Scanner und Scan-Dienstleistungen auch nach der Pandemie gefragt

Aktuell beginnt in vielen Unternehmen die Rückkehr der Beschäftigten aus dem Home-Office in die Büros. Damit ist die Sonderkonjunktur im Scan- und Capture-Bereich allerdings noch nicht vorbei, für die die Corona-Pandemie und das damit verbundene Arbeiten im Home-Office sorgten. Nachdem viele Unternehmen in der Krise schmerzhaft erfahren haben, dass eine analoge Poststelle einen Flaschenhals darstellt und analoge Abläufe sich nicht ortsunabhängig erledigen lassen, stieg die Nachfrage nach Scan-Lösungen und -Dienstleistungen.

Dies wird wohl auch noch andauern, wie verschiedene Anbieter von Scan-Lösungen berichten. »Natürlich werden kurzfristig wieder mehr Menschen aus dem Home Office in die Unternehmen zurückkehren. Das ändert aber nichts daran, dass das Home Office fester Bestandteil eines jeden New Work-Konzepts ist und bleiben wird«, meint beispielsweise Johannes Boerboom, CEO von InoTec. »Die vergangenen Jahre waren hier nur Katalysator für einen ohnehin bestehenden Trend hin zur ortsungebundenen Arbeit und Zusammenarbeit. Und die setzt eine konsequente Dokumentendigitalisierung voraus.«

Dafür müssen sowohl dezentrale Scan-Möglichkeiten vorhanden sein, um ortsunabhängig arbeitende Beschäftigte einzubinden, als auch zentrale an Stellen mit hohem Papieraufkommen. Dezentrales Scannen von einzelnen Seiten stellt keine große technische Herausforderung mehr dar, da dies mit kleinen Tischgeräten und Multifunktionsgeräten geregelt werden kann. Sobald es aber um professionelle Lösungen geht, sehen die Anforderungen an Hard- und Software anders aus, wie Wolfgang Urban von Janich & Klass betont: »Hier sprechen wir von Produktions-Scannern, die rund um die Uhr einsatzbereit sein müssen. Dies bedingt ein zuverlässiges, stabiles und langlebiges Produkt, aber auch Technischen Support, der schnell verfügbar sein muss, bis hin zu Backup-Konzepten und Notfallplänen.« Wie die Modelle in unserer Übersicht zeigen, können Produktionsscanner in Hochgeschwindigkeit mehrere hundert Blätter pro Minute verarbeiten und dabei verschiedene Formate und unterschiedliche Papierbeschaffenheit berücksichtigen. Diese schnellen Geräte werden beispielsweise zur Digitalisierung von Papierarchiven wie beim Mannheimer Archiv Marchivum, an großen Posteingangsstellen und bei Scan-Dienstleistern benötigt.

Gleichzeitig ist hier oft auch der Einsatz von weiteren Scannertypen erforderlich, wenn es darum geht großformatiges oder besonders empfindliches Beleggut zu verarbeiten. Dafür kommen häufig  Aufsichtscanner zum Einsatz, die von oben scannen. Sie können gebundene, geheftete und großformatige Dokumente leicht digitalisieren. »Zu den typischen Vorlagen gehören zum Beispiel Pläne in Konstruktionsabteilungen oder komplette Kreditakten in Banken«, beschreibt Horst Schmeissing, Vertriebsleiter DACH bei ZEUTSCHEL, Einsatzszenarien in  Business-Bereichen. Aufsichtscanner schließen, wie er erklärt, die Lücke zwischen Dokumentenscanner und Flachbettscanner. »Mit ihrem technologischen Ansatz des Scans von oben fördern sie die Digitalisierung von Geschäftsprozessen, die bisher an physischen Vorlagen orientiert waren.« Ein gutes Beispiel dafür sei die Schattdecor AG. Das Unternehmen ist Weltmarktführer im Bedrucken, Imprägnieren und Lackieren von Dekorpapier. Dieses Papier wird dann für die Veredelung von Möbeln, Fußböden im Innenausbau oder den Caravan-Bereich eingesetzt. Vor dem Druckprozess werden für alle Kunden sogenannte Freigabeplatten angefertigt, die bisher manuell in Regalen archiviert wurden. Mit Aufsichtscannern lassen sich die Freigabeplatten jetzt digitalisieren, weltweit bereitstellen und in SAP archivieren. Das spart erhebliche Kosten für die Lagerhaltung und vereinfacht Geschäftsprozesse, da die Daten von überall her abgerufen werden können.

Scan-Dienstleister erfüllen anspruchsvolle Digitalisierungsprojekte

Wichtige Basis für Scan-Dienstleister sind hochleistungsfähige Produktionsscanner, die ausfallsicher funktionieren. »Als Scanservice scannen, digitalisieren und archivieren wir für unsere Kunden, zum Beispiel Banken oder Stadtverwaltungen, jährlich Zig-Millionen Dokumente: revisionssicher und datenschutzkonform. Unser Ziel ist es dabei stets, die Digitalisierungsprozesse weitestmöglich zu standardisieren«, so Peter Hübner, Geschäftsführer des Scanservices mdn Hübner. Hierfür nutzt mdn beispielsweise ein Modell von Inotec, das heterogene Belegqualitäten und Aktenstrukturen in homogenen, standardisierten Scanprozessen verarbeitet.

