AR-Technologie sorgt für Vor-Ort-Atmosphäre bei Ecodms-Workshop

Mit einem neuen Konzept, das die Nutzung von Augmented-Reality-(AR)-Technologie beinhaltet, kann ecoDMS seinen zweitägigen Workshop rund um die Prozessoptimierung nun kontaktlos durchführen. In den vergangenen beiden Jahren hatte der Anbieter von Dokumentenmanagement- und Workflow-Lösungen bereits mehrere Workshops bei Unternehmen vor Ort veranstaltet und dabei deren Prozesse optimiert, was durch die aktuelle Corona-bedingte Situation nun nicht mehr möglich ist. »Vor Ort hat es sich vor allem als hilfreich erwiesen, dass wir uns die involvierten Arbeitsplätze direkt angesehen haben«, sagt Adruni Ishan, Prokurist von Ecodms, der die Workshops moderiert. »Der Praxisbezug ist weitaus höher, als wenn wir die Prozesse nur am Reißbrett betrachten. Wir erhalten einen unmittelbaren Einblick in die bestehende Arbeitsweise und können daraufhin konkrete Empfehlungen aussprechen, wie sich bestehende Abläufe optimieren lassen.«

Sprachgesteuerte Datenbrille sorgt für Rundumsicht

Damit diese realistische Prozessaufnahme durch die derzeitigen Kontaktbeschränkungen nicht verloren geht, beschreitet Ecodms neue Wege und stellt den Workshop-Teilnehmern eine AR-Brille von RealWear zur Verfügung. Mit dieser sprachgesteuerten Datenbrille erhalten die Berater von Ecodms eine Rundumsicht auf die jeweiligen Arbeitsplätze und können Potenziale bei der Prozessoptimierung vollständig erfassen. Diese Vorgehensweise spart darüber hinaus die Übernahme der Reise- und Übernachtungskosten für den Berater.

Während die sprachliche Kommunikation über TeamViewer läuft, sieht der Berater parallel die Arbeitsumgebung, wie beispielsweise die Ausstattung oder die geöffneten Anwendungen am Bildschirm unter strikter Einhaltung des Datenschutzes. »Die Alternative wäre gewesen, dass eine weitere Person die ganze Zeit eine Smartphone-Kamera hält, was bei mehrstündigen Sessions kaum realisierbar ist«, so Ishan.

Ablauf des zweitägigen Workshops

Analog zu den Vor-Ort-Workshops startet das virtuelle Pendant mit einem Kick-off-Meeting. Hier wird gemeinsam mit den Entscheidern ein einheitliches Verständnis für Projekte und deren Aufbau gelegt. Anschließend diskutiert Ecodms mit den Fachbereichen des Unternehmens, wie typische Prozesse, zum Beispiel die Rechnungseingangsbearbeitung, bisher verliefen. Darauf aufbauend präsentiert Ecodms zunächst in der Theorie einen optimierten Prozessablauf unter Berücksichtigung der vorhandenen IT-Infrastruktur. Am zweiten Workshop-Tag geht es dann darum, dass die Unternehmen diesen Lösungsansatz unter fachlicher Anleitung modellieren. »Unsere Prozessberatung verläuft herstellerneutral, aber wir zeigen natürlich, wie sich Prozesse mit unserem »ecoWorkflow« abbilden und durchführen lassen. Dabei hilft der Learning-by-doing-Ansatz, das Gelernte direkt umzusetzen«, ergänzt Ishan. Ecoworkflow ist die Workflow-Lösung zur Prozesssteuerung von Ecodms, um die Möglichkeiten zur Automatisierung von dokumentenbasierten Abläufen zu erhöhen.