Bitkom-Umfrage: Rechnungen werden digitaler, Belege noch nicht

Digitale Rechnungen setzen sich in deutschen Unternehmen immer stärker durch. Laut einer Umfrage des Digitalverbands Bitkom sagen fast drei Viertel (71 Prozent) der Unternehmen, dass digitale Rechnungsdaten für sie eine große Relevanz haben. »Strukturierte Beleg- und Rechnungsdaten haben das Potenzial, weitere Teile der Financial Supply Chain medienbruchfrei abzubilden und zu automatisieren«, sagt Nils Britze, Bereichsleiter Digitale Geschäftsprozesse beim Bitkom. »Dies führt zu Effizienzgewinnen und birgt erhebliches Innovationspotenzial. Insbesondere sind damit geringere Kosten verbunden, zum Beispiel für Porto, Papier und Druck, aber auch für die Aufbewahrung der Unterlagen.« Die schnelle und effiziente Zustellung, Verarbeitung und damit verbundene schnellere Bezahlung einer Rechnung sorgen für Liquiditäts- und Kostenvorteile.

Elektronische Rechnungen sind gefragt

72 Prozent der Unternehmen in Deutschland erstellen mindestens die Hälfte ihrer Rechnungen in digitaler Form. 2020 waren es erst 65 Prozent, vor sechs Jahren sogar erst 41 Prozent. Neben digitalen Rechnungen im unstrukturierten und nur schwer in digitale Prozesse integrierbaren PDF-Format greifen die Unternehmen auch verstärkt auf strukturierte Formate zurück. 45 Prozent der Unternehmen nutzen E-Rechnungen nach Standards wie EDI, ZUGFeRD oder XRechnung. Damit können Rechnungspositionen automatisch ausgelesen und weiterverarbeitet werden und ohne manuelles Eingreifen  in Enterprise-Content-Management- (ECM-) und ERP-Systeme übertragen werden. Dies funktioniert auch mit Capture-Software und integrierter OCR-Technologie. »Eine Rechnung als PDF ist besser als eine ausgedruckte Rechnung, die per Brief verschickt werden muss. Aber erst eine E-Rechnung in einem strukturierten Format ermöglicht die wirklich sichere automatische Verarbeitung der Rechnung«, so Britze. Vor zwei Jahren lag der Anteil bei der Nutzung strukturierter Formate nur bei 30 Prozent, 2018 sogar erst bei 19 Prozent. Als Treiber der inzwischen stärkeren Akzeptanz sehen die Experten des Bitkom vor allem die Corona-Pandemie, die Digitalisierungsmaßnahmen in Unternehmen vorangetrieben hat.

Den Fokus auf die elektronische Rechnungsverarbeitung ihrer Kunden bestätigen auch die ECM-Hersteller, die zahlreiche Projekte in diesen Bereichen durchführen. Da es um unternehmenskritische Themen im Finanz- und Steuerbereich geht, ist es den Verantwortlichen hier besonders wichtig, stabile und revisionssichere Lösungen zu besitzen.

Elektronische Belegverarbeitung ist weniger verbreitet

Weniger verbreitet als die elektronische Rechnungsverarbeitung ist dagegen die elektronische Verarbeitung von Belegdaten wie Ausschreibungen, Bestellungen sowie jegliche Art von Bestätigungen und Lieferscheinen. So messen lediglich 44 Prozent der befragten Unternehmen dem Austausch strukturierter elektronischer Belegdaten große Relevanz bei, bei der elektronischen Rechnung sind es immerhin 71 Prozent. Dabei sind es eher große Unternehmen mit mindestens 500 Mitarbeitenden, welche die Relevanz von strukturierten elektronischen Belegdaten hoch einschätzen. Branchenabhängig gibt es ebenfalls Unterschiede: So geben mehr als die Hälfte (56 Prozent) der Unternehmen aus der Chemie, Pharma, Lebensmittelindustrie bei elektronischen Belegdaten eine große Relevanz an, wohingegen es im Handel weniger als ein Drittel (30 Prozent) der Unternehmen sind. Zur unterschiedlichen Sichtweise tragen sicherlich höhere Kennzeichnungs- und Nachweis-Pflichten bei.

In dem jetzt veröffentlichten gemeinsamen Papier »Elektronische Beleg- und Rechnungsdaten im Jahr 2022« von Bitkom und dem Forum elektronischer Rechnung Deutschland (FeRD) wird zudem darauf hingewiesen, dass medienbruchfreie und integrierte Bereitstellung von Angebotsinformationen den Bestell-beziehungsweise Beschaffungsprozess aus Sicht des Einkäufers vereinfachen und beschleunigen und so den Absatz beim Verkäufer erhöhen. Auch hier können ECM-Systeme dafür sorgen, dass elektronische Belege in automatisierte Workflows eingebunden werden und revisionssicher aufbewahrt werden.