Alfresco bringt Modul »Records Management 2.4«

Der Open-Source-Anbieter von Enterprise-Content-Management (ECM) und Business-Process-Management (BPM), Alfresco Software, bringt von seinem Records-Management-Modul nun die Version 2.4 auf den Markt. Das neue Release (die Vorgängerversion 2.0 wurde vor rund dreieinhalb Jahren vorgestellt) soll Finanzunternehmen und Behörden erhöhte Informationssicherheit bieten, und das Management vertraulicher Inhalte vereinfachen. Alfresco betont, dass sein Records-Management-Modul die einzige Lösung auf Basis offener Standards ist, die den Vorgaben von DoD 5015.02 des US-Verteidigungsministeriums genügt.

Unter dem Begriff Records-Management wird die strukturierte Ablage von Information in Form von Akten verstanden. Hierbei handelt es sich häufig um Dokumente, die vorgeschriebenen Aufbewahrungsfristen unterliegen und auch nach einer bestimmten Zeit gelöscht werden müssen. Die Einhaltung hoher Sicherheitsstandards wird dabei für große und global agierende Unternehmen immer wichtiger. Das gilt insbesondere für hochgradig regulierte Branchen wie den Finanzsektor, in dem Vorschriften wie Basel III, Solvency II oder CRD IV hohe Anforderungen an die Dokumentation von Geschäftsvorgängen stellen.

Das Alfresco-Records-Management-Modul ist auf Unternehmen und Institutionen mit hunderten oder tausenden von Nutzern ausgelegt. Es bedarf keines dedizierten Records-Managers – per Mausklick können berechtigte Nutzer Akten in Records verwandeln und langfristig archivieren. Sie bleiben trotzdem weiterhin an gewohnter Stelle einsehbar. Damit erleichtere es beispielsweise Banken und Versicherungen, die zahlreichen Vorgaben zur Organisation und Verwaltung ihrer Informationen zu erfüllen.

Content in mehrere Geheimhaltungsstufen definierbar

So ermöglicht die jüngste Version des Moduls eine genaue Kennzeichnung vertraulichen Contents in mehreren Geheimhaltungsstufen und unterstütze damit engmaschige Informationssicherheitskonzepte. Der Zugang für Anwender lasse sich entsprechend der Stufe ihrer Sicherheitsüberprüfung steuern. Dies bilde einen wesentlichen Baustein für das Risikomanagement, denn Anwender dürfen Content nur bis zu ihrem jeweiligen Berechtigungs-Status einsehen.

Ein Beispiel: Ein Nutzer, der mit »vertraulich« gekennzeichnete Informationen aufrufen darf, hat auch Zugang zu Inhalten, die als »nur für den internen Gebrauch« markiert sind. Er wird aber weder auf »streng vertrauliche« Daten zugreifen können, noch wird er überhaupt sehen, dass diese existieren. Alfresco-Records-Management unterstützt darüber hinaus auch internationale Standards und Vorschriften für den Datenschutz und die Datenbereinigung.

»Viele CIOs, CTOs und IT-Manager befinden sich an einem neuralgischen Punkt der technologischen Evolution. An ihnen prallen die auf den ersten Blick gegensätzlichen Forderungen nach Digitalisierung und nach immer mehr Sicherheit und Kontrolle aufeinander«, erläutert Stefan Waldhauser, Senior Director Industry Go To Market bei Alfresco. »Die IT-Verantwortlichen können diesem Dilemma nur begegnen, indem sie ihren Mitarbeitern Lösungen zur Verfügung stellen, die flexibel genug sind, die Teamarbeit und das Management von Geschäftsprozessen und Dokumenten zu meistern. Nur so können Anwender den benötigten Zugang zu Informationen erhalten, während die IT die erforderliche Kontrolle und Struktur wahrt.«

Alfresco-Records-Management kontra ECM-Systeme

Derzeit müssen sich viele Anwender und IT-Verantwortliche allerdings noch nach Ansicht von Alfresco mit ECM-Altsystemen herumschlagen. Diese seien weder anwenderfreundlich, noch seien sie agil genug, um neuere Programme und Applikationen zu unterstützen. Darüber hinaus würden sie mit kostspieliger Wartung das IT-Budget belasten. Das Ergebnis: Die Benutzerakzeptanz sei im besten Fall schwierig und führe im schlimmsten Fall dazu, dass Mitarbeiter auf private Apps und Dienste ausweichen, die nicht für den professionellen Einsatz gedacht und vom Unternehmen daher auch nicht zugelassen sind.

Das Alfresco-Records-Management-Modul dagegen kombiniere die geforderte Einfachheit mit der gebotenen Kontrolle. Die Lösung erlaube es, ein modernes Content- und Prozessmanagement zu implementieren, dessen Handhabung auf Mitarbeiter sofort vertraut wirke und sich nahtlos mit neuen und bestehenden Anwendungen verbinde.

.