Sicheres Scannen mit neuen Modellen von Kodak Alaris

Gerade zeigt die Corona-Pandemie deutlich, wie wichtig ortsunabhängiges Arbeiten ist. Um dies zu ermöglichen, ist es auch erforderlich, dass sich Scan-Konzepte und Scanner-Hardware an veränderte Arbeitsweisen anpassen. Eine einfachere Anbindung an Cloud-Computing und Workflow-Prozesse sowie die Erfüllung höherer Sicherheitsanforderungen sind beispielsweise gefragt. Die vor kurzem von Kodak Alaris vorgestellten Scanner »S2085f« und die der »S3000 Serie« gehen auf diese Punkte ein und können die Umwandlung von Dokumenten in unternehmenskritische Informationen beschleunigen.

»Die meisten Unternehmen haben den starken Wunsch, Geschäftsprozesse zu automatisieren, um Zeit zu sparen und Fehler zu vermeiden«, unterstreicht Lee Davis, Associate Director, Scanneranalyse und Software-Evaluation beim Test- und Beratungsunternehmen Keypoint Intelligence. »Aber wenn es darum geht, bestimmte Arten von Prozessen zu automatisieren, wie zum Beispiel solche, bei denen Daten auf Papier in einen digitalen Prozess eingegeben werden müssen, werden die Dinge knifflig. Die neuen Scanner und die Software von Kodak Alaris vereinfachen diese Schnittstelle und bieten den Kunden ein automatisiertes Portal zur Integration papierbasierter Informationen in digitale Workflows und Archive.«

Netzwerkscanner für A3- und A4-Formate

Zu den bereits verfügbaren Modellen gehören der Scanner »Kodak S2085f«, der mit 85 Blatt pro Minute (ppm) im Papierformat A4 arbeitet und der »Kodak S3100f«, dessen Geschwindigkeit 100 ppm im Papierformat A3 beträgt. Beide Modelle haben ein integriertes Flachbett, um Informationen von Visitenkarten bis hin zu Büchern einfach zu erfassen. Ebenfalls neu im Kodak –Alaris-Portfolio sind die Scanner »Kodak S3060« (60 ppm), »Kodak S3100« (100 ppm) und »Kodak S3120« (120 ppm), allesamt A3-Scanner.

Zu den neuen Funktionen gehört eine echte Netzwerkfreigabe, wodurch auf die Scanner von jedem PC in einem Netzwerk sicher zugegriffen werden kann. Die Scanner lassen sich nutzen, ohne Laptops bewegen, Kabel umstecken oder IT-Ausrüstung kaufen zu müssen. Ähnlich wie bei Multifunktionsdruckern können mehrere Mitarbeiter mit einem Scanner sicher arbeiten und profitieren unter anderem von einer weitaus besseren Bildqualität.

So bieten die Serien Kodak S2085f/S3000 eine verbesserte integrierte Bildverarbeitung ohne Abhängigkeit von der CPU-Leistung einer Workstation oder eines PCs. Die Geräte erzeugen kleinere Dateigrößen, was die Speicherkosten minimiert und den Abruf beschleunigt. Die »Perfect Page Bildverarbeitungstechnologie« ist in der  Lage, schwierige Originaldokumente automatisch in qualitativ hochwertige Bilder zu verwandeln, während mit voller Geschwindigkeit gescannt wird.

Besser abgesicherter Scanvorgang

Die direkte Netzwerkfähigkeit der Scanner aber auch dezentrales Scannen an verteilten Standorten erfordern bessere Sicherheitsfunktionen, die die Kodak S2085f- und S3000-Scanner bieten. Als Highlight bezeichnet der Hersteller die neue Firmware, die einen sicheren Boot-Prozess gewährleistet. Diese validiert mithilfe von RSA-Signaturen vertrauenswürdige Firmware, bevor sie ausgeführt wird. Das verhindert das illegale Einschleusen von »hackbarer« Software von außen, was gerade für personenbezogene Daten und vertrauliche Unternehmensinformationen essenziell ist. Sollte ein Hacker es durch einen Eingriff in den Scanner doch schaffen, die Firmware zu manipulieren, wird dies beim nächsten Einschalten erkannt: Die gehackte Firmware wird sofort gelöscht und durch eine »saubere« und signierte Kopie aus einem speziell gesicherten Speicher des Scanners ersetzt.

