IT & Business: Bitkom bringt neue DMS-Checkliste mit

Das Thema Dokumentenmanagement ist ein zentrales Thema der heute in Stuttgart startenden IT & Business. Der Digitalverband Bitkom unterstützt dieses Thema mit einer neuen Checkliste, die die wichtigsten Regelungen zur elektronischen Archivierung erklärt. Das Thema ist heiß, denn wenn Unternehmen Dokumentenmanagement-Systeme (DMS) zur Archivierung nutzen, müssen sie eine Reihe gesetzlicher Vorgaben beachten.

Für die elektronische Archivierung gelten dabei die Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (GoBD) wie Unveränderbarkeit, Ordnung, Vollständigkeit oder Nachvollziehbarkeit. »Der Gesetzgeber schreibt zwar vor, was zu tun ist, beantwortet aber nicht die Frage danach, wie Unternehmen diese Anforderungen erfüllen können«, sagt Jürgen Biffar, Vorstandsvorsitzender des Kompetenzbereichs ECM im Bitkom.

GoBD-Checkliste kostenlos downladbar

Die neue »GoBD-Checkliste für Dokumentenmanagement-Systeme« des Bitkom erklärt deshalb in fünf Kapiteln, wie Unternehmen bei der elektronischen Aufbewahrung mit Dokumentenmanagement-Systemen die geltenden Vorschriften einhalten. Der erste Teil geht der Frage nach, welche gesetzlichen Anforderungen genau erfüllt sein müssen. Dann wird an Beispielen erläutert, wie diese Bestimmungen in der Unternehmenspraxis umzusetzen sind. Dabei werden auch Besonderheiten und Eigenschaften von Dokumentenmanagement-Systemen berücksichtigt.

Als fachlicher Träger zeigt der Verband am Gemeinschaftsstand »ECM Solutions Park« (Halle 1, Stand B31) den Messebesuchern, wie mit ECM dokumentenbasierte Prozesse digitalisiert werden können. Außerdem beteiligen sich Vertreter der Bitkom-Arbeitskreise an Podiumsdiskussionen und Vorträgen auf den Bühnen der thematischen Fachforen.

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