BLP bietet für DMS, ERP und E-Mail interagierende Lösungen

Das deutsche Softwareunternehmen BLP Software bietet mit »Formica« eine Unternehmenssoftware für das Dokumentenmanagement, die Organisation der Warenwirtschaft und Fertigung sowie für Kommunikations- und Organisationsaufgaben. »Mit Formica decken wir drei Hauptthemen von Unternehmen mit einer Lösung ab, die sich in gewisser Weise gegenseitig bedingen«, so Joachim Beck, Geschäftsführer von BLP Software gegenüber ECMguide.de. Während andere Softwarelösungen Schnittstellen und Plug-Ins anbieten, um die Disziplinen miteinander zu koppeln, löst Formica alles in einem. Für den Kunden bedeute dies laut Beck einen weitaus geringeren Aufwand bezüglich Zeit und Kosten bei einem höheren Nutzen.

»Einer unserer Hauptvorteile ist, dass der Anwender im Gegensatz zu den meisten Dokumentenmanagementlösungen nichts verschlagworten muss. Die Verschlagwortung ergibt sich automatisch aus dem Vorgang«, meint Beck. »Daher sprechen wir von aktivem Archivieren oder der prozessgesteuerten Archivierung.«

Schlagworte müssen nicht extra vergeben werden

Dokumente wie Angebote, Rechnungen und Aufträge, die per E-Mail beim Anwender eintreffen, lassen sich einem Vorgang per Mausklick zuordnen oder werden automatisch zugeordnet, wenn ein Vorgangsbezug aus der Email ausgelesen werden kann. »Der Anhang wird so gespeichert, dass der Anwender nicht sieht, wo die Datei physikalisch liegt, so dass diese nicht mehr änderbar ist. Gibt es eine dokumentierte Arbeitsanweisung, die lautet, auftragsrelevante E-Mails weiterzuleiten, erfüllt das Unternehmen in den entsprechenden Punkten beispielsweise die GoBD-Vorschriften«, berichtet Beck.

Will das Unternehmen papierbasierte Belege wie Lieferscheine, Herkunftsnachweise und Fertigungsinformationen dokumentieren, geschieht dies über Barcodes, die sich im ERP-Modul »Formica SQL« generieren lassen. So kann beispielsweise im Wareneingang ein Barcode über die Funktion Etikettendruck ausgedruckt werden, der auf dem Lieferschein aufgebracht wird. Der Lieferschein wird eingescannt und dem entsprechenden Auftrag automatisch zugeordnet

Formica generiert Barcodes für die Zuordnung von Belegen

Um den automatischen Ablageprozess schnell, komfortabel und sicher zu machen, arbeitet Formica mit hohen Lese- und Erkennungsgeschwindigkeiten. Im Regelfall werden aus einer gescannten Datei etwa 50 Seiten pro Minute mittels des »Formica Barcodeerkennungsdienstes (BED)« fehlerfrei gelesen und archiviert. Alle in Formica gedruckten Barcodes sind auf die scannertypischen Eigenschaften von Mehrblatteinzugsscannern (ADF) ausgerichtet. Kann ein Barcode einmal nicht gelesen werden, wird hierfür eine Meldung per Email versendet. Ferner steht für die vollständige Kontrolle der gescannten und weitergeleiteten Belege ein Kontrollmodul zur Verfügung in welchem verschiedene Angaben wie die Anzahl gelesener Belege und Seiten und die Anzahl erkannter Belege und Seiten angezeigt werden. Pro Beleg sind außerdem Belegtyp, Belegnummer, Barcode und Dateiname festgehalten.

Einsparungsbeispiel durch belegorientiertes Arbeiten in Formica

Wenn eingehende Emails zu Vorgängen in der Warenwirtschaft, dem Service oder den Artikel-, Kunden-, Lieferantenstammdaten abgespeichert werden, hat BLP ermittelt, dass ein Unternehmen mit der direkten Weiterleitung aus dem E-Mail-Programm »Formica ToDo« pro Vorgang etwa ein bis zwei Minuten Zeit einspart. Bei zehn Mitarbeitern und 20 belegorientierten Vorgänge pro Tag werden mindestens 666 Stunden oder rund fünf Mannmonate pro Jahr eingespart.

Der Vertrieb und Support von Formica erfolgt direkt über BLP Software, die ihren Hauptsitz in Schorndorf hat. Zu den nationalen und internationalen Kunden zählen zahlreiche mittelständische Unternehmen wie Rattunde, Weber Stahl, Pentol und SlovTan Contract Tannery.