Automatische Archivierung in »ecoDMS« mit Tools von P2 Consult

Für das Dokumentenmanagement-System (DMS) von ecoDMS gibt es nun drei ergänzende Tools des IT-Dienstleisters P2 Consult, die dokumentenbasierte Prozesse beschleunigen können. Der »Job-Importer« unterstützt das Importieren von Dateien aus Fremdsystemen. Ein Anwendungsbeispiel ist das Drucken von Belegen aus einer beliebigen Anwendung in ein Verzeichnis. Das Tool wandelt die Dokumente in lesbare PDF-Dateien um, erstellt anhand des Reports eine Steuerdatei und kann damit das vollständig verschlagwortete Dokument automatisch in Ecodms ablegen.

Der »File-Importer« überwacht Ordner im System des jeweiligen Anwenders und importiert Dokumente daraus in Ecodms. Sowohl der Ordner als auch der Dateiname liefern alle notwendigen Verschlagwortungen. Dank regulärer Ausdrücke können Dateinamen sicher ausgewertet werden.

Dokumente aus Drittsystemen sicher archivieren

Mithilfe des »Indexers« ist es möglich, Dokumente nur mit einem eindeutigen Qualifizierer in Ecodms abzulegen. Das Tool holt sich dann die übrigen Qualifizierer automatisch aus korrespondierenden Datenbanken, zum Beispiel aus der Warenwirtschaft, dem ERP-System oder der Finanzbuchhaltung. Dabei können die Abfragen auch nacheinander erfolgen und sich ergänzen. Auf diese Weise lassen sich unter anderem Auswertungen aus der Finanzbuchhaltung und der Personalverwaltung ohne großen Aufwand sicher archivieren.

»In Zeiten, in denen die Automatisierung einen zunehmend höheren Stellenwert einnimmt, ergänzen die P2 DMS-Tools Ecodms ideal«, erklärt Ralf Schmitz, zuständig für Reseller Sales und Vertrieb bei Ecodms. Er betrachtet sie neben den Möglichkeiten des eigenen Systems als hilfreich, um Dokumentenprozesse in Unternehmen zu optimieren. Im Zusammenspiel mit der langfristigen und revisionskonformen Archivierung von Dokumenten und Dateien in Ecodms werden alle relevanten Informationen in einem zentralen Archiv gespeichert, professionell verwaltet, automatisch zugeordnet und schnell wiedergefunden. Und dies bei minimaler Dateneingabe, da durch das Vermeiden von Erkennungs- und Tippfehlern eine sichere Verschlagwortung erfolgt. Außerdem schaffen Unternehmen einen einheitlichen Datenbestand und entlasten Mitarbeiter.

Module mit einheitlichen Kosten

Jedes Modul von P2 Consult hat den gleichen Nettopreis und kostet bei der Wahl eines Moduls 295 Euro. Zwei Module belaufen sich auf 515 und drei Module auf 660 Euro.  Inbegriffen ist jeweils ein Wartungsvertrag für das erste Jahr von 45 Euro pro Modul. Das DMS Ecodms kostet pro gleichzeitigen Nutzenden inklusive Mehrwertsteuer 89 Euro und beinhaltet einen Update-Zeitraum von zwei Jahren.