Damit die Übertragung der gescannten Daten an den Zielort sicher erfolgt, verfügt die Firmware über die Industriestandards HTTPS- und TLS-Verschlüsselung. Dabei sorgt HTTPS für die sichere Übertragung zwischen Host und Scanner mit Restful WEB API, während die TLS-Verschlüsselung die Datenintegrität garantiert. Um ein missbräuchliches Auslesen der übertragenen Daten im Scanner zu vermeiden, wird der Cache kontinuierlich und zuverlässig gelöscht. Hierfür verfügen die Scanner über einen permanenten (NVRAM) und einen nicht permanenten Speicher (SDRAM). Dabei werden im permanenten Speicher lediglich die Programmdaten, Scannereinstellungen sowie Scannerkalibrierungsdaten gespeichert. Alle Bilddaten des Kunden werden hingegen nur auf dem nicht permanenten Speicher abgelegt, der ständig mit neuen Bilddaten überschrieben wird und spätestens beim Ausschalten des Geräts alle Daten löscht. Um zu gewährleisten, dass tatsächlich alle Dokumente und Belege erfasst sowie Mehrfacheinzüge vermieden werden, erkennt die Ultraschall-Technologie und Sensorik Doppel- sowie Fehleinzüge sofort und stoppt den Scanvorgang automatisch.

Optimierte Bedienelemente

Bei den neuen Geräten hat Kodak Alaris auch die Bedienung an mehreren Punkten optimiert. So wird mit einem größeren Farb-Touchscreen als bei den Vorgängermodellen das Senden von Dokumenten an vordefinierte Workflows direkt vom Scanner aus erleichtert. Die Scanner bieten auch erweiterte Benutzeroptionen auf dem Display, wie Wartungs- und Produktivitätszähler. Eine erhöhte Kapazität des Einzugsfachs (300 Blatt) ermöglicht, größere Dokumentenmengen in kürzerer Zeit zu scannen, so dass sich die Nutzer des Scanners auf andere Aufgaben konzentrieren können. Wenn das Papier in Größe, Dicke und Gewicht variiert, sorgt die »SurePath«-Technologie von Kodak Alaris für einen sauberen Papierstapel und reduziert die Notwendigkeit, Dokumente manuell vorzusortieren. Zudem verfügen der Kodak S2085f und die Kodak S3000 Serie über eine optionale gerade Papierführung (»straight-through«) mit rückseitiger Ausgabe für Ausnahmedokumente, was das Scannen von dickeren und großformatigen Dokumenten rationalisiert und Papierstaus beseitigt.

Verbessern lässt sich die Nutzung der Scanner zudem durch die Verwendung der Erfassungssoftware »Kodak Info Input Solution v6«. Die webbasierte und mobile Anwendung ermöglicht eine schnellere Erfassung und einen unmittelbaren Zugriff auf Informationen im Büro oder per Fernzugriff. In der neuesten Version bietet die Lösung eine erweiterte Dokumentenklassifizierung und -trennung, was die manuelle Vorbereitung verringert. Beispielsweise können Nutzende mehrere Dokumententypen in den Einzug laden und Info Input trennt, klassifiziert und extrahiert die Daten, ohne dass Barcodes oder Patchblätter erforderlich sind.

Frei wählbare Cloud-Engine

Neu ist auch, dass Kunden beim Kauf der webbasierten Lösung wählen können, welche Cloud-Engine sie für die Datenextraktion und Indizierung verwenden möchten: »Google Vision AI«, »Amazon Recognition« oder »Microsoft Azure AI«. Die Cloud-Engines verwenden optische Zeichenerkennung (OCR) und intelligente Zeichenerkennung (ICR), um handgeschriebene Buchstaben auf strukturierten Formularen zu erfassen und umzuwandeln.

Ob zum Scannen für die Archivierung oder direkt in einen Geschäftsprozess, Scanner und Software sollten wie im Fall von Kodak Alaris eine gute Kombination darstellen. Mit Merkmalen wie einfacher Bedienung, reibungsloser Erfassung, einer hohen Bildqualität, Cloud-Fähigkeit und Sicherheitsfeatures können sie typische Anforderungen zukunftsorientierter Anforderungsprofile abdecken.