf getrennt gesteuerte Sensoren verfügt.

Produktionsscanner mit besonderen Eigenschaften

Das Papiertransportsystem basiert auf einem Kugelsystem und großen Umlenkrollen. Großformatiges und sehr sensibles Beleggut kann optional ohne Umlenken an der Rückseite des Gerätes ausgegeben werden. Hier lassen sich auch Trennblätter über einen Patchcode-Sorter aussortieren.  Eingeführt wird das Beleggut über ein variables Feeder-System mit wahlweise mittigem oder linkem Papiereinzug. Unterschiedliche Feeder lassen sich leicht wechseln und somit unterschiedliches Beleggut einfach berücksichtigen.

Je nach Anforderung arbeitet der Xino S700 mit 130, 170 oder 220 Blatt pro Minute. Vorteil sei, so Urban, »dass bei anfangs kleinerem und dann wachsendem Belegvolumen der Kunde flexibel ist, da er jederzeit unseren Scanner nachrüsten und dann die höheren Geschwindigkeitsstufen nutzen kann.« Das gesamte optische System mit einem LED-Beleuchtungssystem und einer Kamera, die 600 dpi Auflösung liefert, ist Staubschutz gekapselt. Eine motorische Höhenverstellung ermöglicht eine optimale Arbeitsplatzgestaltung. Die Bedienung selbst kann auch ohne PC direkt am Scanner über ein Colour-Touch-Display erfolgen, für das sich unterschiedliche Bedienoberflächen kundenspezifisch konfigurieren lassen.

Flexible und leistungsfähige Capture-Software

Die Capture-Software Dpuscan, die wie bei Marchivum die Ansteuerung eines zweiten Scanners ermöglicht, ist mit der Bezeichnung »XINOcapture« bereits im Lieferumfang des Xino 700 enthalten. Viele Kunden schätzen, ein Gesamtpaket aus Hard- und Software aus einer Hand zu erhalten. Jedoch lässt sich die Software auch geräteunabhängig betreiben und separat erwerben, was ebenfalls viele Kunden mit Scanner-Modellen anderer Hersteller zu nutzen wissen. Durch die Unterstützung der Schnittstellen ISIS und Twain kann Dpuscan zur Anbindung von einzelnen oder mehreren Scannern benutzt werden. So lässt sich mit nur einer Software beispielsweise ein heterogener Gerätepark inklusive der Qualitätssicherungsplätze betreiben. Sowohl für Single-, Dual- als auch für Multistream-Verarbeitung bietet Dpuscan Funktionen zur Scanner-Steuerung, Imagebearbeitung und Speicherung der gescannten Bilder.

Dpuscan steht mit den Varianten »DpuScan Office« und »DpuScan Expert« in zwei verschiedenen Betriebsarten zur Verfügung. Dpuscan Office ist mit vordefinierten Einstellmöglichkeiten schnell konfiguriert und eignet sich für Standardanwendungen. Für komplexe und anspruchsvolle Anwendungen bietet die Variante Dpuscan Expert viele Konfigurationsmöglichkeiten.

Janich & Klass beschäftigt sich bereits seit der Gründung 1981 mit der Entwicklung von Image Capturing Hardware und Software. Neben dem Hochleistungsscanner Xino S700 gibt es für universelle Anwendungen im mittel- und hochvolumigen Bereich die Farbscanner-Serie »S 4X3« als Tischmodellreihe. Der hohe Qualitätsanspruch und das große Fertigungs-Know-how des Herstellers stehen ganz im Sinne von German Engineering. Dabei bilden hochwertige Bauteile, modernste Technologien und eine solide Konstruktion die Basis, um langlebige produktive Systeme für den weltweiten Markt zu entwickeln. Der Vertrieb in Deutschland erfolgt durch den Hersteller direkt, während auf internationaler Ebene autorisierte Partner agieren.