Dass der Scan-Prozess reibungslos funktioniert, ist für die Scan-Dienstleister essenziell. Allerdings setzen die Kunden der Dienstleister dies als selbstverständlich voraus, Bodo Boer, Direktor Vertrieb von TROPPER DATA SERVICE erläutert: »Die Erwartungshaltung von Kunden hat zugenommen. Das eigentliche Scannen von Dokumenten nimmt tendenziell einen geringeren Teil der Wertschöpfung ein.« Vielmehr gehe es darum, die elektronischen Daten so in geeigneten Folgeprozessen zur Verfügung zu stellen, dass Unternehmen ihre Mitarbeiter von Routinetätigkeiten entlasten und sich wieder auf ihr Kerngeschäft konzentrieren können. Dabei gewinnt beispielsweise das intelligente Auslesen von Dokumenten und deren Klassifizierung immer mehr an Bedeutung.

Aktuell verzeichnet Tropper insbesondere bei der Digitalisierung von Bestandsakten beispielsweise aus dem Personalwesen sehr hohe Nachfragen. Nach Boers Meinung ist dies sicherlich mit der Arbeit im Homeoffice begründet: »Die Bereitschaft von Fachabteilungen hat damit einhergehend zugenommen, Dokumente digital vorzuhalten, um sie so ihren Mitarbeitern ortsunabhängig zur Verfügung zu stellen. Auch mittelständische Unternehmen sind zunehmend offener, ihre Poststellen auszulagern, um sich auf ihre Kernaufgaben zu fokussieren.« Unabhängig davon seien Dokumentendienstleister gefordert, sich breiter aufzustellen, denn der Papieranteil im Posteingang ist rückläufig. Dafür steigt der Anteil eingehender E-Mails oder Anfragen über Apps, die ebenfalls klassifiziert und verarbeitet werden müssen.

Scan-Projekte im öffentlichen Sektor

Doch auch Papier gibt es noch genügend – wenn auch nicht in allen Branchen gleich. »Es gibt Bereiche in denen die Digitalisierung schneller voranschreitet und es immer papierloser wird wie im Versicherungswesen. Hier können Versicherte zum Beispiel per App Belege einreichen, womit das Scannen von per Post geschickten Belegen entfällt. Daneben existieren Sektoren, die noch viel Nachholbedarf haben wie der kommunale beziehungsweise öffentliche Bereich. Auch hier wird bereits gescannt, aber oft sind es Insellösungen«, berichtet Urban.

Getrieben wird die Digitalisierung im öffentlichen Bereich ebenfalls durch das Onlinezugangsgesetz (OZG), das Bund, Länder und Gemeinden bis Ende 2022 verpflichtet, ihre Verwaltungsleistungen auch elektronisch über Verwaltungsportale anzubieten. Hierzu ist es häufig erforderlich, bestehende Papierarchive zu digitalisieren. Kopfzerbrechen bereitet vielen Verantwortlichen gerade hier ebenso wie im Justiz- und Gesundheitswesen die Rechtssicherheit beim ersetzenden Scannen, bei dem das Original nach dem Scannen vernichtet werden kann.

Generell gibt es nur wenige Dokumententypen wie Testamente oder notarielle Beglaubigungen, die auch im Original aufzubewahren sind. Rechnungen, viele Vertragsarten und Dokumente können rein digital aufbewahrt werden. Beispielsweise lässt die GoBD ausdrücklich die Möglichkeit des ersetzenden Scannens zu, ohne dass der Beweiswert des digitalisierten Dokuments verloren geht. Wichtig ist, den Scan-Vorgang sorgfältig durchzuführen und ihn per Verfahrensdokumentation festzuhalten.

Doch gerade in der öffentlichen Verwaltung, der Justiz und im Gesundheitswesen ist ersetzendes Scannen gemäß der vom Bundesamt für Sicherheit in der Informationstechnik (BSI) erlassenen Richtlinie TR-03138 zum ersetzenden Scannen (TR RESISCAN) gefragt. Obwohl diese nur einen Leitfaden und eine Entscheidungshilfe darstellt, beziehen sich Ausschreibungen für Scan-Prozesse aus den genannten Bereichen häufig auf TR-Resiscan. Allerdings stehen die darin enthaltenen überzogenen, widersprüchlichen, teils auch wirkungslosen und realitätsfremden Anforderungen stark in der Kritik. »Die Umsetzung der  TR-Resiscan garantiert keine erhöhte Rechtssicherheit, hat aber `garantiert´ höhere Aufwendungen zur Folge«, erklärt beispielsweise Bernhard Zöller, Geschäftsführer von Zöller & Partner.

Prinzipiell falsch ist, sich auf Anwendungsseite in Sicherheit zu wiegen, wenn TR-Resiscan-konforme Produkte erworben werden. Ähnlich wie bei anderen sogenannten Siegeln wie »GoBD-konform« geht es nicht darum, dass Produkte, sondern eben der jeweilige Prozess im Unternehmen oder in der Behörde die entsprechenden Vorgaben erfüllen.